Créer et gérer les modèles de publication

* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.

13

* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).

14

* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.

15

16

Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.

17

18

Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).

)))

(((

= (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =

23

24

Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).

25

Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.

26

27

C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.

28

29

Ils peuvent notamment :

30

31

* choisir les **champs exportés**,

32

* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),

33

* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).

34

35

Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.

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37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.

40

)))

41

42

= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =

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44

(% class="box warningmessage" %)

45

(((

46

**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.

47

)))

48

49

== Créer un nouveau modèle sur Flora ==

50

51

1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.

52

1. (((

53

Donnez un **nom au modèle** :

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55

* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**

56

* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.

57

* Remplacez les espaces par un underscore.

58

)))

59

1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..

60

1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :

61

1*. le nombre de champs disponibles

62

1*. la présence ou non de regroupements de champs

63

1*. la configuration des formats d’images

64

1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.

65

66

[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

67

68

69

[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

70

71

72

[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

73

74

75

[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

76

77

78

(% class="box successmessage" %)

79

(((

80

== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==

81

82

83

Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.

84

Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.

85

86

87

**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :

88

89

* une **saisie exhaustive et structurée**

90

* des **regroupements de champs** organisés par blocs

91

* une **plus grande sélection de champs disponibles**

92

* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**

93

94

[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

95

96

97

**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :

98

99

* une **mise en page plus libre**

100

* un **placement souple des données**

101

* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**

102

* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage

103

104

[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

105

)))

106

107

== Intégrer les données dans le nouveau modèle ==

108

109

=== Télécharger le modèle pour modification ===

110

111

1. **Ouvrez** le modèle de publication.

112

1. (((

113

**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :

114

115

* en cliquant sur le bouton de téléchargement,

116

* ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran

(% class="box errormessage" %)

121

(((

122

**Erreur fréquente – Origine du fichier LibreOffice**

123

124

Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, **n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge** pour travailler dessus.

125

126

Le modèle doit **toujours être téléchargé depuis Flora**, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.

127

Cela garantit la présence des **champs, variables et structures attendues** par Flora lors de la génération des documents.

128

129

Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.

)))

)))

[[Télécharger le modèle>>image:1770732246046-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

134

135

=== Intégrer les champs ===

136

137

(% class="box warningmessage" %)

138

(((

139

**Attention – ** Les modèles de publication doivent être **ouverts et modifiés exclusivement avec LibreOffice**.

140

141

**N’utilisez jamais un autre logiciel** (Word, Google Docs etc.) pour ouvrir ou modifier un modèle.

142

Cela risquerait d’altérer la structure du fichier et de rendre le modèle **incompatible avec Flora**.

143

)))

144

145

Une fois le fichier du modèle **téléchargé et ouvert dans LibreOffice**, utilisez l’onglet **Regroupements et champs** de Flora pour construire votre document.

146

147

Depuis cet onglet, **faites glisser les champs** souhaités et **déposez-les dans le document LibreOffice**, à l’emplacement voulu.

148

149

Selon le **modèle de données sélectionné**, vous pouvez :

150

151

* travailler avec des **regroupements de champs**, pour une structure organisée par blocs ;

152

* ou travailler **sans regroupements**, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.

153

154

==== Avec regroupement de champs ====

155

156

1. **Glissez d’abord le regroupement de champs : **Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, faites glisser le **regroupement** (cadre vert) dans le document LibreOffice.

157

Ce regroupement sert de **conteneur** pour les champs associés.

158

1. **Ajoutez ensuite les champs du regroupement : **Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les **champs qu’il contient** à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.

159

160

(% class="box successmessage" %)

161

(((

162

Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**.

163

164

**Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.

165

)))

166

167

(% class="box warningmessage" %)

168

(((

169

**Attention – positionnement des champs**

170

171

Chaque **champ doit impérativement rester à l’intérieur de son regroupement**.

172

Un champ déplacé hors de son encadrement risque de **ne pas s’afficher correctement** ou de **ne pas être interprété par Flora** lors de la génération du document.

173

)))

174

175

[[Glisser-déposer du regroupement de champs>>image:1770733305850-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

176

177

178

[[Glisser-déposer du champ dans son regroupement>>image:1770733415669-777.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

179

180

181

==== Sans regroupement de champs ====

182

183

**Glissez-déposez les champs dans le document : **Faites glisser chaque **champ** directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.

