Code source wiki de Gérer les organismes

Version 63.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/08 13:24

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version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
7.1	4	(% class="box" %)
	5	(((
62.1	6	Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structuré autour des organismes.
11.1	7
62.1	8	Il est ainsi possible de créer et configurer de nouveaux organismes, de définir des préfixes pour faire coexister plusieurs inventaires, de limiter les accès selon l’institution d’appartenance et d’attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
11.1	9
62.1	10	Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
7.1	11	)))
1.1	12
7.1	13	(((
42.1	14	= Créer une notice organisme =
7.1	15
25.1	16	== Objectif ==
	17
46.1	18	La création d’un organisme dans Flora permet de :
7.1	19
46.1	20	* structurer les inventaires,
	21	* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
	22	* et préparer les exports réglementaires (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
	23
	24	Chaque organisme est identifié par un code unique, et peut être associé à un préfixe d’inventaire, à des utilisateurs, et à un site de rattachement.
	25
59.1	26	(% class="box successmessage" %)
26.1	27	(((
	28	Bonnes pratiques :
7.1	29
29.1	30	(((
63.1	31	* Créez l’organisme avant son préfixe.
46.1	32	* (((
	33	Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
	34
	35	* le champ Code de la fiche organisme,
47.1	36	* et les listes de préfixes.
26.1	37	)))
46.1	38
	39	Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
26.1	40	)))
46.1	41	)))
26.1	42
	43	== Comment faire ? ==
	44
27.1	45	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
22.1	46	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png\|\|data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32.1	47	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
	48	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
1.1	49
18.1	50	[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	51
	52
	53	[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54
	55
25.1	56	[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18.1	57
	58
38.1	59	= Modifier une notice organisme =
37.1	60
49.1	61	== Objectif ==
37.1	62
48.1	63	Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
	64
	65	* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
	66	* ajouter un renseignement manquant ;
	67	* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
	68
49.1	69	== Comment faire ? ==
48.1	70
	71	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
	72	1. Recherchez la notice à modifier.
	73	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752590192298-517.png\|\|data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
	74	1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.
	75
	76	[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	77
	78
37.1	79	[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	80
48.1	81
	82	[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83
	84
58.1	85	= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
1.1	86
44.1	87	== Objectif ==
	88
49.1	89	Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
1.1	90
49.1	91	* Préfixe musée : utilisé dans les tables des biens et des entrées ;
	92	* Musée : utilisé dans toutes les autres tables ;
	93	* Site : utilisé notamment dans la table des exemplaires (gestion des prêts).
4.1	94
49.1	95	Cette structuration permet :
4.1	96
49.1	97	* de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
	98	* de gérer des sous-ensembles au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
1.1	99
53.1	100	== Listes liées aux organismes ==
22.1	101
54.1	102	Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs sources et listes :
22.1	103
49.1	104	=== Source Musée ===
32.1	105
60.1	106	(% class="active" %)\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
49.1	107	\|MUS_PREFIXENUMINV.lst\|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
	108	\|MUS_MUSEE.lst\|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
	109
24.1	110	[[Ex. Liste MUS_MUSEE.lst>>image:1752586224832-838.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	111
	112
49.1	113	=== Source Données système ===
22.1	114
60.1	115	(% class="active" %)\|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste\|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
50.1	116	\|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst\|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
	117	\|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst\|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
22.1	118
24.1	119	[[Ex. Liste bib_ex_lect.lst>>image:1752586073690-826.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	120
	121
22.1	122	(% class="box warningmessage" %)
	123	(((
49.1	124	Points de vigilance :
33.1	125
49.1	126	* Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
	127	* En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
22.1	128	)))
	129
59.1	130	(% class="box successmessage" %)
49.1	131	(((
59.1	132	Bonnes pratiques : centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
49.1	133	)))
	134
51.1	135	= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
1.1	136
34.1	137	== Objectif ==
1.1	138
51.1	139	Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
1.1	140
51.1	141	* de garantir la confidentialité des inventaires ;
	142	* de déléguer la gestion à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
	143	* de prévenir les erreurs de modification sur des notices hors périmètre.
1.1	144
33.1	145	== Fonctionnement des restrictions ==
	146
51.1	147	La restriction d’accès repose sur différents champs-clés, selon la table concernée :
33.1	148
60.1	149	(% class="active" %)\|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée\|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
51.1	150	\|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées\|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
	151	\|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)\|(% style="width:461px" %)Musée
	152	\|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)\|(% style="width:461px" %)Site
	153
15.1	154	== Effets de la restriction ==
1.1	155
33.1	156	* L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
51.1	157	* Les listes de résultats sont filtrées automatiquement (fonctionne uniquement avec les vues liste simple et mosaïque)
1.1	158
51.1	159	(% class="box warningmessage" %)
	160	(((
	161	Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
	162	)))
	163
34.1	164	== Paramétrage du compte utilisateur ==
1.1	165
33.1	166	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
51.1	167	* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un identifiant utilisateur distinct pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
	168	* Le champ Site de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
22.1	169
33.1	170	[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	171
33.1	172
17.1	173	== Restreindre les accès par groupe ==
1.1	174
33.1	175	Rôles standard à utiliser :
1.1	176
60.1	177	(% class="active" %)\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
51.1	178	\|Filtre code musée sur notices\|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
	179	\|Filtre code musée sur tables\|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
1.1	180
17.1	181	(% class="box infomessage" %)
	182	(((
51.1	183	À savoir : Ces filtres sont appliqués via la gestion des rôles dans les groupes utilisateurs (menu Accès > Rôles).
23.1	184
	185	[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
10.1	186	)))
17.1	187
	188
	189	)))
	190
	191
10.1	192	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	193	(% class="box" %)
	194	(((
	195	Sommaire
1.1	196
10.1	197	{{toc depth="1" numbered="true"/}}
	198	)))
	199
	200	(% class="box" %)
	201	(((
	202	Aller plus loin
13.1	203
61.1	204	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome\|\|target="_blank"]]
	205	* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome\|\|target="_blank"]]
	206	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome\|\|target="_blank"]]
	207	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome\|\|target="_blank"]]
	208	* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome\|\|target="_blank"]]
10.1	209	)))
	210
	211	(% class="box" %)
	212	(((
	213	Icônes principales
36.1	214
	215	* [[image:1752589998778-173.png\|\|height="41" width="37"]] Menu Paramétrage
43.1	216	* [[image:1752590442341-409.png\|\|height="39" width="34"]] Menu Données
	217	* [[image:1752590537116-638.png\|\|height="37" width="36"]] Menu accès
40.1	218	* [[image:1752590320850-171.png\|\|height="34" width="34"]] Créer
	219	* [[image:1752590335380-514.png\|\|height="44" width="40"]]Modifier
10.1	220	)))
	221
	222	(((
	223
	224
	225
	226	)))
	227	)))
	228
	229

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