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Version 37.1 par Cécile Vinoche le 2025/09/16 11:24
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Cécile Vinoche 5.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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4 (% class="box" %)
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Cécile Vinoche 7.1 6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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Cécile Vinoche 5.1 8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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Cécile Vinoche 5.1 11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
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Cécile Vinoche 8.1 17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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Cécile Vinoche 8.1 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
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Cécile Vinoche 8.1 21 La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
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23 Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
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Cécile Vinoche 7.1 25 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
Cécile Vinoche 15.1 28 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Cécile Vinoche 7.1 29 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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Cécile Vinoche 7.1 31 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
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Cécile Vinoche 11.1 33 >(% class="small" %)Cas d'usage :
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Cécile Vinoche 14.1 36 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
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Cécile Vinoche 14.1 40 >(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
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Cécile Vinoche 14.1 42 >(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
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Cécile Vinoche 14.1 44 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
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Cécile Vinoche 24.1 47 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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49 Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
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51 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
53 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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Cécile Vinoche 18.1 57 Bonnes pratiques :
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Cécile Vinoche 19.1 59 * Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
Cécile Vinoche 17.1 60 * Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 * **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 * **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 * **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 * Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
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Cécile Vinoche 25.1 67 = Créer une grille de saisie =
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Cécile Vinoche 27.1 69 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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Cécile Vinoche 26.1 71 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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Cécile Vinoche 28.1 73 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
Cécile Vinoche 27.1 74 1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
Cécile Vinoche 26.1 75 1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
Cécile Vinoche 27.1 77 1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
Cécile Vinoche 26.1 78 1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
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Cécile Vinoche 29.1 84 **Bonnes pratiques : **
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86 Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
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88 * choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
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91
Cécile Vinoche 26.1 92 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 26.1 95 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 26.1 98 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 26.1 101 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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104 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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106
107 [[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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110 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 29.1 113 == Créer la grille et paramétrer ses champs ==
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Cécile Vinoche 29.1 115 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
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118 **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
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Cécile Vinoche 35.1 120 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
Cécile Vinoche 29.1 121 * Choisissez ensuite la **table cible**.
122 )))
Cécile Vinoche 31.1 123 1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
Cécile Vinoche 35.1 124 1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
Cécile Vinoche 37.1 125 1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
Cécile Vinoche 29.1 126 1. (((
127 **Ajoutez les champs** de votre modèle :
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Cécile Vinoche 29.1 129 * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
Cécile Vinoche 31.1 130 * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
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Cécile Vinoche 31.1 132 1. (((
133 **Configurez les champs** :
134
135 * cochez les champs **obligatoires** ou jugés **importants**,
136 * paramétrez les **champs à liste** (définissez s’ils sont **éditables ou non éditables**).
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Cécile Vinoche 29.1 138 1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
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142 **Bonnes pratiques** : 
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Cécile Vinoche 33.1 144 * **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
145 * **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
146 * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
147 * **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
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Cécile Vinoche 37.1 150 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 37.1 153 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 37.1 156 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 37.1 159 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Cécile Vinoche 5.1 171 )))|(% style="width:300px" %)(((
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174 **Sommaire**
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176 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 5.1 177 )))
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180 (((
181 **Aller plus loin**
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Cécile Vinoche 21.1 183 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Cécile Vinoche 30.1 184 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
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Cécile Vinoche 4.1 209 Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
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211 [[image:1744032578836-556.png]]
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213 //La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
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215 Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
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217 [[image:1744032650325-591.png]]
218
219 //L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
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221 Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
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223 [[image:1744032706632-723.png]]
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225 //Le scénario est attribué à un profil de saisie//
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