Code source wiki de Gérer les organismes
Version 56.1 par Cécile Vinoche le 2025/07/16 08:40
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
9.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
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10.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| |
7.1 | 4 | (% class="box" %) |
| 5 | ((( | ||
| |
45.1 | 6 | Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour : |
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11.1 | 7 | |
| |
29.1 | 8 | * créer et configurer un nouvel organisme ; |
| |
45.1 | 9 | * définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ; |
| 10 | * **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ; | ||
| |
29.1 | 11 | * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés. |
| |
11.1 | 12 | |
| |
45.1 | 13 | Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles. |
| |
7.1 | 14 | ))) |
| |
1.1 | 15 | |
| |
7.1 | 16 | ((( |
| |
42.1 | 17 | = Créer une notice organisme = |
| |
7.1 | 18 | |
| |
25.1 | 19 | == Objectif == |
| 20 | |||
| |
46.1 | 21 | La création d’un **organisme** dans Flora permet de : |
| |
7.1 | 22 | |
| |
46.1 | 23 | * structurer les inventaires, |
| 24 | * sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution, | ||
| 25 | * et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF). | ||
| 26 | |||
| 27 | Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**. | ||
| 28 | |||
| |
26.1 | 29 | (% class="box infomessage" %) |
| 30 | ((( | ||
| 31 | Bonnes pratiques : | ||
| |
7.1 | 32 | |
| |
29.1 | 33 | ((( |
| |
46.1 | 34 | * **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2). |
| 35 | * ((( | ||
| 36 | Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans : | ||
| 37 | |||
| 38 | * le champ Code de la fiche organisme, | ||
| |
47.1 | 39 | * et les listes de préfixes. |
| |
26.1 | 40 | ))) |
| |
46.1 | 41 | |
| 42 | Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation. | ||
| |
26.1 | 43 | ))) |
| |
46.1 | 44 | ))) |
| |
26.1 | 45 | |
| 46 | == Comment faire ? == | ||
| 47 | |||
| |
27.1 | 48 | 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme** |
| |
22.1 | 49 | 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]] |
| |
32.1 | 50 | 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer** |
| 51 | 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée. | ||
| |
1.1 | 52 | |
| |
18.1 | 53 | [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 54 | |||
| 55 | |||
| 56 | [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 57 | |||
| 58 | |||
| |
25.1 | 59 | [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
18.1 | 60 | |
| 61 | |||
| |
38.1 | 62 | = Modifier une notice organisme = |
| |
37.1 | 63 | |
| |
49.1 | 64 | == Objectif == |
| |
37.1 | 65 | |
| |
48.1 | 66 | Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour : |
| 67 | |||
| 68 | * corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ; | ||
| 69 | * ajouter un renseignement manquant ; | ||
| 70 | * mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution. | ||
| 71 | |||
| |
49.1 | 72 | == Comment faire ? == |
| |
48.1 | 73 | |
| 74 | 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme** | ||
| 75 | 1. Recherchez la notice à modifier. | ||
| 76 | 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]]. | ||
| 77 | 1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. ** | ||
| 78 | |||
| 79 | [[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 80 | |||
| 81 | |||
| |
37.1 | 82 | [[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 83 | |||
| |
48.1 | 84 | |
| 85 | [[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 86 | |||
| 87 | |||
| |
55.1 | 88 | = Connaître les listes associées aux organismes = |
| |
1.1 | 89 | |
| |
44.1 | 90 | == Objectif == |
| 91 | |||
| |
49.1 | 92 | Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) : |
| |
1.1 | 93 | |
| |
49.1 | 94 | * **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ; |
| 95 | * **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ; | ||
| 96 | * **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts). | ||
| |
4.1 | 97 | |
| |
49.1 | 98 | Cette structuration permet : |
| |
4.1 | 99 | |
| |
49.1 | 100 | * de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ; |
| 101 | * de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.). | ||
| |
1.1 | 102 | |
| |
53.1 | 103 | == Listes liées aux organismes == |
| |
22.1 | 104 | |
| |
54.1 | 105 | Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** : |
| |
22.1 | 106 | |
| |
49.1 | 107 | === Source Musée === |
| |
32.1 | 108 | |
| |
50.1 | 109 | (% class="active" %)|=Liste|=Utilisation |
| |
49.1 | 110 | |MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée |
| 111 | |MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.) | ||
| 112 | |||
| |
24.1 | 113 | [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 114 | |||
