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Version 76.1 par Doriane Bautista le 2025/09/18 14:13
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14
15 Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
16 )))
17
18 (((
19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20
21 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
22
23 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
24
25 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
28
29 >(% class="small" %) Cas d'usage :
30 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
37
38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41
42 * **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 * **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
44 )))
45
46 (% class="box successmessage" %)
47 (((
48 **Bonnes pratiques : **
49
50 * **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 )))
52
53 = Accéder à l'éditeur de modèles =
54
55 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56
57 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
58
59 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 = Étapes de création d'un modèle =
63
64 == Créer le modèle dans Flora ==
65
66 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 1. (((
68 Donnez un **nom au modèle** :
69
70 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 )))
75 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
77 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
78
79 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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87
88 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 === A propos des modèles de données ===
92
93 Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
94 Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
95
96 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
97 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
98 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
99
100 (((
101 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103
104
105 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
106
107 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
108 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
109 1. (((
110 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
111
112 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
113 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
114 )))
115
116 (% start="4" %)
117 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
118 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
119 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
120
121 (% class="box successmessage" %)
122 (((
123 **Bonnes pratiques : **
124
125 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
126 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
127 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
128 )))
129
130 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132
133 (% class="\" %)
134 (((
135 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136
137
138 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140
141 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 )))
143
144
145 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147
148 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
149
150 === Intégrer les champs ===
151
152 1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
153 1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
154
155 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
156 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
157 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
158 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
159 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
160 Grande liberté de mise en page.
161
162 Positionnement flexible.
163 )))|(% style="width:212px" %)(((
164 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
165 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
166
167 (% class="box successmessage" %)
168 (((
169 **Bonnes pratiques : **
170
171 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
172 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
173 )))
174
175 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
176
177 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181
182
183 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
185 (% style="color:#ffffff" %) test
186
187 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
188
189 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191
192 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193
194
195 (% class="box infomessage" %)
196 (((
197 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
198
199 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 )))
201
202
203 === Intégrer les images ===
204
205 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
206
207 1. (((
208 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
209
210 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
211 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
212 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
213 )))
214 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
215 1. (((
216 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
217
218 * Original : taille native (souvent très lourde).
219 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
220 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
221 )))
222 1. (((
223 **Configurez le rendu** (mode, taille) :
224
225 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
226 * **Saisissez la taille** en pixels.
227 * **Sauvegardez les réglages**.
228 )))
229 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
230
231 (% class="box successmessage" %)
232 (((
233 **Bonnes pratiques**
234
235 * Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
236 * Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
237 * N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
238 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
239 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
240 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
241 )))
242
243 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
244 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
245
246 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
248
249 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250
251
252 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253
254
255 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257
258 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
259
260 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
261
262 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
263 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
264
265 Pour cela :
266
267 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
268 1. (((
269 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
270
271 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
272 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
273 )))
274 1. (((
275 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
276 )))
277 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
278 1. (((
279 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
280
281 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
282 * décochez la case **Accès privé**,
283 * sélectionnez les groupes autorisés,
284 * sauvegardez.
285 )))
286
287 (% class="box successmessage" %)
288 (((
289 **Bonnes pratiques :  **
290
291 * **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
292 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
293 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
294 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
295 )))
296
297 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298
299
300 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307
308
309 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313
314
315 = Modifier un modèle =
316
317 Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
318
319 == Modifier un modèle personnalisé ==
320
321 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
322
323 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
324 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
325 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
326 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
327 1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
328
329 == Dupliquer un modèle standard ==
330
331 (% class="box warningmessage" %)
332 (((
333 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
334 )))
335
336 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
337 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
338 1. (((
339 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
340
341 1. la **même table** que le modèle standard,
342 1. le **même modèle de données**.
343 )))
344 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
345 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
346 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
347
348 (% class="box infomessage" %)
349 (((
350 Avantages de la duplication :
351
352 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
353 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
354 * (((
355 **Profiter des modèles « Complète »** :
356
357 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
358 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
359 )))
360 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
361 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
362 )))
363
364 = Supprimer un modèle =
365
366 (% class="box warningmessage" %)
367 (((
368 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
369 )))
370
371 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
372 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
373
374 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
375 1. Sélectionnez-le dans la liste.
376 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
377
378 (% class="box successmessage" %)
379 (((
380 **Bonnes pratiques : **
381
382 * **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
383 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
384 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
385 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
386 )))
387
388 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389
390
391 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392
393
394
395 )))
396 )))|(% style="width:300px" %)(((
397 (% class="box" %)
398 (((
399 **Sommaire**
400
401 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
402 )))
403
404 (% class="box" %)
405 (((
406 **Aller plus loin**
407
408 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
409 )))
410
411 (% class="box" %)
412 (((
413 **Icônes principales**
414 )))
415 )))
416
417