184

185

En l’absence de regroupement, la **cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs** dans le document.

186

187

[[Glisser-déposer du champ directement dans le document>>image:1770733600741-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

189

=== Intégrer les images ===

190

191

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Évitez le format** **Original**, trop lourd pour des impressions pdf ou odt

196

* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.

197

* (((

198

Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des images**. **Ce texte doit être supprimé** après le placement des images, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.

)))

)))

L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.

203

204

1. (((

205

Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :

206

207

* **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.

208

* **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.

209

* **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).

210

)))

211

1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.

212

1. (((

213

Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :

214

215

* Original : taille native (souvent très lourde).

216

* Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.

217

* Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.

218

)))

219

1. (((

220

**Configurez le rendu** :

221

222

* **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).

223

* **Saisissez la taille** en pixels si besoin.

224

* **Sauvegardez les réglages **si besoin.

225

)))

226

1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).

227

228

(% class="box errormessage" %)

229

(((

230

**Erreur fréquente – Type d’image et regroupement**Lors de l’insertion d’images dans un modèle de publication, il est indispensable de **faire correspondre le type d’image avec son regroupement**.

231

232

Si vous avez inséré le regroupement **« Première image »**, vous devez impérativement utiliser l'image du modèle correspondante (copier-coller de l’image de type //Première image//).

233

234

Une image ne s’affichera pas dans le document généré si elle n’est pas insérée dans le **regroupement correspondant à son type**.

235

236

Par exemple, une image de type **« Image de consultation ou documentaire »** ne fonctionnera pas si elle est placée dans le regroupement **« Première image »**.

237

238

**Bon réflexe :**

239

vérifiez toujours que le nom du regroupement et le type d’image inséré correspondent exactement avant d’enregistrer votre modèle.

240

)))

241

242

[[Glisser-déposer du regroupement choisi>>image:1770799373106-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

243

244

[[Configuration de l'image>>image:1770799569027-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

245

246

[[Copier-coller de l'image dans son regroupement>>image:1770799655265-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==

249

250

Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.

251

252

(% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)

253

(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)

Pour cela :

1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).

258

1. (((

259

Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.

260

261

* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.

262

* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.

263

)))

264

1. (((

265

Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).

266

)))

267

1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.

268

1. (((

269

Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :

270

271

* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,

272

* décochez la case **Accès privé**,

273

* sélectionnez les groupes autorisés,

* sauvegardez.

)))

(% class="box successmessage" %)

278

(((

279

**Bonnes pratiques : **

280

281

* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.

282

* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.

283

* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.

284

)))

285

286

[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

287

288

289

[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

290

291

292

[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

295

[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

= Modifier un modèle =

305

306

(% class="box successmessage" %)

307

(((

308

**Bonnes pratiques : **

309

310

* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.

311

)))

312

313

== Modifier un modèle personnalisé ==

314

315

Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.

316

317

1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.

318

1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.

319

1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.

320

1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.

321

322

== Dupliquer un modèle standard ==

323

324

(% class="box warningmessage" %)

325

(((

326

Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.

327

)))

328

329

1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.

330

1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.

331

1. (((

332

Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :

333

334

1. la **même table** que le modèle standard,

335

1. le **même modèle de données**.

336

)))

337

1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).

338

1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).

339

1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.

340

341

(% class="box infomessage" %)

342

(((

343

Avantages de la duplication :

344

345

* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.

346

* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.

347

* (((

348

**Profiter des modèles « Complète »** :

349

350

* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,

351

* suppression des intitulés si les champs sont vides.

352

)))

353

* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.

354

* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.

355

)))

356

357

= Supprimer un modèle =

358

359

(% class="box warningmessage" %)

360

(((

361

**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.

362

)))

363

364

La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.

365

Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.

366

367

1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.

368

1. Sélectionnez-le dans la liste.

369

1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.

370

371

(% class="box successmessage" %)

372

(((

373

**Bonnes pratiques : **

374

375

* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.

376

* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.

377

* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.

378

* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.

379

)))

380

381

[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

382

383

384

[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]

402

* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]

403

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

409

410

* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles