Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,3 +1,5 @@
	1	+**PAGE EN COURS DE REDACTION**
	2	+
1	1	(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
...	...	@@ -15,16 +15,39 @@
15	15
16	16	Dans Flora, les organismes servent à :
17	17
18		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19		-|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20		-|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21		-|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22		-|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23		-|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24		-|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
	20	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
	21	+|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
	22	+* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
	23	+* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
	24	+)))
	25	+|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
	26	+* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
	27	+* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
	28	+)))
	29	+|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
	30	+* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
	31	+)))
	32	+|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
	33	+* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
	34	+* Définir un site unique pour un musée isolé.
	35	+)))
	36	+|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
	37	+* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
	38	+* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
	39	+)))
	40	+|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
	41	+* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
	42	+)))
25	25
26	26	Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
27	27
	46	+= Créer une notice organisme =
	47	+
	48	+1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
	49	+1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
	50	+1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
	51	+1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
	52	+
28	28	(% class="box successmessage" %)
29	29	(((
30	30	**Bonnes pratiques :**
...	...	@@ -42,13 +42,6 @@
42	42	)))
43	43	)))
44	44
45		-= Créer une notice organisme =
46		-
47		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
48		-1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
49		-1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
50		-1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
51		-
52	52	[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53	53
54	54
...	...	@@ -83,14 +83,9 @@
83	83	**Points de vigilance : **
84	84
85	85	* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
86		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	104	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
87	87	)))
88	88
89		-(% class="box successmessage" %)
90		-(((
91		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
92		-)))
93		-
94	94	== Source Musée ==
95	95
96	96	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
...	...	@@ -108,55 +108,8 @@
108	108
109	109	[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110	110
111		-
112		-= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
113		-
114		-Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
115		-
116		-* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
117		-* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
118		-* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
119		-
120		-La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
121		-
122		-(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
123		-|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
124		-|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
125		-|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
126		-
127		-== Effets de la restriction ==
128		-
129		-* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
130		-* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
131		-
132		-(% class="box warningmessage" %)
133		-(((
134		-Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
135		-)))
136		-
137		-== Paramétrer le compte utilisateur ==
138		-
139		-* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
140		-* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
141		-* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
142		-
143		-[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144		-
145		-
146		-== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
147		-
148		-Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
149		-
150		-(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
151		-|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
152		-|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
153		-
154		-[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155		-
156	156
157	157	)))
158		-
159		-
160	160	)))|(% style="width:300px" %)(((
161	161	(% class="box" %)
162	162	(((