Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.D BA1 +XWiki.JDT - Contenu
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... ... @@ -1,211 +1,204 @@ 1 - (% class="mark small" %)**Version4.5.56etultérieures**1 +**Page en cours de rédaction** 2 2 3 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** 4 + 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 - Dans Flora, lesmodèles de publicationsont un**outil stratégique** qui relie la basede données Floraaux **documentsopérationnels **utiliséschaquejour par les utilisateurs.8 +Les **modèles de publication** dans Flora servent à : 7 7 8 -Ces modèles peuvent être : 10 +* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres). 11 +* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**. 12 +* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc. 13 +* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales). 14 +* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données. 9 9 10 -* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ; 11 -* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données. 16 +Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution. 12 12 13 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. 14 - 15 -Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution. 18 +Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires). 16 16 ))) 17 17 18 18 ((( 19 19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? = 20 20 21 -Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales. 24 +Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.). 25 +Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution. 22 22 23 - Les **modèles personnalisés**vouspermettentde:27 +C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques. 24 24 25 -* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution. 26 -* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique). 27 -* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou LibreOffice). 29 +Ils peuvent notamment : 28 28 29 ->(% class="small" %) Cas d'usage : 30 ->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles 31 ->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles 32 ->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs 33 ->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs 34 ->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie 35 ->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées 36 ->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt) 31 +* choisir les **champs exportés**, 32 +* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration), 33 +* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books). 37 37 35 +Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution. 36 + 38 38 (% class="box infomessage" %) 39 39 ((( 40 -Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production : 41 - 42 -* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**. 43 -* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage). 39 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. 44 44 ))) 45 45 46 -(% class="box successmessage" %) 47 -((( 48 -**Bonnes pratiques : ** 42 += Créer et mettre en forme un nouveau modèle = 49 49 50 -* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur. 44 +(% class="box warningmessage" %) 45 +((( 46 +**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel. 51 51 ))) 52 52 53 -= Accéderàl'éditeurdemodèles =49 +== Créer un nouveau modèle sur Flora == 54 54 55 -Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication. 56 - 57 -Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**. 58 - 59 -[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 60 - 61 - 62 -= Étapes de création d'un modèle = 63 - 64 -== Créer le modèle dans Flora == 65 - 66 66 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**. 67 67 1. ((( 68 68 Donnez un **nom au modèle** : 69 69 70 -* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client). 71 -* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60** 55 +* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60** 72 72 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>. 73 -* Remplacez les espaces par desunderscores _.57 +* Remplacez les espaces par un underscore. 74 74 ))) 75 -1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**. 76 -1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté. 59 +1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**.. 60 +1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne : 61 +1*. le nombre de champs disponibles 62 +1*. la présence ou non de regroupements de champs 63 +1*. la configuration des formats d’images 77 77 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste. 78 78 79 -[[ //Créerun nouveau modèle//>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]66 +[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 80 80 81 81 82 -[[ //Saisiedu nom etchoixde la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]69 +[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 83 83 84 84 85 -[[ //Choix du modèle de donnéeset validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]72 +[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 86 86 87 87 88 -[[ //Résultat:modèlecréé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]75 +[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 89 89 90 90 91 -=== A propos des modèles de données === 78 +(% class="box successmessage" %) 79 +((( 80 +== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** == 92 92 93 -Le choix du modèle de données conditionne : 94 94 95 -* le nombre de champs disponibles, 96 -* la présence ou non de regroupements de champs, 97 -* la configuration des formats d’images. 83 +Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**. 84 +Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication. 98 98 99 ->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **: 100 ->(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré. 101 ->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images. 102 102 103 -((( 104 -[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 87 +**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez : 88 + 89 +* une **saisie exhaustive et structurée** 90 +* des **regroupements de champs** organisés par blocs 91 +* une **plus grande sélection de champs disponibles** 92 +* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène** 93 + 94 +[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 95 + 96 + 97 +**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez : 98 + 99 +* une **mise en page plus libre** 100 +* un **placement souple des données** 101 +* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles** 102 +* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage 103 + 104 +[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 ))) 106 106 107 +== Intégrer les données dans le nouveau modèle == 107 107 108 -== Préparer l'éditiondans LibreOffice==109 +=== Télécharger le modèle pour modification === 109 109 110 110 1. **Ouvrez** le modèle de publication. 111 -1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données. 112 112 1. ((( 113 113 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora : 114 114 115 115 * en cliquant sur le bouton de téléchargement, 116 -* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran. 117 -))) 116 +* ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran 118 118 119 -(% start="4" %) 120 -1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**. 121 -1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**. 122 -1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle. 123 123 124 -(% class="box successmessage" %) 125 -((( 126 -**Bonnes pratiques : ** 127 127 128 -* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**. 