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Version 104.1 par Joséphine Ducruet le 2026/02/10 14:51
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1 **Page en cours de rédaction**
2
3 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4
5 |(% style="width:840px" %)(((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
9
10 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
15
16 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
17
18 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
19 )))
20
21 (((
22 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23
24 Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
26
27 C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
28
29 Ils peuvent notamment :
30
31 * choisir les **champs exportés**,
32 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 * créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
34
35 Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36
37 (% class="box infomessage" %)
38 (((
39 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
40 )))
41
42 = Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43
44 (% class="box warningmessage" %)
45 (((
46 **Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
47 )))
48
49 == Créer un nouveau modèle sur Flora ==
50
51 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
52 1. (((
53 Donnez un **nom au modèle** :
54
55 * (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
56 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
57 * Remplacez les espaces par un underscore.
58 )))
59 1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
60 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
61 1*. le nombre de champs disponibles
62 1*. la présence ou non de regroupements de champs
63 1*. la configuration des formats d’images
64 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
65
66 (% class="box successmessage" %)
67 (((
68 == **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
69
70
71 Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
72 Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
73
74
75 **mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
76
77 * une **saisie exhaustive et structurée**
78 * des **regroupements de champs** organisés par blocs
79 * une **plus grande sélection de champs disponibles**
80 * un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
81
82 [[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 **mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
86
87 * une **mise en page plus libre**
88 * un **placement souple des données**
89 * une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
90 * des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
91
92 [[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 )))
94
95 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96
97
98 [[//Saisie du nom et choix de la source et de la table//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99
100
101 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102
103
104 [[//Apparition du nouveau modèle dans la liste//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105
106
107 (((
108
109 )))
110
111 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
112
113 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
114 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
115 1. (((
116 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
117
118 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
119 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
120 )))
121
122 (% start="4" %)
123 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
124 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
125 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
126
127 (% class="box successmessage" %)
128 (((
129 **Bonnes pratiques : **
130
131 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
132 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
133 )))
134
135 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136
137
138 (% class="\" %)
139 (((
140 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 )))
148
149
150 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151
152
153 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
154
155 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
156
157 === Intégrer les champs ===
158
159 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
160
161 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
162
163 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
164 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
165 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
166 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
167 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
168 Grande liberté de mise en page.
169
170 Positionnement flexible.
171 )))|(% style="width:212px" %)(((
172 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
173 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
174
175 (% class="box successmessage" %)
176 (((
177 **Bonnes pratiques : **
178
179 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
180 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
181 )))
182
183 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
184
185 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186
187
188 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192
193 (% style="color:#ffffff" %) test
194
195 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
196
197 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 (% class="box infomessage" %)
204 (((
205 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
206
207 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 )))
209
210
211 === Intégrer les images ===
212
213 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
214
215 1. (((
216 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
217
218 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
219 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
220 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
221 )))
222 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
223 1. (((
224 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
225
226 * Original : taille native (souvent très lourde).
227 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
228 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
229 )))
230 1. (((
231 **Configurez le rendu** :
232
233 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
234 * **Saisissez la taille** en pixels.
235 * **Sauvegardez les réglages**.
236 )))
237 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
238
239 (% class="box successmessage" %)
240 (((
241 **Bonnes pratiques**
242
243 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
244 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
245 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
246 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
247 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
248 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
249 )))
250
251 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
252 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
253
254 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255
256
257 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
267
268 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
269
270 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
271 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
272
273 Pour cela :
274
275 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
276 1. (((
277 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
278
279 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
280 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
281 )))
282 1. (((
283 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
284 )))
285 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
286 1. (((
287 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
288
289 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
290 * décochez la case **Accès privé**,
291 * sélectionnez les groupes autorisés,
292 * sauvegardez.
293 )))
294
295 (% class="box successmessage" %)
296 (((
297 **Bonnes pratiques :  **
298
299 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
300 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
301 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
302 )))
303
304 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305
306
307 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322 = Modifier un modèle =
323
324 (% class="box successmessage" %)
325 (((
326 **Bonnes pratiques : **
327
328 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
329 )))
330
331 == Modifier un modèle personnalisé ==
332
333 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
334
335 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
336 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
337 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
338 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
339
340 == Dupliquer un modèle standard ==
341
342 (% class="box warningmessage" %)
343 (((
344 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
345 )))
346
347 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
348 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
349 1. (((
350 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
351
352 1. la **même table** que le modèle standard,
353 1. le **même modèle de données**.
354 )))
355 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
356 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
357 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
358
359 (% class="box infomessage" %)
360 (((
361 Avantages de la duplication :
362
363 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
364 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
365 * (((
366 **Profiter des modèles « Complète »** :
367
368 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
369 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
370 )))
371 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
372 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
373 )))
374
375 = Supprimer un modèle =
376
377 (% class="box warningmessage" %)
378 (((
379 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
380 )))
381
382 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
383 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
384
385 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
386 1. Sélectionnez-le dans la liste.
387 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
388
389 (% class="box successmessage" %)
390 (((
391 **Bonnes pratiques : **
392
393 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
394 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
395 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
396 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
397 )))
398
399 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400
401
402 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403
404
405
406 )))
407 )))|(% style="width:300px" %)(((
408 (% class="box" %)
409 (((
410 **Sommaire**
411
412 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
413 )))
414
415 (% class="box" %)
416 (((
417 **Aller plus loin**
418
419 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
420 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
421 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
422 )))
423
424 (% class="box" %)
425 (((
426 **Icônes principales**
427
428 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
429
430 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
431
432 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
433
434 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
435
436 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
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