| 115 | |||
| |
49.1 | 116 | === Source Données système === |
| |
22.1 | 117 | |
| |
50.1 | 118 | (% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation |
| 119 | |(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site | ||
| 120 | |(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs | ||
| |
22.1 | 121 | |
| |
24.1 | 122 | [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 123 | |||
| 124 | |||
| |
22.1 | 125 | (% class="box warningmessage" %) |
| 126 | ((( | ||
| |
49.1 | 127 | **Points de vigilance : ** |
| |
33.1 | 128 | |
| |
49.1 | 129 | * **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme. |
| 130 | * En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits). | ||
| |
22.1 | 131 | ))) |
| 132 | |||
| |
49.1 | 133 | (% class="box infomessage" %) |
| 134 | ((( | ||
| |
51.1 | 135 | **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme |
| |
49.1 | 136 | ))) |
| 137 | |||
| |
51.1 | 138 | = Mettre en place des restrictions d’accès par organisme = |
| |
1.1 | 139 | |
| |
34.1 | 140 | == Objectif == |
| |
1.1 | 141 | |
| |
51.1 | 142 | Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet : |
| |
1.1 | 143 | |
| |
51.1 | 144 | * de **garantir la confidentialité** des inventaires ; |
| 145 | * de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ; | ||
| 146 | * de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre. | ||
| |
1.1 | 147 | |
| |
33.1 | 148 | == Fonctionnement des restrictions == |
| 149 | |||
| |
51.1 | 150 | La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée : |
| |
33.1 | 151 | |
| |
51.1 | 152 | (% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction |
| 153 | |(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée | ||
| 154 | |(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée | ||
| 155 | |(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site | ||
| 156 | |||
| |
15.1 | 157 | == Effets de la restriction == |
| |
1.1 | 158 | |
| |
33.1 | 159 | * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ; |
| |
51.1 | 160 | * Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**) |
| |
1.1 | 161 | |
| |
51.1 | 162 | (% class="box warningmessage" %) |
| 163 | ((( | ||
| 164 | Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index. | ||
| 165 | ))) | ||
| 166 | |||
| |
34.1 | 167 | == Paramétrage du compte utilisateur == |
| |
1.1 | 168 | |
| |
33.1 | 169 | * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ; |
| |
51.1 | 170 | * Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ; |
| 171 | * Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès. | ||
| |
22.1 | 172 | |
| |
33.1 | 173 | [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 174 | |
| |
33.1 | 175 | |
| |
17.1 | 176 | == Restreindre les accès par groupe == |
| |
1.1 | 177 | |
| |
33.1 | 178 | Rôles standard à utiliser : |
| |
1.1 | 179 | |
| |
17.1 | 180 | (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction |
| |
51.1 | 181 | |Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée. |
| 182 | |Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats. | ||
| |
1.1 | 183 | |
| |
17.1 | 184 | (% class="box infomessage" %) |
| 185 | ((( | ||
| |
51.1 | 186 | **À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles). |
| |
23.1 | 187 | |
| 188 | [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
10.1 | 189 | ))) |
| |
17.1 | 190 | |
| 191 | |||
| 192 | ))) | ||
| 193 | |||
| 194 | |||
| |
10.1 | 195 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 196 | (% class="box" %) | ||
| 197 | ((( | ||
| 198 | **Sommaire** | ||
| |
1.1 | 199 | |
| |
10.1 | 200 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} |
| 201 | ))) | ||
| 202 | |||
| 203 | (% class="box" %) | ||
| 204 | ((( | ||
| 205 | **Aller plus loin** | ||
| |
13.1 | 206 | |
| |
22.1 | 207 | * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]] |
| |
13.1 | 208 | * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]] |
| |
17.1 | 209 | * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]] |
| |
39.1 | 210 | * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] |
| |
46.1 | 211 | * [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] |
| |
10.1 | 212 | ))) |
| 213 | |||
| 214 | (% class="box" %) | ||
| 215 | ((( | ||
| 216 | **Icônes principales** | ||
| |
36.1 | 217 | |
| 218 | * [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage | ||
| |
43.1 | 219 | * [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données |
| 220 | * [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès | ||
| |
40.1 | 221 | * [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer |
| 222 | * [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier | ||
| |
10.1 | 223 | ))) |
| 224 | |||
| 225 | ((( | ||
| 226 | |||
| 227 | |||
| 228 | |||
| 229 | ))) | ||
| 230 | ))) | ||
| 231 | |||
| 232 |