L’aide en ligne est intégrée directement dans l’interface de Flora et accompagne les utilisateurs dans la compréhension des champs et des informations attendues lors de la saisie.
Par défaut, elle renvoie vers la documentation du wiki. Les administrateurs ont toutefois la possibilité de la personnaliser afin d’y intégrer les règles, procédures et pratiques propres à leur institution.
L'aide en ligne : un appui à la saisie dans Flora
L’aide en ligne accompagne les utilisateurs dans la compréhension et l’utilisation des champs présents dans les différentes tables de Flora. Elle contribue à garantir une saisie homogène, cohérente et conforme aux pratiques définies par votre institution. Elle complète les documents de référence internes et les procédures métiers du musée. Son objectif est de traduire concrètement ces règles directement dans l’interface de Flora, au plus près des champs utilisés par les équipes au quotidien.
Concrètement, l’aide en ligne permet de :
Expliquer le contenu attendu dans un champ.
Formaliser les règles de saisie propres à l’institution (abréviations autorisées, vocabulaire contrôlé, conventions d’écriture, etc.).
Donner accès à des ressources externes de référence (textes réglementaires, chartes internes, normes, guides méthodologiques).
Harmoniser les pratiques et éviter les erreurs d’interprétation, notamment dans les équipes élargies ou en cas de renouvellement des agents.
Par défaut, l’aide en ligne est redirigée vers l’aide disponible sur le wiki officiel. Cette documentation est actuellement en cours de rédaction et d’enrichissement par l’équipe de Flora Software.
Elle constitue une base commune de référence pour l’ensemble des utilisateurs.
Toutefois, chaque institution a la possibilité d’adapter cette aide à ses propres pratiques.
Personnaliser l'aide en ligne
Lorsqu’un musée crée une aide en ligne personnalisée pour un champ :
le contenu standard issu du wiki est automatiquement masqué
seul le contenu rédigé localement est affiché
Si cette personnalisation est supprimée, l’aide du wiki réapparaît automatiquement.
Cette personnalisation est strictement locale : elle s’applique uniquement à la base de données de l’institution qui l’a créée. Elle ne modifie pas le contenu du wiki et n’a aucun impact sur les autres institutions.
Identifier le nom interne du champ ou du bloc
Pour retrouver le fichier d’aide correspondant, vous devez d’abord identifier le nom interne du champ ou du bloc de champs.
Pour cela :
Faites un clic droit sur le libellé du champ
Choisir Afficher informations
Copiez le nom interne du champ (ligne name)
Clic droit - Afficher informations
Nom interne du champ
Accéder à l'éditeur d'aide en ligne
Rendez-vous dans l'espace de travail Administration, menu Paramétrage, Aide en ligne
Dépliez la rubrique Aide à la saisie
Choisir la source et la table
Utilisez le raccourci clavier Ctrl + F pour ouvrir la barre de recherche
Collez le nom interne que vous avez récupéré
Cliquez sur l’élément trouvé pour ouvrir l’éditeur
Choix de la source Musée et de la table Biens et ensembles
Afficher la barre de recherche avec CTRL+F pour rechercher le champ
Ouverture de l'éditeur
Rédiger l'aide en ligne
L’éditeur fonctionne comme un traitement de texte (type Word) et vous permet d’appliquer différents outils :
Mise en forme du texte : gras, italique, souligné, exposant, indice.
Organisation du contenu : listes à puces, listes numérotées, retrait, alignement.
Styles et formats : titres, styles prédéfinis, choix de la police et de la taille.
Tableaux et images : insertion et gestion de tableaux, ajout d’images.
Pour créer un lien vers un document ou une ressource externe, copiez d’abord l’URL dans un document Word : elle devient un lien bleu cliquable.
Copiez-collez ensuite ce lien dans l’éditeur d’aide en ligne. Il sera reconnu correctement et restera actif.
Sauvegarder la personnalisation
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.
Dès la sauvegarde, l’aide en ligne du wiki disparaît : elle est remplacée par votre aide personnalisée.
Astuce – Conserver l’aide du wiki tout en la personnalisant
Si vous souhaitez adapter l’aide en ligne sans perdre le contenu rédigé sur le wiki, il est recommandé de :
Ouvrir l’aide en ligne par défaut (issue du wiki)
Copier son contenu
Le coller dans l’éditeur d’aide personnalisée
Modifier uniquement les éléments nécessaires
Cette méthode vous permet de conserver la base commune tout en l’enrichissant selon vos pratiques institutionnelles.
Important : Si vous avez activé une personnalisation sans avoir copié le texte initial et que l’aide du wiki n’est plus visible dans l’interface, vous pouvez toujours la retrouver directement sur le wiki, dans la rubrique Aide en ligne sur les champs. Vous pourrez alors en récupérer le contenu et le réintégrer dans votre aide personnalisée.
