Documenter l’aide en ligne

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**PAGE EN COURS DE REDACTION**

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.54 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Dans Flora, chaque **champ ou bloc de champ** est accompagné d’une **aide en ligne **accessible directement depuis une **grille de saisie**. Par défaut, l’aide affichée provient du wiki.

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Elle peut toutefois être personnalisée : chaque institution a la possibilité de** créer sa propre aide en ligne** afin d’adapter les consignes à ses besoins internes et à sa charte de saisie.

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= L'aide en ligne : un appui à la saisie dans Flora =

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L’aide en ligne **accompagne les utilisateurs** dans la compréhension et l’utilisation des champs présents dans les différentes tables de Flora.

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Elle contribue à garantir une saisie homogène, cohérente et conforme aux pratiques définies par votre institution. Elle complète les documents de référence internes et les procédures métiers du musée.

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Son objectif est de traduire concrètement ces règles directement dans l’interface de Flora, au plus près des champs utilisés par les équipes au quotidien.

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Concrètement, l’aide en ligne permet de :

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* **Expliquer le contenu attendu dans un champ**.

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* **Formaliser les règles de saisie propres à l’institution** (abréviations autorisées, vocabulaire contrôlé, conventions d’écriture, etc.).

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* **Donner accès à des ressources externes de référence** (textes réglementaires, chartes internes, normes, guides méthodologiques).

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* **Harmoniser les pratiques et éviter les erreurs d’interprétation**, notamment dans les équipes élargies ou en cas de renouvellement des agents.

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Par défaut, **l’aide en ligne est redirigée vers l’aide disponible sur le wiki officiel**. Cette documentation est actuellement en cours de rédaction et d’enrichissement par l’équipe de Flora Software.

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Elle constitue une **base commune de référence pour l’ensemble des utilisateurs**.

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Toutefois, chaque institution a la possibilité d**’adapter cette aide à ses propres pratiques**.

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= Personnaliser l'aide en ligne =

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Lorsqu’un musée crée une **aide en ligne personnalisée** pour un champ :

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* le contenu standard issu du** wiki est automatiquement masqué**

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* seul le **contenu rédigé localement est affiché**

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Si cette personnalisation est supprimée, l’aide du wiki réapparaît automatiquement.

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Cette **personnalisation est strictement locale** : elle s’applique uniquement à la base de données de l’institution qui l’a créée.

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Elle ne modifie pas le contenu du wiki et n’a aucun impact sur les autres institutions.

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== Identifier le nom interne du champ ou du bloc ==

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Pour retrouver le fichier d’aide correspondant, vous devez d’abord identifier le nom interne du champ ou du bloc de champs.

Pour cela :

1. Faites un **clic droit** sur le libellé du champ

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1. Choisir **Afficher informations**

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1. **Copiez le nom interne **du champ (ligne name)

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[[//Clic droit - Afficher informations//>>image:1744363948510-224.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Nom interne du champ//>>image:1744363968204-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Ouvrir l’éditeur d’aide en ligne ==

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1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration, menu Paramétrage, Aide en ligne**

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1. Dépliez la rubrique** Aide à la saisie**

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1. Choisir la source et la table

1.

[[//Espace de travail **Administration **~> menu **Paramétrage** ~> **Aide en ligne** ~> rubrique** Aide à la saisie**//>>image:1757594385587-551.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Localiser le champ ou le bloc à personnaliser =

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Une fois dans le module d’édition des aides en ligne, vous devez localiser précisément le champ ou le bloc concerné avant de pouvoir le personnaliser. Procédez étape par étape :

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1. **Choisissez la source** (ex. Musées, Bibliothèque, Archives).

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1. **Sélectionnez la table** dans laquelle se trouve le champ ou le bloc à documenter.

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1. **Utilisez le raccourci clavier Ctrl + F** pour ouvrir la barre de recherche.

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1. **Collez le nom interne** que vous avez récupéré (champ ou bloc).

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1. **Cliquez sur l’élément trouvé** pour ouvrir l’éditeur.

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[[//Choix de la **source Musée** et de la **table Biens et ensembles**//>>image:1757595391112-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Recherche **CTRL+F** et clic sur le nom interne du champ **NUM_INVENTAIRE**//>>image:1757595571069-539.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : l'éditeur d'aide en ligne apparait //>>image:1757595726608-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Rédiger et mettre en forme votre aide =

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Une fois le champ ou le bloc trouvé, cliquez sur son nom pour ouvrir l’éditeur HTML.

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(((

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1. **Saisir le contenu**

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* Tapez directement votre texte dans l’éditeur.

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* Vous pouvez aussi copier-coller l’aide issue du wiki et l’adapter à vos besoins internes.

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques : **

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* Uniformisez la présentation : adoptez une structure homogène pour toutes vos aides (ex. : définition, usage, remarques).

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* Soyez clairs et concis : rédigez des explications courtes et immédiatement compréhensibles.

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* Employez le vocabulaire métier partagé : utilisez les termes définis dans la charte de saisie de votre institution.

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* Précisez le contexte : indiquez si le champ ou bloc est lié à un processus particulier (inventaire, récolement, prêt, dépôt, restauration).

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* Ajoutez des exemples concrets : illustrez les valeurs attendues pour éviter toute ambiguïté.

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* Limitez les redondances : n’intégrez que ce qui est pertinent, sans recopier inutilement l’aide du wiki.

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* Documentez aussi les blocs de champs : expliquez leur rôle global en plus des champs qu’ils contiennent.

)))

)))

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(% start="2" %)

1. **Mettre en forme l’aide**

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123

* L’éditeur fonctionne comme un traitement de texte (type Word) et vous permet d’appliquer différents outils :

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** **Mise en forme du texte** : gras, italique, souligné, exposant, indice.

