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Version 105.1 par Joséphine Ducruet le 2026/02/10 14:55
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1 **Page en cours de rédaction**
2
3 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4
5 |(% style="width:840px" %)(((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
9
10 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
15
16 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
17
18 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
19 )))
20
21 (((
22 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23
24 Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
26
27 C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
28
29 Ils peuvent notamment :
30
31 * choisir les **champs exportés**,
32 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 * créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
34
35 Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36
37 (% class="box infomessage" %)
38 (((
39 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
40 )))
41
42 = Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43
44 (% class="box warningmessage" %)
45 (((
46 **Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
47 )))
48
49 == Créer un nouveau modèle sur Flora ==
50
51 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
52 1. (((
53 Donnez un **nom au modèle** :
54
55 * (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
56 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
57 * Remplacez les espaces par un underscore.
58 )))
59 1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
60 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
61 1*. le nombre de champs disponibles
62 1*. la présence ou non de regroupements de champs
63 1*. la configuration des formats d’images
64 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
65
66 [[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68
69 [[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70
71
72 [[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73
74
75 [[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77 (% class="box successmessage" %)
78 (((
79 == **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
80
81
82 Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
83 Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
84
85
86 **mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
87
88 * une **saisie exhaustive et structurée**
89 * des **regroupements de champs** organisés par blocs
90 * une **plus grande sélection de champs disponibles**
91 * un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
92
93 [[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94
95
96 **mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
97
98 * une **mise en page plus libre**
99 * un **placement souple des données**
100 * une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
101 * des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
102
103 [[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 )))
105
106
107
108
109
110 (((
111
112 )))
113
114 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
115
116 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
117 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
118 1. (((
119 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
120
121 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
122 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
123 )))
124
125 (% start="4" %)
126 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
127 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
128 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
129
130 (% class="box successmessage" %)
131 (((
132 **Bonnes pratiques : **
133
134 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
135 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
136 )))
137
138 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140
141 (% class="\" %)
142 (((
143 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147
148
149 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 )))
151
152
153 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154
155
156 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
157
158 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
159
160 === Intégrer les champs ===
161
162 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
163
164 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
165
166 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
167 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
168 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
169 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
170 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
171 Grande liberté de mise en page.
172
173 Positionnement flexible.
174 )))|(% style="width:212px" %)(((
175 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
176 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
177
178 (% class="box successmessage" %)
179 (((
180 **Bonnes pratiques : **
181
182 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
183 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
184 )))
185
186 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
187
188 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192
193
194 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195
196 (% style="color:#ffffff" %) test
197
198 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
199
200 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 (% class="box infomessage" %)
207 (((
208 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
209
210 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 )))
212
213
214 === Intégrer les images ===
215
216 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
217
218 1. (((
219 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
220
221 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
222 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
223 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
224 )))
225 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
226 1. (((
227 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
228
229 * Original : taille native (souvent très lourde).
230 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
231 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
232 )))
233 1. (((
234 **Configurez le rendu** :
235
236 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
237 * **Saisissez la taille** en pixels.
238 * **Sauvegardez les réglages**.
239 )))
240 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
241
242 (% class="box successmessage" %)
243 (((
244 **Bonnes pratiques**
245
246 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
247 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
248 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
249 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
250 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
251 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
252 )))
253
254 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
255 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
256
257 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267
268
269 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
270
271 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
272
273 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
274 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
275
276 Pour cela :
277
278 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
279 1. (((
280 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
281
282 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
283 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
284 )))
285 1. (((
286 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
287 )))
288 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
289 1. (((
290 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
291
292 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
293 * décochez la case **Accès privé**,
294 * sélectionnez les groupes autorisés,
295 * sauvegardez.
296 )))
297
298 (% class="box successmessage" %)
299 (((
300 **Bonnes pratiques :  **
301
302 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
303 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
304 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
305 )))
306
307 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323
324
325 = Modifier un modèle =
326
327 (% class="box successmessage" %)
328 (((
329 **Bonnes pratiques : **
330
331 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
332 )))
333
334 == Modifier un modèle personnalisé ==
335
336 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
337
338 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
339 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
340 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
341 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
342
343 == Dupliquer un modèle standard ==
344
345 (% class="box warningmessage" %)
346 (((
347 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
348 )))
349
350 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
351 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
352 1. (((
353 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
354
355 1. la **même table** que le modèle standard,
356 1. le **même modèle de données**.
357 )))
358 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
359 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
360 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
361
362 (% class="box infomessage" %)
363 (((
364 Avantages de la duplication :
365
366 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
367 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
368 * (((
369 **Profiter des modèles « Complète »** :
370
371 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
372 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
373 )))
374 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
375 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
376 )))
377
378 = Supprimer un modèle =
379
380 (% class="box warningmessage" %)
381 (((
382 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
383 )))
384
385 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
386 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
387
388 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
389 1. Sélectionnez-le dans la liste.
390 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
391
392 (% class="box successmessage" %)
393 (((
394 **Bonnes pratiques : **
395
396 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
397 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
398 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
399 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
400 )))
401
402 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403
404
405 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406
407
408
409 )))
410 )))|(% style="width:300px" %)(((
411 (% class="box" %)
412 (((
413 **Sommaire**
414
415 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
416 )))
417
418 (% class="box" %)
419 (((
420 **Aller plus loin**
421
422 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
423 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
424 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
425 )))
426
427 (% class="box" %)
428 (((
429 **Icônes principales**
430
431 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
432
433 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
434
435 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
436
437 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
438
439 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
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