Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,5 +3,3 @@
1		-**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2		-
3	3	(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4	4
5	5	|(% style="width:840px" %)(((
...	...	@@ -17,39 +17,16 @@
17	17
18	18	Dans Flora, les organismes servent à :
19	19
20		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
21		-|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
22		-* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
23		-* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
24		-)))
25		-|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
26		-* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
27		-* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
28		-)))
29		-|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
30		-* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
31		-)))
32		-|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
33		-* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
34		-* Définir un site unique pour un musée isolé.
35		-)))
36		-|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
37		-* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
38		-* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
39		-)))
40		-|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
41		-* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
42		-)))
	18	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
	19	+|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
	20	+|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
	21	+|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
	22	+|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
	23	+|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
	24	+|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
43	43
44	44	Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
45	45
46		-= Créer une notice organisme =
47		-
48		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49		-1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
50		-1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51		-1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52		-
53	53	(% class="box successmessage" %)
54	54	(((
55	55	**Bonnes pratiques :**
...	...	@@ -67,6 +67,13 @@
67	67	)))
68	68	)))
69	69
	45	+= Créer une notice organisme =
	46	+
	47	+1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
	48	+1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
	49	+1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
	50	+1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
	51	+
70	70	[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71	71
72	72
...	...	@@ -101,9 +101,14 @@
101	101	**Points de vigilance : **
102	102
103	103	* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
104		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
	86	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
105	105	)))
106	106
	89	+(% class="box successmessage" %)
	90	+(((
	91	+ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
	92	+)))
	93	+
107	107	== Source Musée ==
108	108
109	109	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
...	...	@@ -121,8 +121,57 @@
121	121
122	122	[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123	123
	111	+
	112	+= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
	113	+
	114	+Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
	115	+
	116	+* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
	117	+* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
	118	+* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
	119	+
	120	+== Fonctionnement des restrictions ==
	121	+
	122	+La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
	123	+
	124	+(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
	125	+|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
	126	+|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
	127	+|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
	128	+
	129	+== Effets de la restriction ==
	130	+
	131	+* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
	132	+* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
	133	+
	134	+(% class="box warningmessage" %)
	135	+(((
	136	+Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
	137	+)))
	138	+
	139	+== Paramétrer le compte utilisateur ==
	140	+
	141	+* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
	142	+* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
	143	+* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
	144	+
	145	+[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	146	+
	147	+
	148	+== Restreindre les accès par groupe ==
	149	+
	150	+Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
	151	+
	152	+(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
	153	+|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
	154	+|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
	155	+
	156	+[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	157	+
124	124
125	125	)))
	160	+
	161	+
126	126	)))|(% style="width:300px" %)(((
127	127	(% class="box" %)
128	128	(((
...	...	@@ -144,9 +144,14 @@
144	144
145	145	(% class="box" %)
146	146	(((
147		-**Icônes principales**​​​​​​​
148		-
	183	+**Icônes principales**
149	149
	185	+* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
	186	+
	187	+* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
	188	+
	189	+* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
	190	+
150	150	* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
151	151
152	152	* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier