Code source wiki de Gérer les organismes
Version 71.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/09 17:02
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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9.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
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10.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| |
7.1 | 4 | (% class="box" %) |
| 5 | ((( | ||
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62.1 | 6 | **Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**. |
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11.1 | 7 | |
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62.1 | 8 | Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés. |
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11.1 | 9 | |
| |
62.1 | 10 | Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles. |
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7.1 | 11 | ))) |
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1.1 | 12 | |
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7.1 | 13 | ((( |
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71.1 | 14 | = À quoi servent les organismes dans Flora ? = |
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7.1 | 15 | |
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70.1 | 16 | Dans Flora, les organismes servent à : |
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25.1 | 17 | |
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70.1 | 18 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora |
| 19 | |**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes). | ||
| 20 | |**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs. | ||
| 21 | |**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres. | ||
| 22 | |**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**. | ||
| 23 | |**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement). | ||
| 24 | |**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts. | ||
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7.1 | 25 | |
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70.1 | 26 | Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles. |
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46.1 | 27 | |
| |
59.1 | 28 | (% class="box successmessage" %) |
| |
26.1 | 29 | ((( |
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70.1 | 30 | **Bonnes pratiques :** |
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7.1 | 31 | |
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29.1 | 32 | ((( |
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63.1 | 33 | * **Créez l’organisme avant son préfixe.** |
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46.1 | 34 | * ((( |
| 35 | Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans : | ||
| 36 | |||
| 37 | * le champ Code de la fiche organisme, | ||
| |
47.1 | 38 | * et les listes de préfixes. |
| |
26.1 | 39 | ))) |
| |
46.1 | 40 | |
| 41 | Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation. | ||
| |
26.1 | 42 | ))) |
| |
46.1 | 43 | ))) |
| |
26.1 | 44 | |
| |
70.1 | 45 | = Créer une notice organisme = |
| |
26.1 | 46 | |
| |
27.1 | 47 | 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme** |
| |
65.1 | 48 | 1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**. |
| |
32.1 | 49 | 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer** |
| 50 | 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée. | ||
| |
1.1 | 51 | |
| |
65.1 | 52 | [[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
18.1 | 53 | |
| 54 | |||
| |
65.1 | 55 | [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
18.1 | 56 | |
| 57 | |||
| |
65.1 | 58 | [[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
18.1 | 59 | |
| 60 | |||
| |
38.1 | 61 | = Modifier une notice organisme = |
| |
37.1 | 62 | |
| |
48.1 | 63 | 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme** |
| 64 | 1. Recherchez la notice à modifier. | ||
| |
65.1 | 65 | 1. Cliquez sur **Modifier la notice**. |
| |
48.1 | 66 | 1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. ** |
| 67 | |||
| |
65.1 | 68 | [[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
48.1 | 69 | |
| 70 | |||
| |
65.1 | 71 | [[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
37.1 | 72 | |
| |
48.1 | 73 | |
| |
65.1 | 74 | [[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
48.1 | 75 | |
| 76 | |||
| |
58.1 | 77 | = Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes = |
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1.1 | 78 | |
| |
70.1 | 79 | Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. ** |
| |
44.1 | 80 | |
| |
70.1 | 81 | (% class="box warningmessage" %) |
| 82 | ((( | ||
| 83 | **Points de vigilance : ** | ||
| |
1.1 | 84 | |
| |
70.1 | 85 | * **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme. |
| 86 | * En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits). | ||
| 87 | ))) | ||
| |
4.1 | 88 | |
| |
70.1 | 89 | (% class="box successmessage" %) |
| 90 | ((( | ||
| 91 | **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme. | ||
| 92 | ))) | ||
| |
4.1 | 93 | |
| |
70.1 | 94 | == Source Musée == |
| |
1.1 | 95 | |
| |
60.1 | 96 | (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation |
| |
49.1 | 97 | |MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée |
| 98 | |MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.) | ||
| 99 | |||
| |
65.1 | 100 | [[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
24.1 | 101 | |
| 102 | |||
| |
70.1 | 103 | == Source Données système == |
| |
22.1 | 104 | |
| |
60.1 | 105 | (% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation |
| |
50.1 | 106 | |(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site |
| 107 | |(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs | ||
| |
22.1 | 108 | |
| |
65.1 | 109 | [[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
24.1 | 110 | |
| 111 | |||
| |
51.1 | 112 | = Mettre en place des restrictions d’accès par organisme = |
| |
1.1 | 113 | |
| |
51.1 | 114 | Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet : |
| |
1.1 | 115 | |
| |
51.1 | 116 | * de **garantir la confidentialité** des inventaires ; |
| 117 | * de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ; | ||
| 118 | * de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre. | ||
| |
1.1 | 119 | |
| |
33.1 | 120 | == Fonctionnement des restrictions == |
| 121 | |||
| |
51.1 | 122 | La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée : |
| |
33.1 | 123 | |
| |
60.1 | 124 | (% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction |
| |
51.1 | 125 | |(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée |
| 126 | |(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée | ||
| 127 | |(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site | ||
| 128 | |||
| |
15.1 | 129 | == Effets de la restriction == |
| |
1.1 | 130 | |
| |
33.1 | 131 | * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ; |
| |
51.1 | 132 | * Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**) |
| |
1.1 | 133 | |
| |
51.1 | 134 | (% class="box warningmessage" %) |
| 135 | ((( | ||
| 136 | Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index. | ||
| 137 | ))) | ||
| 138 | |||
| |
70.1 | 139 | == Paramétrer le compte utilisateur == |
| |
1.1 | 140 | |
| |
33.1 | 141 | * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ; |
| |
51.1 | 142 | * Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ; |
| 143 | * Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès. | ||
| |
22.1 | 144 | |
| |
66.1 | 145 | [[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 146 | |
| |
33.1 | 147 | |
| |
17.1 | 148 | == Restreindre les accès par groupe == |
| |
1.1 | 149 | |
| |
71.1 | 150 | Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) : |
| |
1.1 | 151 | |
| |
60.1 | 152 | (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction |
| |
51.1 | 153 | |Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée. |
| 154 | |Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats. | ||
| |
1.1 | 155 | |
| |
70.1 | 156 | [[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
23.1 | 157 | |
| |
17.1 | 158 | |
| 159 | ))) | ||
| 160 | |||
| 161 | |||
| |
10.1 | 162 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 163 | (% class="box" %) | ||
| 164 | ((( | ||
| 165 | **Sommaire** | ||
| |
1.1 | 166 | |
| |
10.1 | 167 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} |
| 168 | ))) | ||
| 169 | |||
| 170 | (% class="box" %) | ||
| 171 | ((( | ||
| 172 | **Aller plus loin** | ||
| |
13.1 | 173 | |
| |
61.1 | 174 | * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]] |
| 175 | * [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 176 | * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 177 | * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 178 | * [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]] | ||
| |
10.1 | 179 | ))) |
| 180 | |||
| 181 | (% class="box" %) | ||
| 182 | ((( | ||
| 183 | **Icônes principales** | ||
| |
36.1 | 184 | |
| |
68.1 | 185 | * [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage |
| 186 | |||
| 187 | * [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données | ||
| 188 | |||
| 189 | * [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès | ||
| 190 | |||
| 191 | * [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer | ||
| 192 | |||
| 193 | * [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier | ||
| |
10.1 | 194 | ))) |
| 195 | |||
| 196 | ((( | ||
| 197 | |||
| 198 | |||
| 199 | |||
| 200 | ))) | ||
| 201 | ))) | ||
| 202 | |||
| 203 |