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Version 77.1 par Doriane Bautista le 2025/09/18 14:15
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14
15 Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
16 )))
17
18 (((
19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20
21 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
22
23 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
24
25 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
28
29 >(% class="small" %) Cas d'usage :
30 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
37
38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41
42 * **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 * **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
44 )))
45
46 (% class="box successmessage" %)
47 (((
48 **Bonnes pratiques : **
49
50 * **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 )))
52
53 = Accéder à l'éditeur de modèles =
54
55 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56
57 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
58
59 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 = Étapes de création d'un modèle =
63
64 == Créer le modèle dans Flora ==
65
66 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 1. (((
68 Donnez un **nom au modèle** :
69
70 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 )))
75 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
77 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
78
79 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 === A propos des modèles de données ===
92
93 Le choix du modèle de données conditionne :
94
95 * le nombre de champs disponibles,
96 * la présence ou non de regroupements de champs,
97 * la configuration des formats d’images.
98
99 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:(%%)(((
100 |=(% class="small" %)Modèle de données|=(% class="small" %)Caractéristiques principales
101 |(%%)(% class="small" %)**mus_bien_complete**|(%%)(% class="small" %)Regroupements de champs, exhaustif, nombreuses options, structure rigide.
102 |(%%)(% class="small" %)**mus_bien_complete2**|(%%)(% class="small" %)Sans regroupements, plus grande liberté de mise en page, mais moins de champs et options limitées pour les images.
103
104 (% class="small" %) (%%)
105 (% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.(%%)
106 (% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
107 )))
108
109 (((
110 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 )))
112
113
114 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
115
116 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
117 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
118 1. (((
119 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
120
121 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
122 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
123 )))
124
125 (% start="4" %)
126 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
127 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
128 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
129
130 (% class="box successmessage" %)
131 (((
132 **Bonnes pratiques : **
133
134 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
135 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
136 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
137 )))
138
139 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140
141
142 (% class="\" %)
143 (((
144 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145
146
147 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148
149
150 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 )))
152
153
154 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
158
159 === Intégrer les champs ===
160
161 1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
162 1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
163
164 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
165 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
166 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
167 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
168 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
169 Grande liberté de mise en page.
170
171 Positionnement flexible.
172 )))|(% style="width:212px" %)(((
173 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
174 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
175
176 (% class="box successmessage" %)
177 (((
178 **Bonnes pratiques : **
179
180 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
181 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
182 )))
183
184 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
185
186 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187
188
189 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191
192 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193
194 (% style="color:#ffffff" %) test
195
196 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
197
198 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199
200
201 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 (% class="box infomessage" %)
205 (((
206 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
207
208 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 )))
210
211
212 === Intégrer les images ===
213
214 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
215
216 1. (((
217 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
218
219 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
220 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
221 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
222 )))
223 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
224 1. (((
225 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
226
227 * Original : taille native (souvent très lourde).
228 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
229 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
230 )))
231 1. (((
232 **Configurez le rendu** (mode, taille) :
233
234 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
235 * **Saisissez la taille** en pixels.
236 * **Sauvegardez les réglages**.
237 )))
238 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
239
240 (% class="box successmessage" %)
241 (((
242 **Bonnes pratiques**
243
244 * Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
245 * Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
246 * N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
247 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
248 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
249 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
250 )))
251
252 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
253 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
254
255 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257
258 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265
266
267 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
268
269 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
270
271 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
272 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
273
274 Pour cela :
275
276 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
277 1. (((
278 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
279
280 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
281 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
282 )))
283 1. (((
284 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
285 )))
286 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
287 1. (((
288 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
289
290 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
291 * décochez la case **Accès privé**,
292 * sélectionnez les groupes autorisés,
293 * sauvegardez.
294 )))
295
296 (% class="box successmessage" %)
297 (((
298 **Bonnes pratiques :  **
299
300 * **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
301 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
302 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
303 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
304 )))
305
306 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307
308
309 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313
314
315 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316
317
318 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319
320
321 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322
323
324 = Modifier un modèle =
325
326 Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
327
328 == Modifier un modèle personnalisé ==
329
330 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
331
332 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
333 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
334 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
335 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
336 1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
337
338 == Dupliquer un modèle standard ==
339
340 (% class="box warningmessage" %)
341 (((
342 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
343 )))
344
345 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
346 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
347 1. (((
348 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
349
350 1. la **même table** que le modèle standard,
351 1. le **même modèle de données**.
352 )))
353 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
354 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
355 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
356
357 (% class="box infomessage" %)
358 (((
359 Avantages de la duplication :
360
361 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
362 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
363 * (((
364 **Profiter des modèles « Complète »** :
365
366 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
367 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
368 )))
369 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
370 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
371 )))
372
373 = Supprimer un modèle =
374
375 (% class="box warningmessage" %)
376 (((
377 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
378 )))
379
380 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
381 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
382
383 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
384 1. Sélectionnez-le dans la liste.
385 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
386
387 (% class="box successmessage" %)
388 (((
389 **Bonnes pratiques : **
390
391 * **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
392 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
393 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
394 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
395 )))
396
397 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398
399
400 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401
402
403
404 )))
405 )))|(% style="width:300px" %)(((
406 (% class="box" %)
407 (((
408 **Sommaire**
409
410 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
411 )))
412
413 (% class="box" %)
414 (((
415 **Aller plus loin**
416
417 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
418 )))
419
420 (% class="box" %)
421 (((
422 **Icônes principales**
423 )))
424 )))
425
426