Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

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...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,37 +1,61 @@
	1	+**PAGE EN COURS DE REDACTION**
	2	+
1	1	(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
	8	+**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7	7
8		-* créer et configurer un nouvel organisme ;
9		-* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
10		-* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
11		-* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
	10	+Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12	12
13		-Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	12	+Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14	14	)))
15	15
16	16	(((
17		-= Créer une notice organisme =
	16	+= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
18	18
19		-== Objectif ==
	18	+Dans Flora, les organismes servent à :
20	20
21		-La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
	20	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
	21	+|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
	22	+* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
	23	+* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
	24	+)))
	25	+|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
	26	+* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
	27	+* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
	28	+)))
	29	+|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
	30	+* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
	31	+)))
	32	+|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
	33	+* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
	34	+* Définir un site unique pour un musée isolé.
	35	+)))
	36	+|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
	37	+* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
	38	+* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
	39	+)))
	40	+|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
	41	+* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
	42	+)))
22	22
23		-* structurer les inventaires,
24		-* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
25		-* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
	44	+Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
26	26
27		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
	46	+= Créer une notice organisme =
28	28
	48	+1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
	49	+1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
	50	+1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
	51	+1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
	52	+
29	29	(% class="box successmessage" %)
30	30	(((
31		-Bonnes pratiques :
	55	+**Bonnes pratiques :**
32	32
33	33	(((
34		-* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
	58	+* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
35	35	* (((
36	36	Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
37	37
...	...	@@ -43,155 +43,62 @@
43	43	)))
44	44	)))
45	45
46		-== Comment faire ? ==
	70	+[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47	47
48		-1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
49		-1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
50		-1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
51		-1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
52	52
53		-[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	73	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54	54
55	55
56		-[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	76	+[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57	57
58	58
59		-[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60		-
61		-
62	62	= Modifier une notice organisme =
63	63
64		-== Objectif ==
65		-
66		-Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
67		-
68		-* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
69		-* ajouter un renseignement manquant ;
70		-* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
71		-
72		-== Comment faire ? ==
73		-
74	74	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
75	75	1. Recherchez la notice à modifier.
76		-1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
	83	+1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
77	77	1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
78	78
79		-[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	86	+[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81	81
82		-[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89	+[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84	84
85		-[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	92	+[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87	87
88	88	= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
89	89
90		-== Objectif ==
	97	+Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
91	91
92		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
93		-
94		-* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
95		-* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
96		-* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
97		-
98		-Cette structuration permet :
99		-
100		-* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
101		-* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
102		-
103		-== Listes liées aux organismes ==
104		-
105		-Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
106		-
107		-=== Source Musée ===
108		-
109		-(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
110		-|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
111		-|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
112		-
113		-[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114		-
115		-
116		-=== Source Données système ===
117		-
118		-(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
119		-|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
120		-|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
121		-
122		-[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123		-
124		-
125	125	(% class="box warningmessage" %)
126	126	(((
127	127	**Points de vigilance : **
128	128
129	129	* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
130		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	104	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
131	131	)))
132	132
133		-(% class="box successmessage" %)
134		-(((
135		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
136		-)))
	107	+== Source Musée ==
137	137
138		-= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
	109	+(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
	110	+|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
	111	+|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
139	139
140		-== Objectif ==
	113	+[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141	141
142		-Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
143	143
144		-* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
145		-* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
146		-* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
	116	+== Source Données système ==
147	147
148		-== Fonctionnement des restrictions ==
	118	+(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
	119	+|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
	120	+|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
149	149
150		-La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
	122	+[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151	151
152		-(% class="active" %)|=(% style="width: 418px;" %)Table concernée|=(% style="width: 461px;" %)Champ utilisé pour la restriction
153		-|(% style="width:418px" %)Biens, Entrées|(% style="width:461px" %)Préfixe musée
154		-|(% style="width:418px" %)Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)|(% style="width:461px" %)Musée
155		-|(% style="width:418px" %)Exemplaires (communication)|(% style="width:461px" %)Site
156		-
157		-== Effets de la restriction ==
158		-
159		-* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
160		-* Les listes de résultats sont **filtrées automatiquement** (fonctionne uniquement avec les vues **liste simple** et **mosaïque**)
161		-
162		-(% class="box warningmessage" %)
163		-(((
164		-Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
165		-)))
166		-
167		-== Paramétrage du compte utilisateur ==
168		-
169		-* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
170		-* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
171		-* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
172		-
173		-[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174		-
175		-
176		-== Restreindre les accès par groupe ==
177		-
178		-Rôles standard à utiliser :
179		-
180		-(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
181		-|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
182		-|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
183		-
184		-(% class="box infomessage" %)
185		-(((
186		-**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
187		-
188		-[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189		-)))
190		-
191	191
192	192	)))
193		-
194		-
195	195	)))|(% style="width:300px" %)(((
196	196	(% class="box" %)
197	197	(((
...	...	@@ -204,22 +204,21 @@
204	204	(((
205	205	**Aller plus loin**
206	206
207		-* [[Présentation des sources et des tables>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
208		-* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
209		-* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
210		-* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
211		-* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
	138	+* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
	139	+* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
	140	+* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
	141	+* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
	142	+* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
212	212	)))
213	213
214	214	(% class="box" %)
215	215	(((
216		-**Icônes principales**
	147	+**Icônes principales**​​​​​​​
	148	+
217	217
218		-* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
219		-* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
220		-* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
221		-* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
222		-* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
	150	+* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
	151	+
	152	+* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
223	223	)))
224	224
225	225	(((