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Version 99.1 par Joséphine Ducruet le 2026/01/29 17:12
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1 **Page en cours de rédaction**
2
3 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4
5 |(% style="width:840px" %)(((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
9
10 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
15
16 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
17
18 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
19 )))
20
21 (((
22 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23
24 Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora.
25 Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
26 Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
27
28 C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
29
30 Ils peuvent notamment :
31
32 * choisir les **champs exportés**,
33 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
34 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
35
36 Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
37
38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
41 )))
42
43 = Accéder à l'éditeur de modèles =
44
45 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
46
47 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
48
49 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50
51
52 = Étapes de création d'un modèle =
53
54
55 **Bonnes pratiques : **
56
57 * **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
58
59 == Créer le modèle dans Flora ==
60
61 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
62 1. (((
63 Donnez un **nom au modèle** :
64
65 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
66 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
67 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
68 * Remplacez les espaces par des underscores _.
69 )))
70 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
71 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
72 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
73
74 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75
76
77 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78
79
80 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82
83 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
85
86 === A propos des modèles de données ===
87
88 Le choix du modèle de données conditionne :
89
90 * le nombre de champs disponibles,
91 * la présence ou non de regroupements de champs,
92 * la configuration des formats d’images.
93
94 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
95 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
96 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
97
98 (((
99 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 )))
101
102
103 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
104
105 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
106 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
107 1. (((
108 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
109
110 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
111 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
112 )))
113
114 (% start="4" %)
115 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
116 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
117 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
118
119 (% class="box successmessage" %)
120 (((
121 **Bonnes pratiques : **
122
123 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
124 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
125 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
126 )))
127
128 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129
130
131 (% class="\" %)
132 (((
133 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 )))
141
142
143 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
147
148 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
149
150 === Intégrer les champs ===
151
152 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
153
154 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
155
156 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
157 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
158 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
159 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
160 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
161 Grande liberté de mise en page.
162
163 Positionnement flexible.
164 )))|(% style="width:212px" %)(((
165 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
166 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
167
168 (% class="box successmessage" %)
169 (((
170 **Bonnes pratiques : **
171
172 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
173 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
174 )))
175
176 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
177
178 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179
180
181 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185
186 (% style="color:#ffffff" %) test
187
188 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
189
190 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 (% class="box infomessage" %)
197 (((
198 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
199
200 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 )))
202
203
204 === Intégrer les images ===
205
206 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
207
208 1. (((
209 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
210
211 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
212 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
213 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
214 )))
215 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
216 1. (((
217 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
218
219 * Original : taille native (souvent très lourde).
220 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
221 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
222 )))
223 1. (((
224 **Configurez le rendu** :
225
226 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
227 * **Saisissez la taille** en pixels.
228 * **Sauvegardez les réglages**.
229 )))
230 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
231
232 (% class="box successmessage" %)
233 (((
234 **Bonnes pratiques**
235
236 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
237 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
238 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
239 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
240 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
241 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
242 )))
243
244 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
245 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
246
247 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248
249
250 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
260
261 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
262
263 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
264 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
265
266 Pour cela :
267
268 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
269 1. (((
270 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
271
272 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
273 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
274 )))
275 1. (((
276 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
277 )))
278 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
279 1. (((
280 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
281
282 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
283 * décochez la case **Accès privé**,
284 * sélectionnez les groupes autorisés,
285 * sauvegardez.
286 )))
287
288 (% class="box successmessage" %)
289 (((
290 **Bonnes pratiques :  **
291
292 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
293 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
294 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
295 )))
296
297 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298
299
300 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307
308
309 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313
314
315 = Modifier un modèle =
316
317 (% class="box successmessage" %)
318 (((
319 **Bonnes pratiques : **
320
321 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
322 )))
323
324 == Modifier un modèle personnalisé ==
325
326 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
327
328 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
329 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
330 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
331 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
332
333 == Dupliquer un modèle standard ==
334
335 (% class="box warningmessage" %)
336 (((
337 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
338 )))
339
340 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
341 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
342 1. (((
343 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
344
345 1. la **même table** que le modèle standard,
346 1. le **même modèle de données**.
347 )))
348 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
349 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
350 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
351
352 (% class="box infomessage" %)
353 (((
354 Avantages de la duplication :
355
356 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
357 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
358 * (((
359 **Profiter des modèles « Complète »** :
360
361 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
362 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
363 )))
364 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
365 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
366 )))
367
368 = Supprimer un modèle =
369
370 (% class="box warningmessage" %)
371 (((
372 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
373 )))
374
375 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
376 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
377
378 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
379 1. Sélectionnez-le dans la liste.
380 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
381
382 (% class="box successmessage" %)
383 (((
384 **Bonnes pratiques : **
385
386 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
387 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
388 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
389 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
390 )))
391
392 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396
397
398
399 )))
400 )))|(% style="width:300px" %)(((
401 (% class="box" %)
402 (((
403 **Sommaire**
404
405 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
406 )))
407
408 (% class="box" %)
409 (((
410 **Aller plus loin**
411
412 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
413 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
414 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
415 )))
416
417 (% class="box" %)
418 (((
419 **Icônes principales**
420
421 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
422
423 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
424
425 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
426
427 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
428
429 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
430
431
432 )))
433 )))
434
435