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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 82.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
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À la version 68.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/08 13:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,5 +3,3 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
... ... @@ -13,46 +13,21 @@
13 13  )))
14 14  
15 15  (((
16 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
14 += Créer une notice organisme =
17 17  
18 -Dans Flora, les organismes servent à :
16 +== Objectif ==
19 19  
20 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
21 -|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
22 -* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
23 -* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
24 -)))
25 -|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
26 -* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
27 -* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
28 -)))
29 -|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
30 -* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
31 -)))
32 -|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
33 -* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
34 -* Définir un site unique pour un musée isolé.
35 -)))
36 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
37 -* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
38 -* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
39 -)))
40 -|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
41 -* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
42 -)))
18 +La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
43 43  
44 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
20 +* structurer les inventaires,
21 +* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
22 +* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
45 45  
46 -= Créer une notice organisme =
24 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
47 47  
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52 -
53 53  (% class="box successmessage" %)
54 54  (((
55 -**Bonnes pratiques :**
28 +Bonnes pratiques :
56 56  
57 57  (((
58 58  * **Créez l’organisme avant son préfixe.**
... ... @@ -67,6 +67,13 @@
67 67  )))
68 68  )))
69 69  
43 +== Comment faire ? ==
44 +
45 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
46 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
47 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
48 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
49 +
70 70  [[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  
... ... @@ -78,6 +78,16 @@
78 78  
79 79  = Modifier une notice organisme =
80 80  
61 +== Objectif ==
62 +
63 +Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
64 +
65 +* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
66 +* ajouter un renseignement manquant ;
67 +* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
68 +
69 +== Comment faire ? ==
70 +
81 81  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
82 82  1. Recherchez la notice à modifier.
83 83  1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
... ... @@ -94,18 +94,25 @@
94 94  
95 95  = Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
96 96  
97 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
87 +== Objectif ==
98 98  
99 -(% class="box warningmessage" %)
100 -(((
101 -**Points de vigilance : **
89 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
102 102  
103 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
104 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
105 -)))
91 +* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
92 +* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
93 +* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
106 106  
107 -== Source Musée ==
95 +Cette structuration permet :
108 108  
97 +* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
98 +* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
99 +
100 +== Listes liées aux organismes ==
101 +
102 +Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
103 +
104 +=== Source Musée ===
105 +
109 109  (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
110 110  |MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 111  |MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
... ... @@ -113,7 +113,7 @@
113 113  [[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 115  
116 -== Source Données système ==
113 +=== Source Données système ===
117 117  
118 118  (% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
119 119  |(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
... ... @@ -121,8 +121,77 @@
121 121  
122 122  [[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
121 +
122 +(% class="box warningmessage" %)
123 +(((
124 +**Points de vigilance : **
125 +
126 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
127 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
128 +)))
129 +
130 +(% class="box successmessage" %)
131 +(((
132 + **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
133 +)))
134 +
135 += Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
136 +
137 +== Objectif ==
138 +
139 +Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
140 +
141 +* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
142 +* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
143 +* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
144 +
145 +== Fonctionnement des restrictions ==
146 +
147 +La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
148 +
149 +(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
150 +|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
151 +|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
152 +|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
153 +
154 +== Effets de la restriction ==
155 +
156 +* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
157 +* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
158 +
159 +(% class="box warningmessage" %)
160 +(((
161 +Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
162 +)))
163 +
164 +== Paramétrage du compte utilisateur ==
165 +
166 +* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
167 +* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
168 +* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
169 +
170 +[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +
172 +
173 +== Restreindre les accès par groupe ==
174 +
175 +Rôles standard à utiliser :
176 +
177 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
178 +|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
179 +|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
180 +
181 +(% class="box infomessage" %)
182 +(((
183 +**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
184 +
185 +[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +)))
187 +
124 124  
125 125  )))
190 +
191 +
126 126  )))|(% style="width:300px" %)(((
127 127  (% class="box" %)
128 128  (((
... ... @@ -144,9 +144,14 @@
144 144  
145 145  (% class="box" %)
146 146  (((
147 -**Icônes principales**​​​​​​​
148 -
213 +**Icônes principales**
149 149  
215 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
216 +
217 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
218 +
219 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
220 +
150 150  * [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
151 151  
152 152  * [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier