Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,44 +1,51 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
++Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
--* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
--* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
--* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
--* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
--* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
++Ces modèles peuvent être :
--Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
++* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
++* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
--Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
--
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
  )))
  (((
  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
--Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora.
--Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
--Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
++Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
--C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
++Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
--Ils peuvent notamment :
++* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
++* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
++* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
--* choisir les **champs exportés**,
--* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
--* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
++>(% class="small" %)  Cas d'usage :
++>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
++>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
++>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
++>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
++>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
++>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
--Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
++* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
++* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
++)))
  (% class="box successmessage" %)
  (((
++**Bonnes pratiques : **
++* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
  )))
  = Accéder à l'éditeur de modèles =
@@ -52,15 +52,9 @@
  = Étapes de création d'un modèle =
--
--
--**Bonnes pratiques : **
--
--* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
--
  == Créer le modèle dans Flora ==
--1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
 . (((
  Donnez un **nom au modèle** :
@@ -87,14 +87,11 @@
  === A propos des modèles de données ===
--Le choix du modèle de données conditionne :
++Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
++Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
--* le nombre de champs disponibles,
--* la présence ou non de regroupements de champs,
--* la configuration des formats d’images.
--
-->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
-->(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
  >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
  (((
@@ -145,16 +145,13 @@
  [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
++== Intégrer les champs et les images ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
--
  === Intégrer les champs ===
--Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
++1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
++1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
--Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
--
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
@@ -192,7 +192,7 @@
  [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box infomessage" %)
@@ -216,7 +216,7 @@
  )))
 . **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
 . (((
--Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
++Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
  * Original : taille native (souvent très lourde).
  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
@@ -223,7 +223,7 @@
  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
 . (((
--**Configurez le rendu** :
++**Configurez le rendu** (mode, taille) :
  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
  * **Saisissez la taille** en pixels.
@@ -235,9 +235,9 @@
  (((
  **Bonnes pratiques**
--* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
--* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
--* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
++* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
++* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
++* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
@@ -246,7 +246,7 @@
  (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
  (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -275,7 +275,7 @@
  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
  )))
 . (((
--Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
++Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
  )))
 . **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
 . (((
@@ -291,8 +291,9 @@
  (((
  **Bonnes pratiques :  **
++* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
--* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
++* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
  )))
@@ -316,13 +316,8 @@
  = Modifier un modèle =
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
--* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
--)))
--
  == Modifier un modèle personnalisé ==
  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
@@ -331,13 +331,11 @@
 . Téléchargez le fichier **.odt** en local.
 . Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
 . Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
++1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
  == Dupliquer un modèle standard ==
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
  Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
--)))
 . Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
 . Téléchargez le fichier **.odt** en local.
@@ -367,6 +367,8 @@
  * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
  )))
++
++
  = Supprimer un modèle =
  (% class="box warningmessage" %)
@@ -385,7 +385,7 @@
  (((
  **Bonnes pratiques : **
--* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
++* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
@@ -412,25 +412,11 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
--
--* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
--
--* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
--
--* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
--
--* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
--
--
  )))
  )))

1758201452592-555.png

Auteur

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Contenu

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