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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 83.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
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À la version 77.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/12 09:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -22,10 +22,10 @@
22 22  )))
23 23  |**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 24  * Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 -* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
25 +* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
26 26  )))
27 -|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
28 -* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
27 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
28 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
29 29  )))
30 30  |**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 31  * Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
... ... @@ -33,21 +33,14 @@
33 33  )))
34 34  |**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 35  * Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 -* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
36 +* Ajouter un numéro SMF manquant.
37 37  )))
38 -|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
38 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 39  * Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 40  )))
41 41  
42 42  Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
43 43  
44 -= Créer une notice organisme =
45 -
46 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
47 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
48 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
49 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
50 -
51 51  (% class="box successmessage" %)
52 52  (((
53 53  **Bonnes pratiques :**
... ... @@ -65,6 +65,13 @@
65 65  )))
66 66  )))
67 67  
61 += Créer une notice organisme =
62 +
63 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
64 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
65 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
66 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
67 +
68 68  [[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
... ... @@ -99,9 +99,14 @@
99 99  **Points de vigilance : **
100 100  
101 101  * **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
102 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
103 103  )))
104 104  
105 +(% class="box successmessage" %)
106 +(((
107 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
108 +)))
109 +
105 105  == Source Musée ==
106 106  
107 107  (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
... ... @@ -119,8 +119,61 @@
119 119  
120 120  [[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
127 +
128 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
129 +
130 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
131 +
132 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
133 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
134 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
135 +
136 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
137 +
138 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
139 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
140 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
141 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
142 +
143 +(% class="wikigeneratedid" %)
144 +La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
145 +
146 +(% class="box warningmessage" %)
147 +(((
148 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
149 +)))
150 +
151 +(% class="wikigeneratedid" %)
152 +Pour que cette restriction soit effective, il faut :
153 +
154 +* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
155 +* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
156 +
157 +== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
158 +
159 +Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
160 +
161 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
162 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
163 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
164 +
165 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +
168 +== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
169 +
170 +Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
171 +
172 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
173 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
174 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
175 +
176 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
122 122  
123 123  )))
180 +
181 +
124 124  )))|(% style="width:300px" %)(((
125 125  (% class="box" %)
126 126  (((
... ... @@ -143,8 +143,13 @@
143 143  (% class="box" %)
144 144  (((
145 145  **Icônes principales**
146 -
147 147  
205 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
206 +
207 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
208 +
209 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
210 +
148 148  * [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
149 149  
150 150  * [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier