Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
++1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -3,57 +3,35 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
++Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
--Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
++* créer et configurer un nouvel organisme ;
++* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
++* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
++* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
  )))
  (((
--= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
++= Créer une notice organisme =
--Dans Flora, les organismes servent à :
++== Objectif ==
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
--|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
--* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
--* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
--)))
--|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
--* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
--* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
--)))
--|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
--* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
--)))
--|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
--* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
--* Définir un site unique pour un musée isolé.
--)))
--|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
--* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
--* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
--)))
--|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
--* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
--)))
++La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
--Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++* structurer les inventaires,
++* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
++* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
--= Créer une notice organisme =
++Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
--1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
--1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
--1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
--
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques :**
++Bonnes pratiques :
  (((
--* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
++* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
  * (((
  Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
@@ -65,62 +65,155 @@
  )))
  )))
--[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Comment faire ? ==
++1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
++1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
++1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
++1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Modifier une notice organisme =
++== Objectif ==
++
++Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
++
++* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
++* ajouter un renseignement manquant ;
++* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
++
++== Comment faire ? ==
++
 . Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
 . Recherchez la notice à modifier.
--1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
++1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
 . Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
--[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
++= Connaitre les listes associées aux organismes =
--Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
++== Objectif ==
++Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
++
++* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
++* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
++* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
++
++Cette structuration permet :
++
++* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
++* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
++
++== Listes liées aux organismes ==
++
++Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
++
++=== Source Musée ===
++
++(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
++|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
++|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
++
++[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++=== Source Données système ===
++
++(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
++|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
++|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
++
++[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
  **Points de vigilance : **
  * **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
--* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
++* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
  )))
--== Source Musée ==
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
++)))
--(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
--|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
--|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
++= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
--[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Objectif ==
++Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
--== Source Données système ==
++* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
++* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
++* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
--(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
--|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
--|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
++== Fonctionnement des restrictions ==
--[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
++(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
++|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
++|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
++|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
++
++== Effets de la restriction ==
++
++* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
++* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
++)))
++
++== Paramétrage du compte utilisateur ==
++
++* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
++* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
++* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
++
++[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Restreindre les accès par groupe ==
++
++Rôles standard à utiliser :
++
++(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
++|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
++|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
++
++[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++
  )))
++
++
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -133,21 +133,22 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
++* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
--
--* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
++* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
++* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
++* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
++* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
++* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
  )))
  (((

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