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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 80.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/11 14:47
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À la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 15:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,182 +3,133 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes.** Cette page présente les principales étapes pour :
9 9  
10 -Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
11 11  
12 -Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
13 13  )))
14 14  
15 15  (((
16 -= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
17 17  
18 -Dans Flora, les organismes servent à :
19 +== Objectif ==
19 19  
20 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
21 -|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
22 -* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
23 -* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
24 -)))
25 -|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
26 -* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
27 -* Les agents d’un site ne voient pas les notices des autres sites.
28 -)))
29 -|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.|(% style="width:343px" %)(((
30 -* Export POP d’un musée municipal avec son numéro SMF dédié.
31 -)))
32 -|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
33 -* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
34 -* Définir un site unique pour un musée isolé.
35 -)))
36 -|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
37 -* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
38 -* Ajouter un numéro SMF manquant.
39 -)))
40 -|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
41 -* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
42 -)))
21 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
43 43  
44 -Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
23 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
24 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
25 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
45 45  
46 -= Créer une notice organisme =
47 -
48 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 -1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
50 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52 -
53 -(% class="box successmessage" %)
27 +(% class="box infomessage" %)
54 54  (((
55 -**Bonnes pratiques :**
29 +Bonnes pratiques :
56 56  
57 -(((
58 -* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
59 59  * (((
60 -Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
32 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
61 61  
62 -* le champ Code de la fiche organisme,
63 -* et les listes de préfixes.
34 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
35 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
64 64  )))
65 -
66 -Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
67 67  )))
68 -)))
69 69  
70 -[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 +== Comment faire ? ==
71 71  
72 -
73 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 -
75 -
76 -[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -
79 -= Modifier une notice organisme =
80 -
81 81  1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
82 -1. Recherchez la notice à modifier.
83 -1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
84 -1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
42 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
43 +1. Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
44 +1. Vérifiez la notice.
85 85  
86 -[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 88  
89 -[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 -[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 94  
95 -= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
55 += Configurer les listes =
96 96  
97 -Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
57 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
98 98  
99 -(% class="box warningmessage" %)
100 -(((
101 -**Points de vigilance : **
59 +Cela permet :
102 102  
103 -* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
104 -* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
105 -)))
61 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
62 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
106 106  
107 -(% class="box successmessage" %)
108 -(((
109 - **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
110 -)))
64 +Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
111 111  
112 -== Source Musée ==
66 +1. Musée :
113 113  
114 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
115 -|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
116 -|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
68 +* **MUS_PREFIXENUMINV.lst**
69 +* **MUS_MUSEE.lst**
117 117  
118 -[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 120  
121 -== Source Données système ==
74 +(% start="2" %)
75 +1. Données système :
122 122  
123 -(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
124 -|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
125 -|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
77 +* **bib_droits.lst**
78 +* **bib_ex_lect.lst**
126 126  
127 -[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
130 -= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
131 -
132 -Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
133 -
134 -* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
135 -* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
136 -* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
137 -
138 -La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
139 -
140 -(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
141 -|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
142 -|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
143 -|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
144 -
145 -(% class="wikigeneratedid" %)
146 -La restriction d’accès fait en sorte que l**’utilisateur ne voie que les notices liées à son organisme **et que les **listes de résultats soient automatiquement filtrées** en vue simple ou mosaïque.
147 -
148 148  (% class="box warningmessage" %)
149 149  (((
150 -Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
85 +Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
151 151  )))
152 152  
153 -(% class="wikigeneratedid" %)
154 -Pour que cette restriction soit effective, il faut :
88 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
155 155  
156 -* paramétrer le compte de chaque** utilisateur ;**
157 -* appliquer les filtres appropriés aux **groupes utilisateurs**.
90 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
158 158  
159 -== Paramétrer le compte d'un utilisateur ==
92 +== Fonctionnement ==
160 160  
161 -Pour paramétrer le compte d’un utilisateur, il faut tenir compte des règles suivantes :
94 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
95 +* **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
96 +* **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
162 162  
163 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site à la fois**.
164 -* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant distinct pour chaque site** (avec codes et mots de passe séparés).
165 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les **droits d’accès**.
98 +== Effets de la restriction ==
166 166  
167 -[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
101 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
102 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
103 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
168 168  
105 +(% class="box infomessage" %)
106 +(((
107 +**Remarques importantes :**
169 169  
170 -== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
109 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
110 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
111 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
171 171  
172 -Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
113 +[[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +)))
173 173  
174 -(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
175 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
176 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
116 +== Restreindre les accès par groupe ==
177 177  
178 -[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
179 179  
120 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
121 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
122 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
123 +
124 +(% class="box infomessage" %)
125 +(((
126 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
127 +
128 +[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 +)))
130 +
180 180  
181 181  )))
182 182  
... ... @@ -193,26 +193,14 @@
193 193  (((
194 194  **Aller plus loin**
195 195  
196 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
197 -* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
198 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
199 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
200 -* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
147 +* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
148 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
149 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
201 201  )))
202 202  
203 203  (% class="box" %)
204 204  (((
205 205  **Icônes principales**
206 -
207 -* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
208 -
209 -* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
210 -
211 -* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
212 -
213 -* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
214 -
215 -* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
216 216  )))
217 217  
218 218  (((
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