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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/08/24 17:09
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Cette rubrique rassemble des **exemples concrets de recherche générique** dans Flora, rencontrés en situation réelle. Chaque cas présente un **contexte pratique**, suivi de l’**objectif poursuivi**.
7 \\Qu’il s’agisse d’identifier des notices non liées, de repérer des paniers à supprimer ou d’enchaîner plusieurs critères de recherche, ces cas visent à illustrer **comment mobiliser efficacement les outils de recherche générique de Flora** (recherche multicritères, par liens, opérateurs logiques, filtres avancés…).
8 \\Ces exemples sont autant de modèles réutilisables pour affiner vos interrogations et mieux exploiter les données du système.
9 )))
10
11 (((
12 = Table des biens =
13
14 == Repérer les biens disposant d’une estimation complémentaire à une date définie ==
15
16 === Objectif ===
17
18 Identifier tous les biens ayant au moins une **estimation complémentaire** à partir de 2024.
19
20 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
21
22 Ce lien et cette information ne sont pas accessibles via la recherche standard sur la table Biens.
23
24 === Comment faire ? ===
25
26 1. Rendez-vous dans **Administration > Données > Recherche**, onglet **Par liens**.
27 1. **Source** : Musée
28 1. **Table principale** : Biens et ensembles
29 1. **Sens du lien** : Référencé dans
30 1. **Table liée** : Musée - Estimation
31 1. Recherchez sur l'index **Date de l’estimation**
32
33 [[//Choix source **musée** et table** biens et ensembles**//>>image:1752239077178-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34
35
36 [[//Critère de recherche appliqué sur l'index** date d'estimation** (table **estimation**)//>>image:1752239658546-393.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37
38
39 == Identifier les biens liés à des photos sans visuel ==
40
41 === Objectif ===
42
43 Repérer les biens liés à des notices **photos sans fichiers photos associés**.
44
45 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
46
47 Cette recherche n’est pas faisable dans la recherche standard de Flora.
48
49 === Comment faire ? ===
50
51 1. Rendez-vous dans **Administration > Données > Recherche**, onglet **Par liens**.
52 1. **Source** : Musée
53 1. **Table principale** : Biens et ensembles
54 1. **Sens du lien** : Référence
55 1. **Table liée** : Musée - Photo
56 1. Utilisez les index **UNIQUE_KEY** (table des biens) et **Type de documents lié** (table photothèque)
57
58 [[//Choix source **musée** et table** biens et ensembles**//>>image:1752240061707-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59
60
61 [[//Critère de recherche appliqué sur les index **UNIQUE_KEY** (table** biens et ensembles**) et **Type de document lié** (table **photothèque**).//>>image:1732533689128-630.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62
63
64 == Repérer les biens non versés à l’inventaire réglementaire ==
65
66 === Objectif ===
67
68 Identifier les biens qui **n’ont pas encore été versés au registre d’inventaire**, avec éventuellement un filtre sur l’année, le préfixe musée ou le type de bien.
69
70 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
71
72 Le lien entre biens et registre n’est pas interrogeable dans les recherches standard.
73
74 === Comment faire ? ===
75
76 1. Rendez-vous dans **Administration > Données > Recherche**, onglet **Par liens**.
77 1. **Source** : Musée
78 1. **Table principale** : Biens et ensembles
79 1. **Sens du lien** : Référencé dans et Référence
80 1. **Tables liées** : Musée - Registre d’inventaire réglementaire et Musée - Entrées
81 1. (((
82 Recherchez via **plusieurs index **pour affiner par :
83
84 * Préfixe
85 * Date d’acquisition
86 * Type de bien
87 )))
88
89 >(% class="small" %)Ex. Rechercher toutes les notices du Musée Flora (préfixe MUSFLORA) non versées à l’inventaire réglementaire, dont la date d’acquisition est postérieure ou égale à 2002.
90
91 [[//Choix source **musée** et table** biens et ensembles**//>>image:1752561341911-279.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92
93
94 [[//Critères de recherche appliqués sur les index **UNIQUE_KEY** (table** biens et ensembles** et **registre d'inventaire réglementaire**),** Date d'acquisition** (table **entrées**) et **Préfixe musée** (table** biens et ensembles**)//>>image:1734078563525-215.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95
96
97 [[//Variante de recherche : ajout d'un filtre sur l'index **Type de bien **(table** biens et ensembles**)//>>image:1734078654474-714.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98
99
100 = Table des registres =
101
102 == Identifier les biens radiés de l’inventaire ==
103
104 === Objectif ===
105
106 Trouver les biens ayant une **mention de radiation**, à partir du lien avec le registre.
107
108 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
109
110 Dans Flora, il n’existe **ni table dédiée aux biens radiés**, ni possibilité de croiser, dans les recherches standard, les données du **registre** avec le champ **Mention de radiation** des biens. ** Seule la recherche générique par liens** permet ce type de requête croisée, via l’espace Administration.
111
112 === Comment faire ? ===
113
114 1. Rendez-vous dans **Administration > Données > Recherche**, onglet **Par liens** :
115 1. **Source** : Musée
116 1. **Table principale** : Registre d’inventaire réglementaire
117 1. **Sens du lien** : Référence
118 1. **Table liée** : Musée - Biens et ensembles
119 1. Index à interroger : **Mention de radiation**
120
121 [[//Choix source **musée** et table** registre d'inventaire réglementaire**//>>image:1752562180828-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122
123
124 [[//Critère de recherche appliqué sur l'index** Mention de radiation** (table **biens et ensembles**)//>>image:1719323432871-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125
126
127 = Autorité personnes =
128
129 == Identifier les donateurs-vendeurs dans la table des personnes ==
130
131 === Objectif ===
132
133 Retrouver toutes les personnes citées comme **donateur-vendeur** dans les notices d’entrée.
134
135 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
136
137 La recherche standard sur la table Personnes ne permet pas de recherche par liens.
138
139 === Comment faire ? ===
140
141 1. Rendez-vous dans **Administration > Données > Recherche**, onglet **Par liens**.
142 1. **Source** : Musée
143 1. **Table principale** : Personnes
144 1. **Sens du lien** : Référencé dans
145 1. **Table liée** : Entrées
146 1. Recherchez sur l'index **Donateur-vendeur**.
147
148 [[//Choix de la source **musée** et de la table **personnes**//>>image:1752239028147-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149
150
151 [[//Critère de recherche appliqué sur l'index** Donateur, vendeur** (table entrées)//>>image:1719308482001-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152
153
154 = Table des paniers =
155
156 == Rechercher et supprimer les paniers d'autres utilisateurs ==
157
158 Lorsqu’un utilisateur quitte la structure, les paniers qu’il avait partagés restent visibles et peuvent encombrer la liste commune. **Leur suppression permet d’alléger l’affichage et de rendre la navigation plus claire.**
159
160 === Objectif ===
161
162 * Assurer la lisibilité de la liste des paniers pour tous les utilisateurs.
163 * Maintenir un environnement de travail clair et sans doublons.
164 * Faciliter la navigation en supprimant les paniers devenus obsolètes.
165
166 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
167
168 Cette opération n’est possible que via la recherche générique car seuls les **administrateurs fonctionnels **disposent des droits nécessaires pour retrouver et supprimer les paniers créés par d’autres utilisateurs.
169
170 === Comment faire ? ===
171
172 1. Rendez-vous dans **Administration** > **Données** > **Recherche.**
173 1. Choisissez la **source** Données système et la **table** Paniers, puis valider.
174 1. Dans les critères de recherche, choisissez l’index UNIQUE_KEY.
175 1. Utilisez la **troncature** pour afficher tous les paniers.
176
177 [[//Choix de la source// //**données systèmes** et de la table **paniers**//>>image:1752223244978-743.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 [[//Recherche sur tous les paniers de la base de données//>>image:1752226235186-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181
182
183 [[//Recherche sur les paniers d'un utilisateur//>>image:1752226291912-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
185
186 === Supprimer un panier ===
187
188 1. Ouvrez la notice du panier.
189 1. Cliquez sur la **croix** de suppression.
190
191 [[//Ouverture d'une notice de panier//>>image:1752223734176-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192
193
194 [[//Suppression du panier//>>image:1752223764836-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195
196
197 === Supprimer plusieurs paniers en lot ===
198
199 1. Depuis la liste des résultats, **cochez les paniers** à supprimer.
