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Version 97.1 par Joséphine Ducruet le 2026/01/29 17:10
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
7
8 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
9 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
10 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
11 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
12 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
13
14 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
15
16 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
17
18 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
19 )))
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21 (((
22 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23
24 Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora.
25 Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
26 Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
27
28 C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
29
30 Ils peuvent notamment :
31
32 * choisir les **champs exportés**,
33 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
34 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
35
36 Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
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39 (% class="box successmessage" %)
40 (((
41
42 )))
43
44 = Accéder à l'éditeur de modèles =
45
46 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
47
48 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
49
50 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51
52
53 = Étapes de création d'un modèle =
54
55
56
57 **Bonnes pratiques : **
58
59 * **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
60
61 == Créer le modèle dans Flora ==
62
63 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
64 1. (((
65 Donnez un **nom au modèle** :
66
67 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
68 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
69 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
70 * Remplacez les espaces par des underscores _.
71 )))
72 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
73 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
74 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
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76 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77
78
79 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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84
85 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 === A propos des modèles de données ===
89
90 Le choix du modèle de données conditionne :
91
92 * le nombre de champs disponibles,
93 * la présence ou non de regroupements de champs,
94 * la configuration des formats d’images.
95
96 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
97 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
98 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
99
100 (((
101 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103
104
105 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
106
107 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
108 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
109 1. (((
110 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
111
112 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
113 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
114 )))
115
116 (% start="4" %)
117 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
118 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
119 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
120
121 (% class="box successmessage" %)
122 (((
123 **Bonnes pratiques : **
124
125 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
126 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
127 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
128 )))
129
130 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132
133 (% class="\" %)
134 (((
135 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136
137
138 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140
141 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 )))
143
144
145 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147
148 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
149
150 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
151
152 === Intégrer les champs ===
153
154 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
155
156 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
157
158 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
159 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
160 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
161 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
162 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
163 Grande liberté de mise en page.
164
165 Positionnement flexible.
166 )))|(% style="width:212px" %)(((
167 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
168 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
169
170 (% class="box successmessage" %)
171 (((
172 **Bonnes pratiques : **
173
174 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
175 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
176 )))
177
178 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
179
180 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181
182
183 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
185
186 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187
188 (% style="color:#ffffff" %) test
189
190 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
191
192 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193
194
195 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196
197
198 (% class="box infomessage" %)
199 (((
200 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
201
202 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 )))
204
205
206 === Intégrer les images ===
207
208 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
209
210 1. (((
211 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
212
213 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
214 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
215 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
216 )))
217 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
218 1. (((
219 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
220
221 * Original : taille native (souvent très lourde).
222 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
223 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
224 )))
225 1. (((
226 **Configurez le rendu** :
227
228 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
229 * **Saisissez la taille** en pixels.
230 * **Sauvegardez les réglages**.
231 )))
232 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
233
234 (% class="box successmessage" %)
235 (((
236 **Bonnes pratiques**
237
238 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
239 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
240 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
241 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
242 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
243 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
244 )))
245
246 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
247 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
248
249 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250
251
252 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253
254
255 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257
258 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
262
263 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
264
265 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
266 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
267
268 Pour cela :
269
270 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
271 1. (((
272 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
273
274 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
275 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
276 )))
277 1. (((
278 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
279 )))
280 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
281 1. (((
282 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
283
284 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
285 * décochez la case **Accès privé**,
286 * sélectionnez les groupes autorisés,
287 * sauvegardez.
288 )))
289
290 (% class="box successmessage" %)
291 (((
292 **Bonnes pratiques :  **
293
294 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
295 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
296 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
297 )))
298
299 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303
304
305 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306
307
308 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309
310
311 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313
314 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 = Modifier un modèle =
318
319 (% class="box successmessage" %)
320 (((
321 **Bonnes pratiques : **
322
323 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
324 )))
325
326 == Modifier un modèle personnalisé ==
327
328 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
329
330 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
331 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
332 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
333 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
334
335 == Dupliquer un modèle standard ==
336
337 (% class="box warningmessage" %)
338 (((
339 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
340 )))
341
342 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
343 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
344 1. (((
345 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
346
347 1. la **même table** que le modèle standard,
348 1. le **même modèle de données**.
349 )))
350 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
351 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
352 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
353
354 (% class="box infomessage" %)
355 (((
356 Avantages de la duplication :
357
358 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
359 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
360 * (((
361 **Profiter des modèles « Complète »** :
362
363 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
364 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
365 )))
366 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
367 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
368 )))
369
370 = Supprimer un modèle =
371
372 (% class="box warningmessage" %)
373 (((
374 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
375 )))
376
377 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
378 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
379
380 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
381 1. Sélectionnez-le dans la liste.
382 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
383
384 (% class="box successmessage" %)
385 (((
386 **Bonnes pratiques : **
387
388 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
389 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
390 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
391 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
392 )))
393
394 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395
396
397 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398
399
400
401 )))
402 )))|(% style="width:300px" %)(((
403 (% class="box" %)
404 (((
405 **Sommaire**
406
407 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
408 )))
409
410 (% class="box" %)
411 (((
412 **Aller plus loin**
413
414 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
415 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
416 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
417 )))
418
419 (% class="box" %)
420 (((
421 **Icônes principales**
422
423 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
424
425 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
426
427 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
428
429 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
430
431 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
432
433
434 )))
435 )))
436
437