Code source wiki de Gérer les organismes
Version 46.1 par Cécile Vinoche le 2025/07/16 08:11
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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9.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
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10.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| |
7.1 | 4 | (% class="box" %) |
| 5 | ((( | ||
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45.1 | 6 | Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour : |
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11.1 | 7 | |
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29.1 | 8 | * créer et configurer un nouvel organisme ; |
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45.1 | 9 | * définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ; |
| 10 | * **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ; | ||
| |
29.1 | 11 | * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés. |
| |
11.1 | 12 | |
| |
45.1 | 13 | Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles. |
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7.1 | 14 | ))) |
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1.1 | 15 | |
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7.1 | 16 | ((( |
| |
42.1 | 17 | = Créer une notice organisme = |
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7.1 | 18 | |
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25.1 | 19 | == Objectif == |
| 20 | |||
| |
46.1 | 21 | La création d’un **organisme** dans Flora permet de : |
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7.1 | 22 | |
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46.1 | 23 | * structurer les inventaires, |
| 24 | * sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution, | ||
| 25 | * et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF). | ||
| 26 | |||
| 27 | Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**. | ||
| 28 | |||
| |
26.1 | 29 | (% class="box infomessage" %) |
| 30 | ((( | ||
| 31 | Bonnes pratiques : | ||
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7.1 | 32 | |
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29.1 | 33 | ((( |
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46.1 | 34 | * **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2). |
| 35 | * ((( | ||
| 36 | Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans : | ||
| 37 | |||
| 38 | * le champ Code de la fiche organisme, | ||
| 39 | * dans les listes de préfixes. | ||
| |
26.1 | 40 | ))) |
| |
46.1 | 41 | |
| 42 | Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation. | ||
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26.1 | 43 | ))) |
| |
46.1 | 44 | ))) |
| |
26.1 | 45 | |
| 46 | == Comment faire ? == | ||
| 47 | |||
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27.1 | 48 | 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme** |
| |
22.1 | 49 | 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]] |
| |
32.1 | 50 | 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer** |
| 51 | 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée. | ||
| |
1.1 | 52 | |
| |
18.1 | 53 | [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 54 | |||
| 55 | |||
| 56 | [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 57 | |||
| 58 | |||
| |
25.1 | 59 | [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
18.1 | 60 | |
| 61 | |||
| |
38.1 | 62 | = Modifier une notice organisme = |
| |
37.1 | 63 | |
| |
38.1 | 64 | Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]. |
| |
37.1 | 65 | |
| 66 | [[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 67 | |||
| |
41.1 | 68 | = Gérer les listes associées = |
| |
1.1 | 69 | |
| |
44.1 | 70 | == Objectif == |
| 71 | |||
| |
32.1 | 72 | Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions. |
| |
1.1 | 73 | |
| |
32.1 | 74 | Cela permet : |
| |
4.1 | 75 | |
| |
32.1 | 76 | * de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ; |
| 77 | * de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.). | ||
| |
4.1 | 78 | |
| |
32.1 | 79 | == Où sont définis les préfixes ? == |
| |
1.1 | 80 | |
| |
32.1 | 81 | Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : ** |
| |
22.1 | 82 | |
| |
32.1 | 83 | 1. Source Musée : |
| |
22.1 | 84 | |
| |
32.1 | 85 | * **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées) |
| 86 | * **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables) | ||
| 87 | |||
| |
24.1 | 88 | [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 89 | |||
| 90 | |||
| 91 | (% start="2" %) | ||
| |
32.1 | 92 | 1. Source Données système : |
| |
22.1 | 93 | |
| |
32.1 | 94 | * **bib_droits.lst **(table des exemplaires) |
| 95 | * **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires) | ||
| |
22.1 | 96 | |
| |
24.1 | 97 | [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 98 | |||
| 99 | |||
| |
22.1 | 100 | (% class="box warningmessage" %) |
| 101 | ((( | ||
| |
33.1 | 102 | Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme. |
| 103 | |||
| 104 | En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement. | ||
| |
22.1 | 105 | ))) |
| 106 | |||
| |
12.1 | 107 | = Activer la sécurité d'accès par organisme = |
| |
1.1 | 108 | |
| |
34.1 | 109 | == Objectif == |
| |
1.1 | 110 | |
| |
33.1 | 111 | Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet : |
| |
1.1 | 112 | |
| |
33.1 | 113 | * de garantir la **confidentialité** des inventaires ; |
| 114 | * de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ; | ||
| 115 | * d’éviter les erreurs de modification entre musées. | ||
| |
1.1 | 116 | |
| |
33.1 | 117 | == Fonctionnement des restrictions == |
| 118 | |||
| 119 | (% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction | ||
| 120 | |Biens, Entrées|Préfixe musée | ||
| 121 | |Toutes les autres tables|Musée | ||
| 122 | |Exemplaires (communication)|Site | ||
| 123 | |||
| |
15.1 | 124 | == Effets de la restriction == |
| |
1.1 | 125 | |
| |
33.1 | 126 | * L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ; |
| 127 | * Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ; | ||
| 128 | * Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité. | ||
| |
1.1 | 129 | |
| |
34.1 | 130 | == Paramétrage du compte utilisateur == |
| |
1.1 | 131 | |
| |
33.1 | 132 | * Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ; |
| 133 | * Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ; | ||
| 134 | * Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès. | ||
| |
22.1 | 135 | |
| |
33.1 | 136 | [[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
15.1 | 137 | |
| |
33.1 | 138 | |
| |
17.1 | 139 | == Restreindre les accès par groupe == |
| |
1.1 | 140 | |
| |
33.1 | 141 | Rôles standard à utiliser : |
| |
1.1 | 142 | |
| |
17.1 | 143 | (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction |
| |
33.1 | 144 | |Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée |
| 145 | |Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats | ||
| |
1.1 | 146 | |
| |
17.1 | 147 | (% class="box infomessage" %) |
| 148 | ((( | ||
| |
33.1 | 149 | **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs. |
| |
23.1 | 150 | |
| 151 | [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
10.1 | 152 | ))) |
| |
17.1 | 153 | |
| 154 | |||
| 155 | ))) | ||
| 156 | |||
| 157 | |||
| |
10.1 | 158 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 159 | (% class="box" %) | ||
| 160 | ((( | ||
| 161 | **Sommaire** | ||
| |
1.1 | 162 | |
| |
10.1 | 163 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} |
| 164 | ))) | ||
| 165 | |||
| 166 | (% class="box" %) | ||
| 167 | ((( | ||
| 168 | **Aller plus loin** | ||
| |
13.1 | 169 | |
| |
22.1 | 170 | * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]] |
| |
13.1 | 171 | * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]] |
| |
17.1 | 172 | * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]] |
| |
39.1 | 173 | * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] |
| |
46.1 | 174 | * [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] |
| |
10.1 | 175 | ))) |
| 176 | |||
| 177 | (% class="box" %) | ||
| 178 | ((( | ||
| 179 | **Icônes principales** | ||
| |
36.1 | 180 | |
| 181 | * [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage | ||
| |
43.1 | 182 | * [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données |
| 183 | * [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès | ||
| |
40.1 | 184 | * [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer |
| 185 | * [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier | ||
| |
10.1 | 186 | ))) |
| 187 | |||
| 188 | ((( | ||
| 189 | |||
| 190 | |||
| 191 | |||
| 192 | ))) | ||
| 193 | ))) | ||
| 194 | |||
| 195 |