200 1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches.**
201 1. Choisissez l’action **Supprimer les notices.**
202 1. Lancez et confirmez le traitement.
203
204 [[//Sélection des paniers à supprimer//>>image:1752223651192-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206
207 [[//Lancement et confirmation de la suppression//>>image:1752224172035-769.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208
209
210 [[//Paniers supprimés//>>image:1752224392789-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 == Rechercher et modifier les types de paniers ==
214
215 (% class="mark small" %)**Version 4.7 et ultérieures**
216
217 === Objectif ===
218
219 * Donner aux **administrateurs** la possibilité de gérer en autonomie les types de paniers existants.
220 * Corriger les libellés lorsqu’ils ne sont pas clairs ou homogènes.
221 * Supprimer les types obsolètes ou en doublon afin d’assurer la cohérence de la base.
222
223 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
224
225 Cette opération n’est possible que via la recherche générique car seuls les **administrateurs fonctionnels **disposent des droits nécessaires pour rechercher, modifier et supprimer les types de paniers.
226
227 === Comment faire ? ===
228
229 1. Rendez-vous dans **Administration** > **Données** > **Recherche.**
230 1. Choisissez la **source** Données système et la **table** Type de panier, puis valider.
231 1. Dans les critères de recherche, choisissez l’index UNIQUE_KEY.
232 1. Utilisez la **troncature** pour afficher tous les types de paniers.
233 1. Lancez la recherche.
234 1. (((
235 Une fois la recherche effectuée :
236 )))
237
238 * Vous pouvez **supprimer par lot** plusieurs types obsolètes.
239 * Ou **modifier unitairement** un libellé directement depuis la notice du type concerné.
240
241 [[//Choix de la source// //**données systèmes** et de la table **type de panier**//>>image:1759405914834-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 )))
243
244 (((
245
246
247
248
249
250 [[//Recherche sur tous les types de paniers de la base de données//>>image:1759406029923-199.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[//Liste de résultats : choix d'un type de panier à modifier//>>image:1759406086513-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 [[//Modifier la notice type de panier //>>image:1759406117034-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 = GED =
260
261 == Connaître la répartition des fichiers selon leur table d’association ==
262
263 === Objectif ===
264
265 * **Comptabiliser le nombre de fichiers associés à chaque table**
266 * **Obtenir une vision globale de l’utilisation et du stockage des fichiers documents** dans la base
267 * **Faciliter l’analyse de la volumétrie des fichiers**, notamment dans le cadre d’une reprise de données, d’une migration ou d’un diagnostic de la base.
268
269 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
270
271 Pour effectuer cette recherche, il est nécessaire de passer par la **Recherche générique**. Il s’agit du seul espace de recherche permettant d’interroger la **source GED** et la **table Documents**.
272
273 === Comment faire ? ===
274
275 1. Rendez-vous dans **Administration** > **Données** > **Recherche.**
276 1. Choisissez la **source** GED et la **table** Document, puis valider.
277 1. Dans les critères de recherche, choisissez l’index Table associée.
278 1. Sélectionnez la ou les tables d’association sur lesquelles vous souhaitez effectuer la recherche.
279 1. Lancez la recherche.
280
281 [[Choix de la source GED et de la table Document>>image:1787582325133-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282
283
284 [[Rechercher les fichiers associés à la table Autres Documents>>image:1787582478048-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285
286
287 == Connaître la répartition des fichiers par type de document ==
288
289 === Objectif ===
290
291 * **Identifier les différents types de documents utilisés** dans la GED
292 * **Comptabiliser les fichiers correspondant à chaque type de document**
293
294 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
295
296 Pour effectuer cette recherche, il est nécessaire de passer par la **Recherche générique**. Il s’agit du seul espace de recherche permettant d’interroger la **source GED** et la **table Documents**.
297
298 === Comment faire ===
299
300 1. Rendez-vous dans **Administration** > **Données** > **Recherche.**
301 1. Choisissez la **source** GED et la **table** Document, puis valider.
302 1. Dans les critères de recherche, choisissez l’index Type de document.
