Pourquoi gérer des listes dans Flora ?

Pour les administrateurs, la gestion des listes est fondamentale.

Elle leur permet d’adapter la base aux évolutions documentaires de la structure en toute autonomie. En gardant la main sur ces ajustements, l’administrateur assure la souplesse de saisie pour les équipes tout en préservant la cohérence globale de la base.

Cas d'usage : 

Un nouveau musée rejoint la base → création d’un préfixe correspondant pour les biens et les entrées, mise à jour de la liste des musées acquéreurs, etc.

Un terme manque dans une liste → ajout immédiat par l’administrateur.

L’ordre ou l’organisation d’une liste n’est pas pertinent → possibilité de réorganiser selon les besoins.

En parallèle, les utilisateurs rencontrent deux situations principales lors de la saisie :

• Listes ouvertes : ils peuvent ajouter de nouveaux termes, mais leurs droits restent très limités. Toute correction, réorganisation ou suppression relève de l’administrateur.
• Listes fermées : ils ne peuvent rien ajouter. Seul l’administrateur peut enrichir ou modifier la liste à la demande.

Cette différence explique pourquoi la gestion des listes est encadrée : marge d’action restreinte pour les utilisateurs, autonomie élargie pour les administrateurs.

Toutes les listes n’offrent pas les mêmes possibilités de modification.
Elles se répartissent en trois catégories :

Modifier les listes de contrôle

Lorsqu’une liste est modifiable, il reste indispensable de procéder avec méthode.
Chaque étape – de l’identification de la liste à la sauvegarde des changements – garantit la fiabilité des données et évite les erreurs courantes.

Repérer le nom de la liste à modifier

1. Dans la grille de saisie, effectuez un clic droit sur le champ.
2. Choisissez l’option Afficher informations.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, rendez-vous dans la section Controls.
4. Repérez la ligne Liste = … : c’est le nom technique de la liste.
5. Notez ce nom : il vous servira à retrouver la liste dans l'espace de travail administration.

Retrouver la liste à modifier

1. Rendez-vous dans Administration > Données > Listes.
2. Sélectionnez la source de données (ex. : Musée).
3. Faites défiler jusqu’à trouver la liste recherchée.
4. Cliquez sur son libellé pour l’ouvrir.

Ex. La liste recherchée est MUS_PREFIXENUMINV.lst

Entrer en modification

Cliquez sur l’icône crayon dans la barre d’outils pour activer l’édition.

Ajouter un terme

1. Cliquez sur  pour ajouter une nouvelle ligne.
2. Renseignez uniquement le libellé (ne touchez jamais au code).

Modifier un terme

1. Placez-vous sur le libellé à modifier et saisissez la nouvelle valeur.
2. Ne modifiez jamais le code associé.

Supprimer un terme

1. Avant de supprimer un terme, assurez-vous qu’il n’est utilisé dans aucune notice en lançant une recherche experte sur le champ concerné.
   • Si le terme est encore présent, procédez d’abord à une modification par lot pour le retirer des notices.
   • Ce n’est qu’une fois cette opération faite que vous pouvez supprimer le terme de la liste.

   • Pensez aussi à vérifier toutes les tables concernées : certaines listes sont utilisées dans plusieurs tables à la fois (Ex. MUS_PREFIXENUMINV.lst)

2. Sélectionnez le terme à supprimer (case à cocher).
3. Cliquez sur l’icône supprimer.

Erreur fréquente : supprimer un terme encore utilisé. Son code subsiste alors dans les notices, ce qui génère des anomalies d’affichage et des données impropres.

Réorganiser les termes

L’ordre des termes dans une liste peut être ajusté pour en faciliter la lecture ou la saisie.
Deux approches sont possibles : un déplacement manuel ou un tri automatique.

• Déplacez-les manuellement avec les flèches.
• Ou appliquez un tri automatique (alphabétique ou par code).
• Pour le tri alphabétique, cochez l’option Trier sur le libellé.

Sauvegarder ou annuler les modifications

Une fois vos modifications effectuées sur une liste, vous disposez de plusieurs options :

• Valider les modifications en cours (cette action ne les enregistre pas définitivement).
• Abandonner pour annuler les changements.
• Sauvegarder définitivement avec l’icône disquette.

Valider permet de confirmer une étape, mais seule l’action Sauvegarder avec la disquette enregistre réellement les modifications dans la base.

Bonnes pratiques : 

• Après la sauvegarde définitive, déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour voir les changements immédiatement appliqués. 

Retourner au choix des listes

Quand vous avez terminé la consultation ou l’édition d’une liste, vous pouvez revenir à l’index de toutes les listes.

• Cliquez sur l’icône  
• Vous êtes renvoyé vers l’écran de sélection

Bonnes pratiques :

• Si des modifications sont en cours, validez ou abandonnez, puis sauvegardez définitivement avant de revenir au choix des listes, sinon vos changements seront perdus.