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Version 96.1 par Joséphine Ducruet le 2026/01/29 16:58
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14
15 Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
16 )))
17
18 (((
19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20
21 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
22
23 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
24
25 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou LibreOffice).
28
29 >(% class="small" %) Cas d'usage :
30 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
37
38 (% class="box successmessage" %)
39 (((
40 **Bonnes pratiques : **
41
42 * **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
43 )))
44
45 = Accéder à l'éditeur de modèles =
46
47 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
48
49 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
50
51 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53
54 = Étapes de création d'un modèle =
55
56 == Créer le modèle dans Flora ==
57
58 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
59 1. (((
60 Donnez un **nom au modèle** :
61
62 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
63 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
64 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
65 * Remplacez les espaces par des underscores _.
66 )))
67 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
68 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
69 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
70
71 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72
73
74 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75
76
77 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78
79
80 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82
83 === A propos des modèles de données ===
84
85 Le choix du modèle de données conditionne :
86
87 * le nombre de champs disponibles,
88 * la présence ou non de regroupements de champs,
89 * la configuration des formats d’images.
90
91 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
92 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
93 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
94
95 (((
96 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 )))
98
99
100 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
101
102 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
103 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
104 1. (((
105 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
106
107 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
108 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
109 )))
110
111 (% start="4" %)
112 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
113 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
114 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
115
116 (% class="box successmessage" %)
117 (((
118 **Bonnes pratiques : **
119
120 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
121 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
122 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
123 )))
124
125 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126
127
128 (% class="\" %)
129 (((
130 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132
133 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 )))
138
139
140 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
144
145 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
146
147 === Intégrer les champs ===
148
149 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
150
151 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
152
153 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
154 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
155 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
156 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
157 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
158 Grande liberté de mise en page.
159
160 Positionnement flexible.
161 )))|(% style="width:212px" %)(((
162 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
163 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
164
165 (% class="box successmessage" %)
166 (((
167 **Bonnes pratiques : **
168
169 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
170 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
171 )))
172
173 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
174
175 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177
178 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179
180
181 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183 (% style="color:#ffffff" %) test
184
185 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
186
187 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189
190 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
195 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
196
197 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 )))
199
200
201 === Intégrer les images ===
202
203 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
204
205 1. (((
206 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
207
208 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
209 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
210 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
211 )))
212 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
213 1. (((
214 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
215
216 * Original : taille native (souvent très lourde).
217 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
218 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
219 )))
220 1. (((
221 **Configurez le rendu** :
222
223 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
224 * **Saisissez la taille** en pixels.
225 * **Sauvegardez les réglages**.
226 )))
227 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
228
229 (% class="box successmessage" %)
230 (((
231 **Bonnes pratiques**
232
233 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
234 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
235 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
236 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
237 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
238 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
239 )))
240
241 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
242 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
243
244 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245
246
247 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248
249
250 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
257
258 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
259
260 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
261 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
262
263 Pour cela :
264
265 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
266 1. (((
267 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
268
269 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
270 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
271 )))
272 1. (((
273 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
274 )))
275 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
276 1. (((
277 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
278
279 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
280 * décochez la case **Accès privé**,
281 * sélectionnez les groupes autorisés,
282 * sauvegardez.
283 )))
284
285 (% class="box successmessage" %)
286 (((
287 **Bonnes pratiques :  **
288
289 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
290 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
291 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
292 )))
293
294 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295
296
297 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298
299
300 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307
308
309 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 = Modifier un modèle =
313
314 (% class="box successmessage" %)
315 (((
316 **Bonnes pratiques : **
317
318 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
319 )))
320
321 == Modifier un modèle personnalisé ==
322
323 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
324
325 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
326 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
327 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
328 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
329
330 == Dupliquer un modèle standard ==
331
332 (% class="box warningmessage" %)
333 (((
334 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
335 )))
336
337 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
338 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
339 1. (((
340 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
341
342 1. la **même table** que le modèle standard,
343 1. le **même modèle de données**.
344 )))
345 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
346 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
347 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
348
349 (% class="box infomessage" %)
350 (((
351 Avantages de la duplication :
352
353 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
354 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
355 * (((
356 **Profiter des modèles « Complète »** :
357
358 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
359 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
360 )))
361 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
362 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
363 )))
364
365 = Supprimer un modèle =
366
367 (% class="box warningmessage" %)
368 (((
369 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
370 )))
371
372 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
373 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
374
375 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
376 1. Sélectionnez-le dans la liste.
377 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
378
379 (% class="box successmessage" %)
380 (((
381 **Bonnes pratiques : **
382
383 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
384 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
385 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
386 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
387 )))
388
389 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390
391
392 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395
396 )))
397 )))|(% style="width:300px" %)(((
398 (% class="box" %)
399 (((
400 **Sommaire**
401
402 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
403 )))
404
405 (% class="box" %)
406 (((
407 **Aller plus loin**
408
409 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
410 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
411 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
412 )))
413
414 (% class="box" %)
415 (((
416 **Icônes principales**
417
418 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
419
420 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
421
422 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
423
424 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
425
426 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
427
428
429 )))
430 )))
431
432