303 1. Sélectionnez le ou les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.
304 1. Lancez la recherche.
305
306 (% class="box warningmessage" %)
307 (((
308 **Attention**
309 Les intitulés **« Document-Dossier {Dossier} »** et **« Document-DossierPhoto {Dossier photo} »** correspondent à des dossiers de gestion créés pour organiser et partager les photos des documents.
310
311 **Ces dossiers ne contiennent aucun fichier associé** et doivent donc être **exclus de vos recherches** sur la répartition des fichiers.
312 )))
313
314 [[Choix de la source GED et de la table Document>>image:1787582325133-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 [[Rechercher sur les types de document>>image:1787583284756-742.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 == Connaître la répartition des fichiers par format ==
321
322 === Objectif ===
323
324 * **Distinguer les différents formats de fichiers** au sein des groupes **Photos** et **Bureautiques**
325 * **Comptabiliser les fichiers correspondant à un format précis** (JPG, PNG, PDF, etc.)
326
327 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
328
329 Pour effectuer cette recherche, il est nécessaire de passer par la **Recherche générique**. Il s’agit du seul espace de recherche permettant d’interroger la **source GED** et la **table Documents**.
330
331 === Comment faire ===
332
333 1. Rendez-vous dans **Administration** > **Données** > **Recherche.**
334 1. Choisissez la **source** GED et la **table** Document, puis valider.
335 1. Dans les critères de recherche, choisissez l’index **Type de document**.
336 1. Sélectionnez le ou les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.
337 1. Ajoutez un nouveau critère de recherche sur l’index **Nom du fichier**.
338 1. Saisissez la ou les extensions correspondant au format recherché (par exemple ***jpg** avec la troncature pour rechercher les fichiers au format jpg).
339 1. Lancez la recherche.
340
341 (% class="box warningmessage" %)
342 (((
343 **Attention**
344 L’extension d’un fichier peut être renseignée **en majuscules ou en minuscules**. Pensez donc à **toujours rechercher les deux écritures** afin de ne pas exclure certains fichiers des résultats.
345
346 Si plusieurs extensions ou écritures d’une même extension sont recherchées, utilisez l’opérateur **OU** afin de prendre en compte l’ensemble des fichiers correspondants.
347
348 Par exemple, pour le format JPG, recherchez ***JPG ou** ***jpg**
349 )))
350
351 [[Choix de la source GED et de la table Document>>image:1787582325133-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352
353
354 [[Recherche des fichiers jpg parmi les fichiers de type photo>>image:1787583776509-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355
356
357 == Consulter la taille d'un fichier ==
358
359 === Objectif ===
360
361 * **Identifier les fichiers les plus volumineux**
362 * **Analyser la volumétrie des fichiers** présents dans la base
363 * **Contrôler ponctuellement le poids d’un fichier** sans avoir à le télécharger
364 * **Faciliter l’analyse de l’espace de stockage occupé**, notamment en préparation d’une migration ou d’une reprise de données.
365
366 === Pourquoi passer par la recherche générique ? ===
367
368 Pour effectuer cette recherche, il est nécessaire de passer par la **Recherche générique**. Il s’agit du seul espace de recherche permettant d’interroger la **source GED** et la **table Documents**.
369
370 === Comment faire ===
371
372 Une fois la **recherche souhaitée effectuée**, ouvrez la fiche **Document** du fichier concerné.
373
374 La taille du fichier est consultable dans la partie **Données du fichier**. Cette rubrique regroupe les **métadonnées récupérées automatiquement lors de l’import du fichier dans Flora**, dont notamment sa taille.
375
376 Pour obtenir la **taille totale de plusieurs fichiers**, vous devez créer un **format d’export ETP** sur la table **GED.IDOCS**, puis **additionner les tailles dans le fichier exporté**.
377
378 [[Ouvrir la notice Document>>image:1787584066900-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="540" width="1097"]]
379 )))
380
381 (((
382
383
384 [[Consulter la taille du fichier>>image:1787584111021-255.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385
386
387 )))
388 )))|(% style="width:300px" %)(((
389 (% class="box" %)
390 (((
391 **Sommaire**
392
393 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
394 )))
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