Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ?

Des modèles de publication standards sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux pratiques, usages ou exigences de chaque institution.

C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent adapter ou créer des modèles personnalisés, afin de répondre à ces besoins spécifiques.

Ils peuvent notamment :

• choisir les champs exportés,
• définir la mise en page (logos, styles, structuration),
• créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).

Cette personnalisation permet d’obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes et les contraintes de chaque institution.

Créer et mettre en forme un nouveau modèle

Créer un nouveau modèle sur Flora

1. Dans Administration > Impressions > Modèles de publication, cliquez sur Nouveau modèle.

2. Donnez un nom au modèle :

   • Jusqu’à 255 caractères pour la version 4.5.60
   • Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
   • Remplacez les espaces par un underscore.
3. Sélectionnez la source de données ainsi que la table concernée par le modèle (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur Suivant..
4. Sélectionnez le modèle de données adapté, celui ci conditionne :
   • le nombre de champs disponibles
   • la présence ou non de regroupements de champs
   • la configuration des formats d’images
5. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.

mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?

Les modèles mus_bien_complete et mus_bien_complete2 reposent sur les mêmes données, mais proposent des logiques d’organisation et de restitution différentes.
Leur choix influe principalement sur la structure des champs, le niveau de détail accessible et la liberté de mise en page dans les modèles de publication.

mus_bien_complete à privilégier si vous recherchez :

• une saisie exhaustive et structurée
• des regroupements de champs organisés par blocs
• une plus grande sélection de champs disponibles
• un cadre de mise en page plus contraint mais homogène

mus_bien_complete2 à privilégier si vous recherchez :

• une mise en page plus libre
• un placement souple des données
• une structure allégée, avec moins de champs disponibles
• des champs parfois concaténés pour simplifier l’affichage

Intégrer les données dans le nouveau modèle

Télécharger le modèle pour modification

1. Ouvrez le modèle de publication.

2. Téléchargez le fichier .odt depuis Flora :

   • en cliquant sur le bouton de téléchargement,
   • ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran

   Attention – erreur fréquente

   Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge pour travailler dessus.

   Le modèle doit toujours être téléchargé depuis Flora, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.
   Cela garantit la présence des champs, variables et structures attendues par Flora lors de la génération des documents.

   Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.

Intégrer les champs

Une fois le fichier du modèle téléchargé et ouvert dans LibreOffice, utilisez l’onglet Regroupements et champs de Flora pour construire votre document.

Depuis cet onglet, faites glisser les champs souhaités et déposez-les dans le document LibreOffice, à l’emplacement voulu.

Selon le modèle de données sélectionné, vous pouvez :

• travailler avec des regroupements de champs, pour une structure organisée par blocs ;
• ou travailler sans regroupements, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.

Avec regroupement de champs

1. Glissez d’abord le regroupement de champs : Depuis l’onglet Regroupements et champs, faites glisser le regroupement (cadre vert) dans le document LibreOffice.
   Ce regroupement sert de conteneur pour les champs associés.
2. Ajoutez ensuite les champs du regroupement : Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les champs qu’il contient à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.

Sans regroupement de champs

Glissez-déposez les champs dans le document : Faites glisser chaque champ directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.

En l’absence de regroupement, la cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs dans le document.

Intégrer les images

L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.

1. Dans l’onglet Regroupement de champs, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :

   • Images consultation ou doc : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
   • Première image : n’affiche que la première image de consultation.
   • Toutes les images : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
2. Glissez-déposez ce regroupement dans le document LibreOffice.

3. Dans l'onglet Images du modèle, sélectionnez le format d’image souhaité :

   • Original : taille native (souvent très lourde).
   • Medium (~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
   • Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.

4. Configurez le rendu :

   • Indiquez le mode : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
   • Saisissez la taille en pixels.
   • Sauvegardez les réglages.
5. Copiez-collez le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).

Réintégrer et partager le modèle dans Flora

Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.

Pour cela : 

1. Enregistrez et fermez votre fichier LibreOffice (.odt).

2. Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur Modifier le fichier modèle et sélectionnez le fichier.

   • Le modèle importé remplace l’ancienne version.
   • Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le renomme automatiquement avec son nom initial.

3. Lors de la première importation, le modèle est automatiquement actualisé (champs et formats d’images). Actualisez manuellement si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).

4. Testez le modèle avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.

5. Une fois le modèle validé, rendez-le accessible aux utilisateurs :

   • ouvrez l’onglet Gestion des accès,
   • décochez la case Accès privé,
   • sélectionnez les groupes autorisés,
   • sauvegardez.

Modifier un modèle

Modifier un modèle personnalisé

Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.

1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
2. Téléchargez le fichier .odt en local.
3. Ouvrez-le dans LibreOffice Writer et effectuez vos modifications.
4. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via Modifier le fichier modèle.

Dupliquer un modèle standard

1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
2. Téléchargez le fichier .odt en local.

3. Créez un nouveau modèle spécifique (S_) en reprenant :

   1. la même table que le modèle standard,
   2. le même modèle de données.
4. Ouvrez le fichier téléchargé dans LibreOffice, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
5. Réimportez le fichier modifié dans le nouveau modèle (et non dans le standard).
6. Rendez le modèle accessible en définissant les droits d’accès.

Supprimer un modèle

La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.

1. Dans l’espace Administration > Impressions > Modèles de publication, repérez le modèle à supprimer.
2. Sélectionnez-le dans la liste.
3. Cliquez sur l’icône Supprimer et confirmez l’opération.