129 -* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice. 130 -* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte. 131 -))) 132 - 133 -[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 134 - 135 - 136 -(% class="\" %) 120 +(% class="box errormessage" %) 137 137 ((( 138 - [[//Actualiser un modèle//>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]122 +**Erreur fréquente** 139 139 124 +Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, **n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge** pour travailler dessus. 140 140 141 -[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 126 +Le modèle doit **toujours être téléchargé depuis Flora**, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier. 127 +Cela garantit la présence des **champs, variables et structures attendues** par Flora lors de la génération des documents. 142 142 143 - 144 -[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 129 +Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora. 145 145 ))) 131 +))) 146 146 133 +[[Télécharger le modèle>>image:1770732246046-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 147 148 - [[//FloraetLibreOffice côtéà côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]135 +=== Intégrer les champs === 149 149 137 +(% class="box warningmessage" %) 138 +((( 139 +**Attention – ** Les modèles de publication doivent être **ouverts et modifiés exclusivement avec LibreOffice**. 150 150 151 -== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice == 141 +**N’utilisez jamais un autre logiciel** (Word, Google Docs etc.) pour ouvrir ou modifier un modèle. 142 +Cela risquerait d’altérer la structure du fichier et de rendre le modèle **incompatible avec Flora**. 143 +))) 152 152 153 - === Intégrer les champs===145 +Une fois le fichier du modèle **téléchargé et ouvert dans LibreOffice**, utilisez l’onglet **Regroupements et champs** de Flora pour construire votre document. 154 154 155 -Depuis l’onglet **Regroupementsetchamps**,glissez-déposezleschampsdans le document LibreOffice.147 +Depuis cet onglet, **faites glisser les champs** souhaités et **déposez-les dans le document LibreOffice**, à l’emplacement voulu. 156 156 157 -Selon le modèle de données c hoisi, vous pouveztravailler **avec** ou **sans regroupements de champs:**149 +Selon le **modèle de données sélectionné**, vous pouvez : 158 158 159 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données 160 -|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|((( 161 -Texte d’aide pour guider le placement des champs. 162 -)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete 163 -|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|((( 164 -Grande liberté de mise en page. 151 +* travailler avec des **regroupements de champs**, pour une structure organisée par blocs ; 152 +* ou travailler **sans regroupements**, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document. 165 165 166 -Positionnement flexible. 167 -)))|(% style="width:212px" %)((( 168 -Vous devez gérer vous-même la logique et les titres. 169 -)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2 154 +==== Avec regroupement de champs ==== 170 170 156 +1. **Glissez d’abord le regroupement de champs : **Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, faites glisser le **regroupement** (cadre vert) dans le document LibreOffice. 157 +Ce regroupement sert de **conteneur** pour les champs associés. 158 +1. **Ajoutez ensuite les champs du regroupement : **Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les **champs qu’il contient** à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité. 159 + 171 171 (% class="box successmessage" %) 172 172 ((( 173 - **Bonnes pratiques:**162 +Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**. 174 174 175 -* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs. 176 -* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé. 164 +**Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré. 177 177 ))) 178 178 179 ->(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs. 167 +(% class="box warningmessage" %) 168 +((( 169 +**Attention – positionnement des champs** 180 180 181 -[[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 171 +Chaque **champ doit impérativement rester à l’intérieur de son regroupement**. 172 +Un champ déplacé hors de son encadrement risque de **ne pas s’afficher correctement** ou de **ne pas être interprété par Flora** lors de la génération du document. 173 +))) 182 182 175 +[[Glisser-déposer du regroupement de champs>>image:1770733305850-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 183 183 184 -[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 185 185 178 +[[Glisser-déposer du champ dans son regroupement>>image:1770733415669-777.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 186 186 187 -[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 188 188 189 - (%style="color:#ffffff" %)test181 +==== Sans regroupement de champs ==== 190 190 191 - >(% class="small"%)Ex. Modèle sansregroupement de champs183 +**Glissez-déposez les champs dans le document : **Faites glisser chaque **champ** directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité. 192 192 193 - [[//OngletRegroupementsetchamps//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]185 +En l’absence de regroupement, la **cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs** dans le document. 194 194 187 +[[Glisser-déposer du champ directement dans le document>>image:1770733600741-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 195 195 196 - [[//Glisser-déposerle champ où l'onsouhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]189 +=== Intégrer les images === 197 197 198 - 199 -(% class="box infomessage" %) 191 +(% class="box successmessage" %) 200 200 ((( 201 -Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.** 193 +**Bonnes pratiques** 194 +\\Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions pdf ou odt 202 202 203 -[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 196 +* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle. 197 +* ((( 198 +Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**. **Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré. 204 204 ))) 200 +))) 205 205 206 - 207 -=== Intégrer les images === 208 - 209 209 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques. 210 210 211 211 1. ((( ... ... @@ -227,8 +227,8 @@ 227 227 **Configurez le rendu** : 228 228 229 229 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations). 230 -* **Saisissez la taille** en pixels. 231 -* **Sauvegardez les réglages**. 223 +* **Saisissez la taille** en pixels si besoin. 224 +* **Sauvegardez les réglages **si besoin. 232 232 ))) 233 233 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc). 234 234 ... ... @@ -236,8 +236,7 @@ 236 236 ((( 237 237 **Bonnes pratiques** 238 238 239 -* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas. 240 -* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids). 232 +* 241 241 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques. 242 242 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**. 243 243 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle. ... ... @@ -276,7 +276,7 @@ 276 276 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial. 277 277 ))) 278 278 1. ((( 279 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). 271 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements). 280 280 ))) 281 281 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire. 282 282 1. ((( ... ... @@ -292,9 +292,8 @@ 292 292 ((( 293 293 **Bonnes pratiques : ** 294 294 295 -* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements). 296 296 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin. 297 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l ’administrateur peut voir et utiliserle modèle.288 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser. 298 298 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle. 299 299 ))) 300 300
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