Créer et gérer les modèles de publication

* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.

13

* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).

14

* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.

15

16

Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.

17

18

Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).

)))

(((

= (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =

23

24

Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).

25

Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.

26

27

C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.

28

29

Ils peuvent notamment :

30

31

* choisir les **champs exportés**,

32

* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),

33

* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).

34

35

Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.

40

)))

41

42

= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =

43

44

(% class="box warningmessage" %)

45

(((

46

**Attention** il est recommandé d’utiliser un **compte générique administrateur** (par exemple : //adminfonc//) pour créer, modifier ou supprimer les modèles.

47

Cela permet d’assurer une gestion centralisée et d’**éviter qu’un modèle soit rattaché à un compte utilisateur nominatif** : en cas de perte d’accès ou de désactivation de ce compte, le modèle ne pourrait plus être modifié.

48

)))

49

50

== Créer un nouveau modèle sur Flora ==

51

52

1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.

53

1. (((

54

Donnez un **nom au modèle** :

55

56

* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**

57

* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.

58

* Remplacez les espaces par un underscore.

59

)))

60

1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..

61

1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :

62

1*. le nombre de champs disponibles,

63

1*. la présence ou non de regroupements de champs,

64

1*. la configuration des formats d’images.

65

1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.

66

67

(% class="box successmessage" %)

68

(((

69

**mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?**

\\

)))

[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[//Saisie du nom et choix de la source et de la table//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

80

81

82

[[//Apparition du nouveau modèle dans la liste//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

85

Le choix du modèle de données conditionne :

86

87

* le nombre de champs disponibles,

88

* la présence ou non de regroupements de champs,

89

* la configuration des formats d’images.

90

91

>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:

92

>(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.

93

>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.

94

95

(((

96

[[//Différence d'éditeur entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

== Préparer l'édition dans LibreOffice ==

101

102

1. **Ouvrez** le modèle de publication.

103

1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.

104

1. (((

105

**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :

106

107

* en cliquant sur le bouton de téléchargement,

108

* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.

)))

(% start="4" %)

1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.

113

1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.

114

1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.

115

116

(% class="box successmessage" %)

117

(((

118

**Bonnes pratiques : **

119

120

* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.

121

* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.

122

)))

123

124

[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% class="\" %)

(((

[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

130

131

132

[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

135

[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

140

141

142

== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==

143

144

(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**

145

146

=== Intégrer les champs ===

147

148

Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.

149

150

Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **

151

152

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données

153

|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((

154

Texte d’aide pour guider le placement des champs.

155

)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete

156

|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((

157

Grande liberté de mise en page.

158

159

Positionnement flexible.

160

)))|(% style="width:212px" %)(((

161

Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.

162

)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2

163

164

(% class="box successmessage" %)

165

(((

166

**Bonnes pratiques : **

167

168

* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.

169

* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.

170

)))

171

172

>(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.

173

174

[[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

175

176

177

[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

178

179

180

[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

181

182

(% style="color:#ffffff" %) test

183

184

>(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs

185

186

[[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

187

188

189

[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

190

191

192

(% class="box infomessage" %)

193

(((

194

Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**

195

196

[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

=== Intégrer les images ===

201

202

L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.

203

204

1. (((

205

Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :

206

207

* **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.

208

* **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.

209

* **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).

210

)))

211

1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.

212

1. (((

213

Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :

214

215

* Original : taille native (souvent très lourde).

216

* Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.

217

* Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.

218

)))

219

1. (((

220

**Configurez le rendu** :

221

222

* **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).

223

* **Saisissez la taille** en pixels.

224

* **Sauvegardez les réglages**.

225

)))

226

1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).

227

228

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.

233

* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).

234

* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.

235

* Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.

236

* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.

237

* Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.

238

)))

239

240

(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)

241

(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)

242

243

[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

244

245

246

[[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

[[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

250

251

252

[[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

255

== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==

256

257

Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.

258

259

(% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)

260

(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)

Pour cela :

1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).

265

1. (((

266

Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.

267

268

* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.

269

* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.

270

)))

271

1. (((

272

Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).

273

)))

274

1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.

275

1. (((

276

Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :

277

278

* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,

279

* décochez la case **Accès privé**,

280

* sélectionnez les groupes autorisés,

* sauvegardez.

)))

(% class="box successmessage" %)

285

(((

286

**Bonnes pratiques : **

287

288

* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.

289

* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.

290

* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.

291

)))

292

293

[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

294

295

296

[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

297

298

299

[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

300

301

302

[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

303

304

305

[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

306

307

308

[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

309

310

311

= Modifier un modèle =

312

313

(% class="box successmessage" %)

314

(((

315

**Bonnes pratiques : **

316

317

* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.

318

)))

319

320

== Modifier un modèle personnalisé ==

321

322

Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.

323

324

1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.

325

1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.

326

1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.

327

1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.

328

329

== Dupliquer un modèle standard ==

330

331

(% class="box warningmessage" %)

332

(((

333

Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.

334

)))

335

336

1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.

337

1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.

338

1. (((

339

Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :

340

341

1. la **même table** que le modèle standard,

342

1. le **même modèle de données**.

343

)))

344

1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).

345

1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).

346

1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.

347

348

(% class="box infomessage" %)

349

(((

350

Avantages de la duplication :

351

352

* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.

353

* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.

354

* (((

355

**Profiter des modèles « Complète »** :

356

357

* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,

358

* suppression des intitulés si les champs sont vides.

359

)))

360

* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.

361

* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.

362

)))

363

364

= Supprimer un modèle =

365

366

(% class="box warningmessage" %)

367

(((

368

**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.

369

)))

370

371

La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.

372

Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.

373

374

1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.

375

1. Sélectionnez-le dans la liste.

376

1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.

377

378

(% class="box successmessage" %)

379

(((

380

**Bonnes pratiques : **

381

382

* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.

383

* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.

384

* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.

385

* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.

386

)))

387

388

[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

389

390

391

[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]

409

* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]

410

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

416

417

* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles