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Code source wiki de Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
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Doriane Bautista 9.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
Doriane Bautista 10.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
Doriane Bautista 7.1 4 (% class="box" %)
5 (((
Doriane Bautista 62.1 6 **Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
Doriane Bautista 11.1 7
Doriane Bautista 62.1 8 Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
Doriane Bautista 11.1 9
Doriane Bautista 62.1 10 Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
Doriane Bautista 7.1 11 )))
admin admin 1.1 12
Doriane Bautista 7.1 13 (((
Doriane Bautista 71.1 14 = À quoi servent les organismes dans Flora ? =
Doriane Bautista 7.1 15
Doriane Bautista 70.1 16 Dans Flora, les organismes servent à :
Doriane Bautista 25.1 17
Doriane Bautista 74.1 18 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 |**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 * Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 * Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 )))
23 |**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 * Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
Joséphine Ducruet 81.1 25 * Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
Doriane Bautista 74.1 26 )))
Joséphine Ducruet 81.1 27 |**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
28 * Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
Doriane Bautista 74.1 29 )))
30 |**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 * Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 * Définir un site unique pour un musée isolé.
33 )))
34 |**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 * Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
Joséphine Ducruet 81.1 36 * Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
Doriane Bautista 74.1 37 )))
Joséphine Ducruet 81.1 38 |**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
Doriane Bautista 74.1 39 * Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 )))
Doriane Bautista 7.1 41
Doriane Bautista 70.1 42 Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
Doriane Bautista 46.1 43
Doriane Bautista 79.1 44 = Créer une notice organisme =
45
46 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
47 1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
48 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
49 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
50
Doriane Bautista 59.1 51 (% class="box successmessage" %)
Doriane Bautista 26.1 52 (((
Doriane Bautista 70.1 53 **Bonnes pratiques :**
Doriane Bautista 7.1 54
Doriane Bautista 29.1 55 (((
Doriane Bautista 63.1 56 * **Créez l’organisme avant son préfixe.**
Doriane Bautista 46.1 57 * (((
58 Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
59
60 * le champ Code de la fiche organisme,
Doriane Bautista 47.1 61 * et les listes de préfixes.
Doriane Bautista 26.1 62 )))
Doriane Bautista 46.1 63
64 Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
Doriane Bautista 26.1 65 )))
Doriane Bautista 46.1 66 )))
Doriane Bautista 26.1 67
Doriane Bautista 65.1 68 [[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 18.1 69
70
Doriane Bautista 65.1 71 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 18.1 72
73
Doriane Bautista 65.1 74 [[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 18.1 75
76
Doriane Bautista 38.1 77 = Modifier une notice organisme =
Doriane Bautista 37.1 78
Doriane Bautista 48.1 79 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 1. Recherchez la notice à modifier.
Doriane Bautista 65.1 81 1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
Doriane Bautista 48.1 82 1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
83
Doriane Bautista 65.1 84 [[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 48.1 85
86
Doriane Bautista 65.1 87 [[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 37.1 88
Doriane Bautista 48.1 89
Doriane Bautista 65.1 90 [[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 48.1 91
92
Doriane Bautista 58.1 93 = Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
admin admin 1.1 94
Doriane Bautista 70.1 95 Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
Doriane Bautista 44.1 96
Doriane Bautista 70.1 97 (% class="box warningmessage" %)
98 (((
99 **Points de vigilance : **
admin admin 1.1 100
Doriane Bautista 70.1 101 * **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
Joséphine Ducruet 81.1 102 * En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
Doriane Bautista 70.1 103 )))
Doriane Bautista 4.1 104
Doriane Bautista 70.1 105 == Source Musée ==
admin admin 1.1 106
Doriane Bautista 60.1 107 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
Doriane Bautista 49.1 108 |MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
109 |MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
110
Doriane Bautista 65.1 111 [[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 24.1 112
113
Doriane Bautista 70.1 114 == Source Données système ==
Doriane Bautista 22.1 115
Doriane Bautista 60.1 116 (% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
Doriane Bautista 50.1 117 |(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
118 |(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
Doriane Bautista 22.1 119
Doriane Bautista 65.1 120 [[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 24.1 121
Doriane Bautista 17.1 122
123 )))
Doriane Bautista 10.1 124 )))|(% style="width:300px" %)(((
125 (% class="box" %)
126 (((
127 **Sommaire**
admin admin 1.1 128
Doriane Bautista 10.1 129 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
130 )))
131
132 (% class="box" %)
133 (((
134 **Aller plus loin**
Doriane Bautista 13.1 135
Doriane Bautista 61.1 136 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
137 * [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
138 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
139 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
140 * [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 10.1 141 )))
142
143 (% class="box" %)
144 (((
Joséphine Ducruet 83.1 145 **Icônes principales**
Joséphine Ducruet 82.1 146
Doriane Bautista 36.1 147
Doriane Bautista 68.1 148 * [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
149
150 * [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
Doriane Bautista 10.1 151 )))
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