Aller au contenu

Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55
Depuis la version 12.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 14:07
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 83.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/23 10:55
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,76 +3,123 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 +**Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base** grâce à un système structuré autour des **organismes**.
7 7  
8 -* déclarer les organismes dans l’application,
9 -* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 -* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 -* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +Il est ainsi possible de **créer et configurer de nouveaux organismes**, de **définir des préfixes** pour faire coexister plusieurs inventaires, de **limiter les accès **selon l’institution d’appartenance et d’**attribuer les droits** adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
10 +Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
14 += À quoi servent les organismes dans Flora ? =
18 18  
19 -La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
16 +Dans Flora, les organismes servent à :
20 20  
21 -* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 -* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 -* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
18 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 430px;" %)Utilisation dans Flora|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 343px;" %)Cas d'usage
19 +|**Structurer les inventaires**|(% style="width:430px" %)Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).|(% style="width:343px" %)(((
20 +* Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires.
21 +* Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
22 +)))
23 +|**Sécuriser les accès**|(% style="width:430px" %)**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.|(% style="width:343px" %)(((
24 +* Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices.
25 +* Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
26 +)))
27 +|**Préparer les exports réglementaires**|(% style="width:430px" %)Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.|(% style="width:343px" %)(((
28 +* Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
29 +)))
30 +|**Associer des paramètres spécifiques**|(% style="width:430px" %)Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.|(% style="width:343px" %)(((
31 +* Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération.
32 +* Définir un site unique pour un musée isolé.
33 +)))
34 +|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|(% style="width:430px" %)Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).|(% style="width:343px" %)(((
35 +* Modifier le nom d’un musée après un changement administratif.
36 +* Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
37 +)))
38 +|**Déléguer la gestion**|(% style="width:430px" %)Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.|(% style="width:343px" %)(((
39 +* Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.
40 +)))
24 24  
25 -(% class="box infomessage" %)
42 +Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
43 +
44 += Créer une notice organisme =
45 +
46 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
47 +1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
48 +1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
49 +1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
50 +
51 +(% class="box successmessage" %)
26 26  (((
27 -Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
53 +**Bonnes pratiques :**
54 +
55 +(((
56 +* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
57 +* (((
58 +Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
59 +
60 +* le champ Code de la fiche organisme,
61 +* et les listes de préfixes.
28 28  )))
29 29  
30 -[[image:1748005406307-139.png]]
64 +Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
65 +)))
66 +)))
31 31  
32 -= Configurer les préfixe d'inventaire =
68 +[[//Créer un nouvel organisme//>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33 33  
34 -Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
35 35  
36 -Cela permet :
71 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 -* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
40 40  
41 -Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
74 +[[//Résultat → nouvel organisme créé//>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
44 -(((
45 -**Conseil technique :**
46 -Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
47 47  
48 -* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 -* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
50 -)))
77 += Modifier une notice organisme =
51 51  
52 -= Activer la sécurité d'accès par organisme =
79 +1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
80 +1. Recherchez la notice à modifier.
81 +1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
82 +1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
53 53  
54 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
84 +[[//Ex. Recherche du musée//>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
57 57  
58 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
87 +[[//Modifier la notice organisme//>>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
61 61  
62 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
90 +[[//Modification des données et enregistrement//>>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
65 65  
66 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
93 += Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
67 67  
95 +Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
68 68  
69 -== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
97 +(% class="box warningmessage" %)
98 +(((
99 +**Points de vigilance : **
70 70  
71 -Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
101 +* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
102 +* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.
103 +)))
72 72  
73 -**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
105 +== Source Musée ==
74 74  
75 -**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
107 +(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
108 +|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
109 +|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
110 +
111 +[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 +
113 +
114 +== Source Données système ==
115 +
116 +(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
117 +|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
118 +|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
119 +
120 +[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
76 76  )))
77 77  )))|(% style="width:300px" %)(((
78 78  (% class="box" %)
... ... @@ -80,18 +80,27 @@
80 80  **Sommaire**
81 81  
82 82  {{toc depth="1" numbered="true"/}}
83 -
84 -
85 85  )))
86 86  
87 87  (% class="box" %)
88 88  (((
89 89  **Aller plus loin**
135 +
136 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
137 +* [[Gérer les listes>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome||target="_blank"]]
138 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
139 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
140 +* [[Exporter sur POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome||target="_blank"]]
90 90  )))
91 91  
92 92  (% class="box" %)
93 93  (((
94 94  **Icônes principales**
146 +
147 +
148 +* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer 
149 +
150 +* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
95 95  )))
96 96  
97 97  (((
1752582192508-642.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +117.5 KB
Contenu
1752582212109-685.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +146.4 KB
Contenu
1752582222630-568.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +128.4 KB
Contenu
1752582562091-398.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.2 KB
Contenu
1752585517549-268.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.9 KB
Contenu
1752585699671-778.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +189.8 KB
Contenu
1752585897200-332.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +159.1 KB
Contenu
1752586073690-826.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +116.0 KB
Contenu
1752586224832-838.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +121.4 KB
Contenu
1752586992127-846.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +157.1 KB
Contenu
1752589998778-173.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +4.3 KB
Contenu
1752590120682-949.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +129.1 KB
Contenu
1752590192298-517.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +987 bytes
Contenu
1752590320850-171.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +5.0 KB
Contenu
1752590335380-514.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +3.2 KB
Contenu
1752590442341-409.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +3.8 KB
Contenu
1752590537116-638.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +6.2 KB
Contenu
1752646643114-884.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +91.7 KB
Contenu
1752646737024-429.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +121.6 KB
Contenu