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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 83.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
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À la version 25.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,124 +3,148 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
15 15  
16 -Dans Flora, les organismes servent à :
19 +== Objectif ==
17 17  
18 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 -|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 -* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 -* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 -)))
23 -|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 -* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 -* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
26 -)))
27 -|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
28 -* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
29 -)))
30 -|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 -* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 -* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 -)))
34 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 -* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 -* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
37 -)))
38 -|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 -* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 -)))
21 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
41 41  
42 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
23 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
24 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
43 43  
44 -= Créer une notice organisme =
27 +== Comment faire ? ==
45 45  
46 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
47 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
48 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
49 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
29 +1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
30 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
31 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
32 +1. Vérifiez la notice.
50 50  
51 -(% class="box successmessage" %)
34 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +
36 +
37 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +
39 +
40 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +
42 +
43 +(% class="box infomessage" %)
52 52  (((
53 -**Bonnes pratiques :**
45 +Bonnes pratiques :
46 +)))
54 54  
48 +(% class="box infomessage" %)
55 55  (((
56 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
50 +* il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
57 57  * (((
58 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
52 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
59 59  
60 -* le champ Code de la fiche organisme,
61 -* et les listes de préfixes.
54 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
55 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
62 62  )))
63 -
64 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
65 65  )))
66 -)))
67 67  
68 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +*
60 +*
69 69  
70 70  
71 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
64 += Configurer les préfixe d'inventaire =
73 73  
74 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
75 75  
68 +Cela permet :
76 76  
77 -= Modifier une notice organisme =
70 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
71 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
78 78  
79 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 -1. Recherchez la notice à modifier.
81 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
73 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
83 83  
84 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +1. Musée :
85 85  
77 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
78 +* **MUS_MUSEE.lst**
86 86  
87 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 89  
90 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +(% start="2" %)
84 +1. Données système :
91 91  
86 +* **bib_droits.lst**
87 +* **bib_ex_lect.lst**
92 92  
93 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
89 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
96 96  
97 97  (% class="box warningmessage" %)
98 98  (((
99 -**Points de vigilance : **
94 +Il est important 
95 +)))
100 100  
101 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
97 +(% class="box infomessage" %)
98 +(((
99 +**Conseil technique :**
103 103  )))
104 104  
105 -== Source Musée ==
102 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
106 106  
107 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
108 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
109 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
104 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
110 110  
111 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +== Fonctionnement ==
112 112  
108 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
109 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
113 113  
114 -== Source Données système ==
111 +== Effets de la restriction ==
115 115  
116 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
117 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
118 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
113 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
114 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
115 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
116 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
119 119  
120 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +(% class="box infomessage" %)
119 +(((
120 +**Remarques importantes :**
121 121  
122 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
123 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
124 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
125 +
126 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +)))
128 +
129 +== Restreindre les accès par groupe ==
130 +
131 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
132 +
133 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
134 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
135 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
136 +
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
140 +
141 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +)))
143 +
122 122  
123 123  )))
146 +
147 +
124 124  )))|(% style="width:300px" %)(((
125 125  (% class="box" %)
126 126  (((
... ... @@ -133,21 +133,14 @@
133 133  (((
134 134  **Aller plus loin**
135 135  
136 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
137 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
138 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
139 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
140 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
160 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
161 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
162 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
141 141  )))
142 142  
143 143  (% class="box" %)
144 144  (((
145 145  **Icônes principales**
146 -
147 -
148 -* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
149 -
150 -* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
151 151  )))
152 152  
153 153  (((
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