Dans Flora, chaque champ ou bloc de champ est accompagné d’une aide en ligne accessible directement depuis une grille de saisie. Par défaut, l’aide affichée provient du wiki.
Elle peut toutefois être personnalisée : chaque institution a la possibilité de créer sa propre aide en ligne afin d’adapter les consignes à ses besoins internes et à sa charte de saisie.
L'aide en ligne : un appui à la saisie dans Flora
L’aide en ligne accompagne les utilisateurs dans la compréhension et l’utilisation des champs présents dans les différentes tables de Flora. Elle contribue à garantir une saisie homogène, cohérente et conforme aux pratiques définies par votre institution. Elle complète les documents de référence internes et les procédures métiers du musée. Son objectif est de traduire concrètement ces règles directement dans l’interface de Flora, au plus près des champs utilisés par les équipes au quotidien.
Concrètement, l’aide en ligne permet de :
Expliquer le contenu attendu dans un champ.
Formaliser les règles de saisie propres à l’institution (abréviations autorisées, vocabulaire contrôlé, conventions d’écriture, etc.).
Donner accès à des ressources externes de référence (textes réglementaires, chartes internes, normes, guides méthodologiques).
Harmoniser les pratiques et éviter les erreurs d’interprétation, notamment dans les équipes élargies ou en cas de renouvellement des agents.
Par défaut, l’aide en ligne est redirigée vers l’aide disponible sur le wiki officiel. Cette documentation est actuellement en cours de rédaction et d’enrichissement par l’équipe de Flora Software.
Elle constitue une base commune de référence pour l’ensemble des utilisateurs.
Toutefois, chaque institution a la possibilité d’adapter cette aide à ses propres pratiques.
Personnaliser l'aide en ligne
Lorsqu’un musée crée une aide en ligne personnalisée pour un champ :
le contenu standard issu du wiki est automatiquement masqué
seul le contenu rédigé localement est affiché
Si cette personnalisation est supprimée, l’aide du wiki réapparaît automatiquement.
Cette personnalisation est strictement locale : elle s’applique uniquement à la base de données de l’institution qui l’a créée. Elle ne modifie pas le contenu du wiki et n’a aucun impact sur les autres institutions.
Identifier le nom interne du champ ou du bloc
Pour retrouver le fichier d’aide correspondant, vous devez d’abord identifier le nom interne du champ ou du bloc de champs.
Pour cela :
Faites un clic droit sur le libellé du champ
Choisir Afficher informations
Copiez le nom interne du champ (ligne name)
Clic droit - Afficher informations
Nom interne du champ
Accéder à l'éditeur d'aide en ligne
Rendez-vous dans l'espace de travail Administration, menu Paramétrage, Aide en ligne
Dépliez la rubrique Aide à la saisie
Choisir la source et la table
Utilisez le raccourci clavier Ctrl + F pour ouvrir la barre de recherche
Collez le nom interne que vous avez récupéré
Cliquez sur l’élément trouvé pour ouvrir l’éditeur
Choix de la source Musée et de la table Biens et ensembles
Afficher la barre de recherche avec CTRL+F pour rechercher le champ
Ouverture de l'éditeur
Rédiger et mettre en forme votre aide
Une fois le champ ou le bloc trouvé, cliquez sur son nom pour ouvrir l’éditeur HTML.
Saisir le contenu
Tapez directement votre texte dans l’éditeur.
Vous pouvez aussi copier-coller l’aide issue du wiki et l’adapter à vos besoins internes.
Bonnes pratiques :
Uniformisez la présentation : adoptez une structure homogène pour toutes vos aides (ex. : définition, usage, remarques).
Soyez clairs et concis : rédigez des explications courtes et immédiatement compréhensibles.
Employez le vocabulaire métier partagé : utilisez les termes définis dans la charte de saisie de votre institution.
Précisez le contexte : indiquez si le champ ou bloc est lié à un processus particulier (inventaire, récolement, prêt, dépôt, restauration).
Ajoutez des exemples concrets : illustrez les valeurs attendues pour éviter toute ambiguïté.