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** **Organisation du contenu** : listes à puces, listes numérotées, retrait, alignement.

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** **Styles et formats** : titres, styles prédéfinis, choix de la police et de la taille.

127

** **Tableaux et images** : insertion et gestion de tableaux, ajout d’images.

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** **Éléments enrichis** : caractères spéciaux, symboles.

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** **Outils pratiques** : correcteur orthographique, recherche/remplacement, annuler/rétablir, affichage du code source.

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(% class="box warningmessage" %)

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**Point d’attention : insérer des liens**

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* Pour créer un lien vers un document ou une ressource externe, copiez d’abord l’URL dans un document Word : elle devient un lien bleu cliquable.

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* Copiez-collez ensuite ce lien dans l’éditeur d’aide en ligne. Il sera reconnu correctement et restera actif.

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(((

(% start="3" %)

1. **Sauvegarder la personnalisation**

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* Cliquez sur **Sauvegarder** pour enregistrer vos modifications.

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* Dès la sauvegarde, l’aide en ligne du wiki disparaît : elle est remplacée par votre aide personnalisée.

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* Cette personnalisation ne s’applique que dans votre base institutionnelle et n’a aucun impact sur le wiki ni sur les autres musées.

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques : **

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* Conservez une mémoire interne : gardez une copie (Word, tableur, etc.) de vos aides personnalisées pour en assurer le suivi et la maintenance lors des mises à jour Flora.

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* Mettez à jour régulièrement : adaptez vos contenus lorsque vos procédures internes ou règles métier évoluent.

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)))

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>(% class="small" %)L’exemple ci-dessous illustre le champ **Numéro d’inventaire** avec une aide en ligne enrichie :

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>(% class="small" %)un **tableau** décrivant les différentes règles d’attribution,

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>(% class="small" %)un **lien hypertexte** vers une référence législative,

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(((

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>(% class="small" %)du **texte courant** explicatif,

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>(% class="small" %)et un **texte en rouge** servant à mettre en évidence une information importante.

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)))

>(% class="small" %)Cet exemple montre comment exploiter les fonctionnalités de l’éditeur (mise en forme, insertion de tableaux, ajout de liens et de couleurs) pour rendre l’aide plus claire et adaptée aux besoins de l’institution.

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[[//Saisie et mise en forme des données//>>image:1757596818102-351.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Sauvegarder l'aide en ligne//>>image:1757597668258-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Contrôler le rendu dans Flora =

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Une fois votre aide personnalisée sauvegardée, il est essentiel de** vérifier son affichage** dans les grilles de saisie. Cette étape vous permet de **contrôler que le contenu rédigé apparaît bien en contexte** et qu’il remplace correctement, le cas échéant, l’aide du wiki.

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Faites un clic droit sur le libellé du champ ou du bloc > **Afficher aide. **

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L’ouverture de l’aide, qu’il s’agisse d’un fichier html local ou d’une page du wiki, se fait toujours dans une fenêtre **pop-up**.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Si la fenêtre ne s’ouvre pas, vérifiez que votre navigateur (**[[Firefox>>https://support.mozilla.org/fr/kb/parametres-exceptions-depannage-blocage-popup||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]**, **[[Safari>>https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/ibrwe2159f50/mac||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]**, **[[Google Chrome>>https://support.google.com/chrome/answer/95472?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]** ou**[[ Edge>>https://support.microsoft.com/fr-fr/windows/modifier-les-param%C3%A8tres-de-s%C3%A9curit%C3%A9-et-de-confidentialit%C3%A9-pour-internet-explorer-11-9528b011-664c-b771-d757-43a2b78b2afe||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]**) autorise les pop-ups pour Flora.

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)))

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[[//Résultat : affichage de l'aide personnalisée - champ** Numéro d'inventaire**//>>image:1757597985000-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% id="cke_bm_851S" style="display:none" %)

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= Rétablir l’aide par défaut du wiki =

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Si vous ne souhaitez plus conserver une aide en ligne personnalisée et préférez retrouver l’aide générique fournie par le wiki, procédez comme suit :

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1. **Repérez le nom interne** du champ ou du bloc à partir de la grille de saisie.

202

1. **Accédez à l’éditeur d’aides en ligne** : Administration > Paramétrage > Aide en ligne.

203

1. **Dépliez la rubrique « Aide à la saisie »** pour afficher la liste des champs.

204

1. **Choisissez la source** (ex. Musées, Bibliothèque, Archives).

205

1. **Sélectionnez la table** dans laquelle se trouve le champ ou le bloc.

206

1. **Recherchez le champ ou le bloc** avec le raccourci clavier Ctrl + F, puis cliquez sur son nom.

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1. **Ouvrez l’éditeur HTML** associé au champ ou au bloc.

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1. **Cliquez sur Delete** pour supprimer l’aide personnalisée.

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**Résultat :** l’aide en ligne personnalisée disparaît et l’aide générique du wiki réapparaît automatiquement pour ce champ ou ce bloc.

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[[//Repérage nom interne du champ - une infobulle apparait avec le survol du champ//>>image:1757599364051-795.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Choix de **la source** et de la** table**//>>image:1757599467798-396.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Recherche de l'aide en ligne à supprimer avec le nom interne du champ//>>image:1757599482084-563.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Suppression de l'aide en ligne personnalisée//>>image:1757599570577-172.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : l'aide en ligne du wiki réapparait//>>image:1757600036454-769.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]

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* [[Insérer un document interne pour accueil>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Documents de référence sur page d'aide.WebHome||target="_blank"]]

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* (((

243

[[Saisir dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)