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Version 49.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/16 16:32
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Cécile Vinoche 5.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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Cécile Vinoche 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 7.1 6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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Cécile Vinoche 5.1 8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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Cécile Vinoche 5.1 11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
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Cécile Vinoche 8.1 17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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Cécile Vinoche 8.1 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
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Cécile Vinoche 43.1 21 La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
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Cécile Vinoche 7.1 23 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
Cécile Vinoche 15.1 26 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Cécile Vinoche 7.1 27 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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Cécile Vinoche 7.1 29 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
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Cécile Vinoche 11.1 31 >(% class="small" %)Cas d'usage :
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Cécile Vinoche 14.1 34 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
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Cécile Vinoche 14.1 38 >(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
Cécile Vinoche 5.1 39
Cécile Vinoche 14.1 40 >(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
Cécile Vinoche 7.1 41
Cécile Vinoche 14.1 42 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
Cécile Vinoche 17.1 43 )))
Cécile Vinoche 7.1 44
Cécile Vinoche 24.1 45 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
Cécile Vinoche 17.1 46
47 Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
48
49 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
Cécile Vinoche 18.1 55 Bonnes pratiques :
Cécile Vinoche 17.1 56
Cécile Vinoche 45.1 57 * Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 * Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 * **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 * **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 * **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 * Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
Cécile Vinoche 5.1 63 )))
Cécile Vinoche 8.1 64
Cécile Vinoche 25.1 65 = Créer une grille de saisie =
Cécile Vinoche 8.1 66
Cécile Vinoche 40.1 67 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68
Cécile Vinoche 27.1 69 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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Cécile Vinoche 26.1 71 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
Cécile Vinoche 8.1 72
Cécile Vinoche 28.1 73 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
Cécile Vinoche 27.1 74 1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
Cécile Vinoche 26.1 75 1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
Cécile Vinoche 27.1 77 1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
Cécile Vinoche 26.1 78 1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
Cécile Vinoche 18.1 81
Cécile Vinoche 28.1 82 (% class="box successmessage" %)
83 (((
Cécile Vinoche 29.1 84 **Bonnes pratiques : **
85
86 Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87
88 * choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
Cécile Vinoche 28.1 90 )))
91
Cécile Vinoche 26.1 92 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 26.1 95 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 26.1 98 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 23.1 99
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Cécile Vinoche 26.1 101 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102
103
104 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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107 [[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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110 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
Cécile Vinoche 40.1 113 == Créer la grille ==
Cécile Vinoche 26.1 114
Cécile Vinoche 43.1 115 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
Cécile Vinoche 26.1 116
Cécile Vinoche 29.1 117 1. (((
118 **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
Cécile Vinoche 26.1 119
Cécile Vinoche 35.1 120 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
Cécile Vinoche 29.1 121 * Choisissez ensuite la **table cible**.
122 )))
Cécile Vinoche 31.1 123 1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
Cécile Vinoche 35.1 124 1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
Cécile Vinoche 37.1 125 1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
Cécile Vinoche 29.1 126 1. (((
127 **Ajoutez les champs** de votre modèle :
Cécile Vinoche 28.1 128
Cécile Vinoche 29.1 129 * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
Cécile Vinoche 31.1 130 * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
Cécile Vinoche 29.1 131 )))
132 1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
Cécile Vinoche 28.1 133
Cécile Vinoche 32.1 134 (% class="box successmessage" %)
135 (((
136 **Bonnes pratiques** : 
Cécile Vinoche 29.1 137
Cécile Vinoche 45.1 138 * **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 * **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Cécile Vinoche 33.1 140 * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
Cécile Vinoche 32.1 141 )))
Cécile Vinoche 29.1 142
Cécile Vinoche 38.1 143 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 29.1 144
Cécile Vinoche 32.1 145
Cécile Vinoche 37.1 146 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 147
148
Cécile Vinoche 37.1 149 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 150
151
Cécile Vinoche 37.1 152 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 33.1 153
154
Cécile Vinoche 38.1 155 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 34.1 156
157
Cécile Vinoche 41.1 158 == Configurer les champs ==
Cécile Vinoche 36.1 159
Cécile Vinoche 43.1 160 Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
Cécile Vinoche 37.1 161
Cécile Vinoche 43.1 162 Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
Cécile Vinoche 37.1 163
Cécile Vinoche 43.1 164 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
165 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
166 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
167 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
Cécile Vinoche 46.1 168 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
Cécile Vinoche 37.1 169
Cécile Vinoche 45.1 170 Pour configurer un champ :
Cécile Vinoche 38.1 171
Cécile Vinoche 45.1 172 1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
173 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
174 1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
175 1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
Cécile Vinoche 39.1 176
Cécile Vinoche 45.1 177 (% class="box successmessage" %)
178 (((
Cécile Vinoche 46.1 179 Bonnes pratiques :
180
181 * Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
182 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
183 * Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
184 * Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
185 * Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
Cécile Vinoche 45.1 186 )))
Cécile Vinoche 40.1 187
Cécile Vinoche 45.1 188 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 42.1 189
190
Cécile Vinoche 45.1 191 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 43.1 192
193
Cécile Vinoche 48.1 194 == Affecter la grille aux utilisateurs ==
Cécile Vinoche 43.1 195
Cécile Vinoche 47.1 196 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
Cécile Vinoche 43.1 197
Cécile Vinoche 49.1 198 1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
199 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
200 1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
201 1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
202 1. **Sélectionnez la table** concernée.
203 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
204 1. **Appliquez les modifications**.
205 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
Cécile Vinoche 44.1 206
Cécile Vinoche 49.1 207 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 45.1 208
Cécile Vinoche 47.1 209 ----
Cécile Vinoche 45.1 210
Cécile Vinoche 49.1 211 [[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 47.1 212
213
214
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216
Cécile Vinoche 8.1 217
218 )))
Cécile Vinoche 5.1 219 )))|(% style="width:300px" %)(((
220 (% class="box" %)
221 (((
222 **Sommaire**
Cécile Vinoche 22.1 223
224 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 5.1 225 )))
226
227 (% class="box" %)
228 (((
229 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 20.1 230
Cécile Vinoche 21.1 231 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Cécile Vinoche 30.1 232 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 5.1 233 )))
234
235 (% class="box" %)
236 (((
237 **Icônes principales**
238 )))
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240 (((
Cécile Vinoche 6.1 241
Cécile Vinoche 5.1 242
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