Limitez les redondances : n’intégrez que ce qui est pertinent, sans recopier inutilement l’aide du wiki.
Documentez aussi les blocs de champs : expliquez leur rôle global en plus des champs qu’ils contiennent.
Mettre en forme l’aide
L’éditeur fonctionne comme un traitement de texte (type Word) et vous permet d’appliquer différents outils :
Mise en forme du texte : gras, italique, souligné, exposant, indice.
Organisation du contenu : listes à puces, listes numérotées, retrait, alignement.
Styles et formats : titres, styles prédéfinis, choix de la police et de la taille.
Tableaux et images : insertion et gestion de tableaux, ajout d’images.
Pour créer un lien vers un document ou une ressource externe, copiez d’abord l’URL dans un document Word : elle devient un lien bleu cliquable.
Copiez-collez ensuite ce lien dans l’éditeur d’aide en ligne. Il sera reconnu correctement et restera actif.
Sauvegarder la personnalisation
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.
Dès la sauvegarde, l’aide en ligne du wiki disparaît : elle est remplacée par votre aide personnalisée.
Cette personnalisation ne s’applique que dans votre base institutionnelle et n’a aucun impact sur le wiki ni sur les autres musées.
Bonnes pratiques :
Conservez une mémoire interne : gardez une copie (Word, tableur, etc.) de vos aides personnalisées pour en assurer le suivi et la maintenance lors des mises à jour Flora.
Mettez à jour régulièrement : adaptez vos contenus lorsque vos procédures internes ou règles métier évoluent.
L’exemple ci-dessous illustre le champ Numéro d’inventaire avec une aide en ligne enrichie :
un tableau décrivant les différentes règles d’attribution,
un lien hypertexte vers une référence législative,
du texte courant explicatif,
et un texte en rouge servant à mettre en évidence une information importante.
Cet exemple montre comment exploiter les fonctionnalités de l’éditeur (mise en forme, insertion de tableaux, ajout de liens et de couleurs) pour rendre l’aide plus claire et adaptée aux besoins de l’institution.
Saisie et mise en forme des données
Sauvegarder l'aide en ligne
Contrôler le rendu dans Flora
Une fois votre aide personnalisée sauvegardée, il est essentiel de vérifier son affichage dans les grilles de saisie. Cette étape vous permet de contrôler que le contenu rédigé apparaît bien en contexte et qu’il remplace correctement, le cas échéant, l’aide du wiki.
Faites un clic droit sur le libellé du champ ou du bloc > Afficher aide.
L’ouverture de l’aide, qu’il s’agisse d’un fichier html local ou d’une page du wiki, se fait toujours dans une fenêtre pop-up.
Si la fenêtre ne s’ouvre pas, vérifiez que votre navigateur (Firefox, Safari, Google Chrome ou Edge) autorise les pop-ups pour Flora.
Résultat : affichage de l'aide personnalisée - champ Numéro d'inventaire
Rétablir l’aide par défaut du wiki
Si vous ne souhaitez plus conserver une aide en ligne personnalisée et préférez retrouver l’aide générique fournie par le wiki, procédez comme suit :
Repérez le nom interne du champ ou du bloc à partir de la grille de saisie.
Accédez à l’éditeur d’aides en ligne : Administration > Paramétrage > Aide en ligne.
Dépliez la rubrique « Aide à la saisie » pour afficher la liste des champs.
Choisissez la source (ex. Musées, Bibliothèque, Archives).
Sélectionnez la table dans laquelle se trouve le champ ou le bloc.
Recherchez le champ ou le bloc avec le raccourci clavier Ctrl + F, puis cliquez sur son nom.
Ouvrez l’éditeur HTML associé au champ ou au bloc.
Cliquez sur Delete pour supprimer l’aide personnalisée.
Résultat : l’aide en ligne personnalisée disparaît et l’aide générique du wiki réapparaît automatiquement pour ce champ ou ce bloc.
Repérage nom interne du champ - une infobulle apparait avec le survol du champ
Choix de la source et de la table
Recherche de l'aide en ligne à supprimer avec le nom interne du champ
Paramétrages