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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 81.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
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À la version 23.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,128 +3,127 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
9 9  
10 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
11 11  
12 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 13  )))
14 14  
15 15  (((
16 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 17  
18 -Dans Flora, les organismes servent à :
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
19 19  
20 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
21 -|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
22 -* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
23 -* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
24 +
25 +(% class="box infomessage" %)
26 +(((
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
24 24  )))
25 -|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
26 -* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
27 -* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
28 -)))
29 -|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
30 -* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
31 -)))
32 -|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
33 -* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
34 -* Définir un site unique pour un musée isolé.
35 -)))
36 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
37 -* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
38 -* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
39 -)))
40 -|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
41 -* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
42 -)))
43 43  
44 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
30 +1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
31 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
33 +1. Vérifiez la notice.
45 45  
46 -= Créer une notice organisme =
35 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52 52  
53 -(% class="box successmessage" %)
54 -(((
55 -**Bonnes pratiques :**
38 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -(((
58 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
59 -* (((
60 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
61 61  
62 -* le champ Code de la fiche organisme,
63 -* et les listes de préfixes.
64 -)))
41 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
67 -)))
68 -)))
69 69  
70 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 += Configurer les préfixe d'inventaire =
71 71  
46 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
72 72  
73 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 +Cela permet :
74 74  
50 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
51 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
75 75  
76 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
77 77  
55 +1. Musée :
78 78  
79 -= Modifier une notice organisme =
57 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
58 +* **MUS_MUSEE.lst**
80 80  
81 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
82 -1. Recherchez la notice à modifier.
83 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
84 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
60 +1. Données système :
85 85  
86 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +* **bib_droits.lst**
63 +* **system : bib_ex_lect.lst**
87 87  
65 +(% class="box warningmessage" %)
66 +(((
67 +Il est important 
68 +)))
88 88  
89 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +(% class="box infomessage" %)
71 +(((
72 +**Conseil technique :**
73 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
90 90  
75 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
76 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
77 +)))
91 91  
92 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
93 93  
81 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
94 94  
95 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
83 +== Fonctionnement ==
96 96  
97 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
85 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
86 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
98 98  
99 -(% class="box warningmessage" %)
100 -(((
101 -**Points de vigilance : **
88 +== Effets de la restriction ==
102 102  
103 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
104 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
105 -)))
90 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
91 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
92 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
93 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
106 106  
107 -== Source Musée ==
95 +(% class="box infomessage" %)
96 +(((
97 +**Remarques importantes :**
108 108  
109 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
110 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
99 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
100 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
101 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
112 112  
113 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +)))
114 114  
106 +== Restreindre les accès par groupe ==
115 115  
116 -== Source Données système ==
108 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
117 117  
118 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
119 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
110 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
111 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
112 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
121 121  
122 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +(% class="box infomessage" %)
115 +(((
116 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
123 123  
118 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +)))
120 +
124 124  
125 125  )))
123 +
124 +
126 126  )))|(% style="width:300px" %)(((
127 127  (% class="box" %)
128 128  (((
... ... @@ -135,26 +135,14 @@
135 135  (((
136 136  **Aller plus loin**
137 137  
138 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
139 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
140 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
141 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
142 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
137 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
138 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
139 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
143 143  )))
144 144  
145 145  (% class="box" %)
146 146  (((
147 147  **Icônes principales**
148 -
149 -* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
150 -
151 -* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
152 -
153 -* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
154 -
155 -* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
156 -
157 -* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
158 158  )))
159 159  
160 160  (((
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