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Code source wiki de Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
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Cécile Vinoche 9.1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
Cécile Vinoche 10.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
Cécile Vinoche 7.1 4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 62.1 6 **Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
Cécile Vinoche 11.1 7
Cécile Vinoche 62.1 8 Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
Cécile Vinoche 11.1 9
Cécile Vinoche 62.1 10 Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
Cécile Vinoche 7.1 11 )))
admin admin 1.1 12
Cécile Vinoche 7.1 13 (((
Cécile Vinoche 71.1 14 = À quoi servent les organismes dans Flora ? =
Cécile Vinoche 7.1 15
Cécile Vinoche 70.1 16 Dans Flora, les organismes servent à :
Cécile Vinoche 25.1 17
Cécile Vinoche 74.1 18 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 |**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 * Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 * Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 )))
23 |**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 * Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
Joséphine Ducruet 81.1 25 * Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
Cécile Vinoche 74.1 26 )))
Joséphine Ducruet 81.1 27 |**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
28 * Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
Cécile Vinoche 74.1 29 )))
30 |**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 * Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 * Définir un site unique pour un musée isolé.
33 )))
34 |**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 * Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
Joséphine Ducruet 81.1 36 * Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
Cécile Vinoche 74.1 37 )))
Joséphine Ducruet 81.1 38 |**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
Cécile Vinoche 74.1 39 * Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 )))
Cécile Vinoche 7.1 41
Cécile Vinoche 70.1 42 Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
Cécile Vinoche 46.1 43
Cécile Vinoche 79.1 44 = Créer une notice organisme =
45
46 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
47 1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
48 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
49 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
50
Cécile Vinoche 59.1 51 (% class="box successmessage" %)
Cécile Vinoche 26.1 52 (((
Cécile Vinoche 70.1 53 **Bonnes pratiques :**
Cécile Vinoche 7.1 54
Cécile Vinoche 29.1 55 (((
Cécile Vinoche 63.1 56 * **Créez l’organisme avant son préfixe.**
Cécile Vinoche 46.1 57 * (((
58 Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
59
60 * le champ Code de la fiche organisme,
Cécile Vinoche 47.1 61 * et les listes de préfixes.
Cécile Vinoche 26.1 62 )))
Cécile Vinoche 46.1 63
64 Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
Cécile Vinoche 26.1 65 )))
Cécile Vinoche 46.1 66 )))
Cécile Vinoche 26.1 67
Cécile Vinoche 65.1 68 [[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 18.1 69
70
Cécile Vinoche 65.1 71 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 18.1 72
73
Cécile Vinoche 65.1 74 [[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 18.1 75
76
Cécile Vinoche 38.1 77 = Modifier une notice organisme =
Cécile Vinoche 37.1 78
Cécile Vinoche 48.1 79 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 1. Recherchez la notice à modifier.
Cécile Vinoche 65.1 81 1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
Cécile Vinoche 48.1 82 1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
83
Cécile Vinoche 65.1 84 [[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 48.1 85
86
Cécile Vinoche 65.1 87 [[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 37.1 88
Cécile Vinoche 48.1 89
Cécile Vinoche 65.1 90 [[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 48.1 91
92
Cécile Vinoche 58.1 93 = Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
admin admin 1.1 94
Cécile Vinoche 70.1 95 Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
Cécile Vinoche 44.1 96
Cécile Vinoche 70.1 97 (% class="box warningmessage" %)
98 (((
99 **Points de vigilance : **
admin admin 1.1 100
Cécile Vinoche 70.1 101 * **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
Joséphine Ducruet 81.1 102 * En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
Cécile Vinoche 70.1 103 )))
Cécile Vinoche 4.1 104
Cécile Vinoche 70.1 105 == Source Musée ==
admin admin 1.1 106
Cécile Vinoche 60.1 107 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
Cécile Vinoche 49.1 108 |MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
109 |MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
110
Cécile Vinoche 65.1 111 [[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 24.1 112
113
Cécile Vinoche 70.1 114 == Source Données système ==
Cécile Vinoche 22.1 115
Cécile Vinoche 60.1 116 (% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
Cécile Vinoche 50.1 117 |(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
118 |(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
Cécile Vinoche 22.1 119
Cécile Vinoche 65.1 120 [[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 24.1 121
Cécile Vinoche 17.1 122
123 )))
Cécile Vinoche 10.1 124 )))|(% style="width:300px" %)(((
125 (% class="box" %)
126 (((
127 **Sommaire**
admin admin 1.1 128
Cécile Vinoche 10.1 129 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
130 )))
131
132 (% class="box" %)
133 (((
134 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 13.1 135
Cécile Vinoche 61.1 136 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
137 * [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
138 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
139 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
140 * [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 10.1 141 )))
142
143 (% class="box" %)
144 (((
Joséphine Ducruet 83.1 145 **Icônes principales**
Joséphine Ducruet 82.1 146
Cécile Vinoche 36.1 147
Cécile Vinoche 68.1 148 * [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
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150 * [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
Cécile Vinoche 10.1 151 )))
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