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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 83.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
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À la version 42.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,124 +3,143 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
7 7  
8 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 +* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 +* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 +* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
17 += Créer une notice organisme =
15 15  
16 -Dans Flora, les organismes servent à :
19 +== Objectif ==
17 17  
18 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 -|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 -* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 -* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
21 +Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
22 +
23 +(% class="box infomessage" %)
24 +(((
25 +Bonnes pratiques :
26 +
27 +(((
28 +* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 +* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
22 22  )))
23 -|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 -* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 -* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
26 26  )))
27 -|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
28 -* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
29 -)))
30 -|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 -* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 -* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 -)))
34 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 -* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 -* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
37 -)))
38 -|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 -* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 -)))
41 41  
42 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
33 +== Comment faire ? ==
43 43  
44 -= Créer une notice organisme =
45 -
46 46  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
47 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
36 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
48 48  1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
49 49  1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
50 50  
51 -(% class="box successmessage" %)
52 -(((
53 -**Bonnes pratiques :**
40 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -(((
56 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
57 -* (((
58 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
59 59  
60 -* le champ Code de la fiche organisme,
61 -* et les listes de préfixes.
62 -)))
43 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
65 -)))
66 -)))
67 67  
68 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
71 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 += Modifier une notice organisme =
72 72  
51 +Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
73 73  
74 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
55 += Gérer les listes associées =
76 76  
77 -= Modifier une notice organisme =
57 +Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
78 78  
79 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 -1. Recherchez la notice à modifier.
81 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
59 +Cela permet :
83 83  
84 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
62 +* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
85 85  
64 +== Où sont définis les préfixes ? ==
86 86  
87 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
88 88  
68 +1. Source Musée :
89 89  
90 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
71 +* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
91 91  
73 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
94 94  
95 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
76 +(% start="2" %)
77 +1. Source Données système :
96 96  
79 +* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
80 +* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
81 +
82 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +
97 97  (% class="box warningmessage" %)
98 98  (((
99 -**Points de vigilance : **
87 +Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
100 100  
101 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
89 +En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
103 103  )))
104 104  
105 -== Source Musée ==
92 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
106 106  
107 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
108 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
109 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
94 +== Objectif ==
110 110  
111 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
112 112  
98 +* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
99 +* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
100 +* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
113 113  
114 -== Source Données système ==
102 +== Fonctionnement des restrictions ==
115 115  
116 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
117 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
118 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
104 +(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
105 +|Biens, Entrées|Préfixe musée
106 +|Toutes les autres tables|Musée
107 +|Exemplaires (communication)|Site
119 119  
120 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +== Effets de la restriction ==
121 121  
111 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
112 +* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
113 +* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
114 +
115 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
116 +
117 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
118 +* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
119 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
120 +
121 +[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
123 +
124 +== Restreindre les accès par groupe ==
125 +
126 +Rôles standard à utiliser :
127 +
128 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
129 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
130 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
131 +
132 +(% class="box infomessage" %)
133 +(((
134 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
135 +
136 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +)))
138 +
122 122  
123 123  )))
141 +
142 +
124 124  )))|(% style="width:300px" %)(((
125 125  (% class="box" %)
126 126  (((
... ... @@ -133,21 +133,19 @@
133 133  (((
134 134  **Aller plus loin**
135 135  
136 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
137 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
138 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
139 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
140 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
155 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
156 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
157 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
158 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
141 141  )))
142 142  
143 143  (% class="box" %)
144 144  (((
145 145  **Icônes principales**
146 -
147 147  
148 -* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
149 -
150 -* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
165 +* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
166 +* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
167 +* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
151 151  )))
152 152  
153 153  (((
1752590442341-409.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
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Contenu
1752590537116-638.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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Contenu
1752646643114-884.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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1 -91.7 KB
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1752646737024-429.png
Auteur
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1 -XWiki.DBA
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