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Version 102.1 par Joséphine Ducruet le 2026/02/06 15:15
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1 **Page en cours de rédaction**
2
3 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4
5 |(% style="width:840px" %)(((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
9
10 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
15
16 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
17
18 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
19 )))
20
21 (((
22 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23
24 Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
26
27 C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
28
29 Ils peuvent notamment :
30
31 * choisir les **champs exportés**,
32 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
34
35 Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36
37 (% class="box infomessage" %)
38 (((
39 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
40 )))
41
42 = Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43
44 (% class="box warningmessage" %)
45 (((
46 **Attention** il est recommandé d’utiliser un **compte générique administrateur** (par exemple : //adminfonc//) pour créer, modifier ou supprimer les modèles.
47 Cela permet d’assurer une gestion centralisée et d’**éviter qu’un modèle soit rattaché à un compte utilisateur nominatif** : en cas de perte d’accès ou de désactivation de ce compte, le modèle ne pourrait plus être modifié.
48 )))
49
50 == Créer un nouveau modèle sur Flora ==
51
52 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
53 1. (((
54 Donnez un **nom au modèle** :
55
56 * (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
57 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
58 * Remplacez les espaces par un underscore.
59 )))
60 1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
61 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
62 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
63
64 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65
66
67 [[//Saisie du nom et choix de la source et de la table//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68
69
70 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72
73 [[//Apparition du nouveau modèle dans la liste//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74
75
76 (% class="box successmessage" %)
77 (((
78 **Bien choisir le modèle de données**Le choix du modèle de données conditionne :
79
80 * le nombre de champs disponibles,
81 * la présence ou non de regroupements de champs,
82 * la configuration des formats d’images.
83 )))
84
85 === ===
86
87 Le choix du modèle de données conditionne :
88
89 * le nombre de champs disponibles,
90 * la présence ou non de regroupements de champs,
91 * la configuration des formats d’images.
92
93 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
94 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
95 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
96
97 (((
98 [[//Différence d'éditeur entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 )))
100
101
102 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
103
104 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
105 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
106 1. (((
107 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
108
109 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
110 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
111 )))
112
113 (% start="4" %)
114 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
115 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
116 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
117
118 (% class="box successmessage" %)
119 (((
120 **Bonnes pratiques : **
121
122 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
123 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
124 )))
125
126 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 (% class="\" %)
130 (((
131 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132
133
134 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135
136
137 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 )))
139
140
141 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142
143
144 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
145
146 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
147
148 === Intégrer les champs ===
149
150 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
151
152 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
153
154 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
155 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
156 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
157 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
158 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
159 Grande liberté de mise en page.
160
161 Positionnement flexible.
162 )))|(% style="width:212px" %)(((
163 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
164 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
165
166 (% class="box successmessage" %)
167 (((
168 **Bonnes pratiques : **
169
170 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
171 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
172 )))
173
174 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
175
176 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181
182 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184 (% style="color:#ffffff" %) test
185
186 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
187
188 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192
193
194 (% class="box infomessage" %)
195 (((
196 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
197
198 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 )))
200
201
202 === Intégrer les images ===
203
204 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
205
206 1. (((
207 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
208
209 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
210 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
211 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
212 )))
213 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
214 1. (((
215 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
216
217 * Original : taille native (souvent très lourde).
218 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
219 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
220 )))
221 1. (((
222 **Configurez le rendu** :
223
224 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
225 * **Saisissez la taille** en pixels.
226 * **Sauvegardez les réglages**.
227 )))
228 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
229
230 (% class="box successmessage" %)
231 (((
232 **Bonnes pratiques**
233
234 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
235 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
236 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
237 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
238 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
239 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
240 )))
241
242 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
243 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
244
245 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246
247
248 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249
250
251 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252
253
254 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255
256
257 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
258
259 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
260
261 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
262 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
263
264 Pour cela :
265
266 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
267 1. (((
268 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
269
270 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
271 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
272 )))
273 1. (((
274 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
275 )))
276 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
277 1. (((
278 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
279
280 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
281 * décochez la case **Accès privé**,
282 * sélectionnez les groupes autorisés,
283 * sauvegardez.
284 )))
285
286 (% class="box successmessage" %)
287 (((
288 **Bonnes pratiques :  **
289
290 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
291 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
292 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
293 )))
294
295 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296
297
298 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300
301 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302
303
304 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305
306
307 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 = Modifier un modèle =
314
315 (% class="box successmessage" %)
316 (((
317 **Bonnes pratiques : **
318
319 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
320 )))
321
322 == Modifier un modèle personnalisé ==
323
324 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
325
326 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
327 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
328 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
329 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
330
331 == Dupliquer un modèle standard ==
332
333 (% class="box warningmessage" %)
334 (((
335 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
336 )))
337
338 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
339 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
340 1. (((
341 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
342
343 1. la **même table** que le modèle standard,
344 1. le **même modèle de données**.
345 )))
346 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
347 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
348 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
349
350 (% class="box infomessage" %)
351 (((
352 Avantages de la duplication :
353
354 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
355 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
356 * (((
357 **Profiter des modèles « Complète »** :
358
359 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
360 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
361 )))
362 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
363 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
364 )))
365
366 = Supprimer un modèle =
367
368 (% class="box warningmessage" %)
369 (((
370 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
371 )))
372
373 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
374 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
375
376 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
377 1. Sélectionnez-le dans la liste.
378 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
379
380 (% class="box successmessage" %)
381 (((
382 **Bonnes pratiques : **
383
384 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
385 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
386 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
387 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
388 )))
389
390 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391
392
393 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394
395
396
397 )))
398 )))|(% style="width:300px" %)(((
399 (% class="box" %)
400 (((
401 **Sommaire**
402
403 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
404 )))
405
406 (% class="box" %)
407 (((
408 **Aller plus loin**
409
410 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
411 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
412 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
413 )))
414
415 (% class="box" %)
416 (((
417 **Icônes principales**
418
419 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
420
421 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
422
423 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
424
425 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
426
427 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
428
429
430 )))
431 )))
432
433