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Version 78.1 par Doriane Bautista le 2025/09/18 14:16
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14
15 Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
16 )))
17
18 (((
19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20
21 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
22
23 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
24
25 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
28
29 >(% class="small" %) Cas d'usage :
30 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
37
38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41
42 * **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 * **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
44 )))
45
46 (% class="box successmessage" %)
47 (((
48 **Bonnes pratiques : **
49
50 * **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 )))
52
53 = Accéder à l'éditeur de modèles =
54
55 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56
57 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
58
59 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 = Étapes de création d'un modèle =
63
64 == Créer le modèle dans Flora ==
65
66 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 1. (((
68 Donnez un **nom au modèle** :
69
70 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 )))
75 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
77 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
78
79 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 === A propos des modèles de données ===
92
93 Le choix du modèle de données conditionne :
94
95 * le nombre de champs disponibles,
96 * la présence ou non de regroupements de champs,
97 * la configuration des formats d’images.
98
99 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
100 >
101 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
102 >
103 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
104
105 (((
106 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 )))
108
109
110 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
111
112 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
113 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
114 1. (((
115 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
116
117 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
118 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
119 )))
120
121 (% start="4" %)
122 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
123 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
124 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
125
126 (% class="box successmessage" %)
127 (((
128 **Bonnes pratiques : **
129
130 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
131 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
132 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
133 )))
134
135 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136
137
138 (% class="\" %)
139 (((
140 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 )))
148
149
150 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151
152
153 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
154
155 === Intégrer les champs ===
156
157 1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
158 1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
159
160 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
161 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
162 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
163 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
164 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
165 Grande liberté de mise en page.
166
167 Positionnement flexible.
168 )))|(% style="width:212px" %)(((
169 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
170 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
171
172 (% class="box successmessage" %)
173 (((
174 **Bonnes pratiques : **
175
176 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
177 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
178 )))
179
180 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
181
182 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184
185 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186
187
188 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190 (% style="color:#ffffff" %) test
191
192 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
193
194 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195
196
197 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 (% class="box infomessage" %)
201 (((
202 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
203
204 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 )))
206
207
208 === Intégrer les images ===
209
210 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
211
212 1. (((
213 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
214
215 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
216 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
217 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
218 )))
219 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
220 1. (((
221 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
222
223 * Original : taille native (souvent très lourde).
224 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
225 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
226 )))
227 1. (((
228 **Configurez le rendu** (mode, taille) :
229
230 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
231 * **Saisissez la taille** en pixels.
232 * **Sauvegardez les réglages**.
233 )))
234 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
235
236 (% class="box successmessage" %)
237 (((
238 **Bonnes pratiques**
239
240 * Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
241 * Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
242 * N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
243 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
244 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
245 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
246 )))
247
248 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
249 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
250
251 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252
253
254 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255
256
257 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
264
265 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
266
267 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
268 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
269
270 Pour cela :
271
272 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
273 1. (((
274 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
275
276 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
277 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
278 )))
279 1. (((
280 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
281 )))
282 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
283 1. (((
284 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
285
286 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
287 * décochez la case **Accès privé**,
288 * sélectionnez les groupes autorisés,
289 * sauvegardez.
290 )))
291
292 (% class="box successmessage" %)
293 (((
294 **Bonnes pratiques :  **
295
296 * **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
297 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
298 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
299 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
300 )))
301
302 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303
304
305 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306
307
308 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309
310
311 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313
314 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 = Modifier un modèle =
321
322 Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
323
324 == Modifier un modèle personnalisé ==
325
326 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
327
328 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
329 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
330 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
331 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
332 1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
333
334 == Dupliquer un modèle standard ==
335
336 (% class="box warningmessage" %)
337 (((
338 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
339 )))
340
341 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
342 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
343 1. (((
344 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
345
346 1. la **même table** que le modèle standard,
347 1. le **même modèle de données**.
348 )))
349 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
350 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
351 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
352
353 (% class="box infomessage" %)
354 (((
355 Avantages de la duplication :
356
357 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
358 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
359 * (((
360 **Profiter des modèles « Complète »** :
361
362 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
363 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
364 )))
365 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
366 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
367 )))
368
369 = Supprimer un modèle =
370
371 (% class="box warningmessage" %)
372 (((
373 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
374 )))
375
376 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
377 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
378
379 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
380 1. Sélectionnez-le dans la liste.
381 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
382
383 (% class="box successmessage" %)
384 (((
385 **Bonnes pratiques : **
386
387 * **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
388 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
389 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
390 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
391 )))
392
393 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394
395
396 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397
398
399
400 )))
401 )))|(% style="width:300px" %)(((
402 (% class="box" %)
403 (((
404 **Sommaire**
405
406 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
407 )))
408
409 (% class="box" %)
410 (((
411 **Aller plus loin**
412
413 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
414 )))
415
416 (% class="box" %)
417 (((
418 **Icônes principales**
419 )))
420 )))
421
422