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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 6.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 16:26
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À la version 81.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,58 +1,167 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +**PAGE EN COURS DE REDACTION**
4 4  
5 -= Gestion des organismes =
3 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
6 6  
5 +|(% style="width:840px" %)(((
6 +(% class="box" %)
7 +(((
8 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée.
10 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
9 9  
10 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de "mon musée"), l'export POP (valeur par défaut, demande d'avoir numéro d'agrément SMF).
12 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
13 +)))
11 11  
15 +(((
16 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
12 12  
13 -[[image:1748005406307-139.png]]
18 +Dans Flora, les organismes servent à :
14 14  
15 -= Préfixe associé à un organisme =
20 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
21 +|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
22 +* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
23 +* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
24 +)))
25 +|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
26 +* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
27 +* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
28 +)))
29 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
30 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
31 +)))
32 +|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
33 +* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
34 +* Définir un site unique pour un musée isolé.
35 +)))
36 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
37 +* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
38 +* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
39 +)))
40 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
41 +* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
42 +)))
16 16  
44 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
17 17  
18 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d'inventaires et numéro d'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une même application.
46 += Créer une notice organisme =
19 19  
20 -A notre que ce champ préfixe peut aussi être utilisé, à l'intérieur d'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d'étude...).
48 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
50 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
21 21  
22 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +**Bonnes pratiques :**
23 23  
24 -(% class="\" %)
25 25  (((
26 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
58 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
59 +* (((
60 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
27 27  
28 -* d'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
29 -* de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l'organisme de rattachement de l'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
62 +* le champ Code de la fiche organisme,
63 +* et les listes de préfixes.
30 30  )))
31 31  
66 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
67 +)))
68 +)))
32 32  
33 -= Sécurité d'accès par organisme =
70 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 34  
35 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
36 36  
37 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
73 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
40 40  
41 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
76 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
44 44  
45 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
79 += Modifier une notice organisme =
46 46  
47 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
81 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
82 +1. Recherchez la notice à modifier.
83 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
84 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
48 48  
86 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
51 51  
52 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
89 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
55 55  
56 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
92 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
94 +
95 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
96 +
97 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
98 +
99 +(% class="box warningmessage" %)
100 +(((
101 +**Points de vigilance : **
102 +
103 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
104 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
105 +)))
106 +
107 +== Source Musée ==
108 +
109 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
110 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112 +
113 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +
115 +
116 +== Source Données système ==
117 +
118 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
119 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
121 +
122 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +
58 58  
125 +)))
126 +)))|(% style="width:300px" %)(((
127 +(% class="box" %)
128 +(((
129 +**Sommaire**
130 +
131 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
132 +)))
133 +
134 +(% class="box" %)
135 +(((
136 +**Aller plus loin**
137 +
138 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
139 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
140 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
142 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
143 +)))
144 +
145 +(% class="box" %)
146 +(((
147 +**Icônes principales**
148 +
149 +* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage 
150 +
151 +* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données 
152 +
153 +* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
154 +
155 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
156 +
157 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
158 +)))
159 +
160 +(((
161 +
162 +
163 +
164 +)))
165 +)))
166 +
167 +
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