Gérer les organismes

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 10:55

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Version 3.5 et ultérieures

Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structuré autour des organismes.

Il est ainsi possible de créer et configurer de nouveaux organismes, de définir des préfixes pour faire coexister plusieurs inventaires, de limiter les accès selon l’institution d’appartenance et d’attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.

Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

À quoi servent les organismes dans Flora ?

Dans Flora, les organismes servent à :

Finalité	Utilisation dans Flora	Cas d'usage
Structurer les inventaires	Permet de gérer plusieurs inventaires distincts dans une même base et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).	Regrouper plusieurs musées dans une base commune tout en séparant leurs inventaires. Gérer un seul musée avec des sous-ensembles (collections spécifiques, dépôts, matériels d’étude)
Sécuriser les accès	Restreint les droits selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.	Chaque musée n’accède qu’à ses propres notices. Les agents d’un site ne peuvent pas modifier les notices des autres sites.
Préparer les exports réglementaires	Associe les organismes aux informations officielles pour les exports réglementaires.	Export POP d’un musée municipal avec son numéro d'agrément SMF.
Associer des paramètres spécifiques	Lie chaque organisme à un code unique, un préfixe d’inventaire, un site de rattachement et des utilisateurs.	Attribuer un préfixe différent pour chaque musée d’une communauté d’agglomération. Définir un site unique pour un musée isolé.
Mettre à jour les informations institutionnelles	Permet de corriger ou compléter les données liées à l’organisme (nom, numéro SMF, rattachement).	Modifier le nom d’un musée après un changement administratif. Ajouter un numéro d'agrément SMF manquant.
Déléguer la gestion	Répartir les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.	Un musée pilote gère la base, tandis que chaque musée partenaire gère ses propres collections.

Chaque organisme est identifié par un code unique, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

Créer une notice organisme

Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur Créer un nouvel organisme.
Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
Vérifiez que la notice est bien enregistrée.

Bonnes pratiques :

Créez l’organisme avant son préfixe.
Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
- le champ Code de la fiche organisme,
- et les listes de préfixes.

Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.

Modifier une notice organisme

Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Recherchez la notice à modifier.
Cliquez sur Modifier la notice.
Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.

*Modification des données et enregistrement*

Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes

Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs sources et listes.

Points de vigilance :

Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement.

Source Musée

Liste	Utilisation
MUS_PREFIXENUMINV.lst	Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
MUS_MUSEE.lst	Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)