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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:23
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À la version 101.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/06 14:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,55 +1,44 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
1 +**Page en cours de rédaction**
2 2  
3 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 +
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
8 +Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
7 7  
8 -Ces modèles peuvent être :
10 +* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 +* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 +* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 +* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 +* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
9 9  
10 -* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 -* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
16 +Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
12 12  
13 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14 -
15 -Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
18 +Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 19  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20 20  
21 -Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
24 +Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 +Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
22 22  
23 -Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
27 +C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
24 24  
25 -* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 -* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 -* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
29 +Ils peuvent notamment :
28 28  
29 ->(% class="small" %) Cas d'usage :
30 ->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 ->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 ->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 ->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 ->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 ->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 ->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
31 +* choisir les **champs exportés**,
32 +* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 +* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
37 37  
35 +Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 -Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41 -
42 -* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 -* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
39 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="box successmessage" %)
47 -(((
48 -**Bonnes pratiques : **
49 -
50 -* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 -)))
52 -
53 53  = Accéder à l'éditeur de modèles =
54 54  
55 55  Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
... ... @@ -61,14 +61,17 @@
61 61  
62 62  = Étapes de création d'un modèle =
63 63  
53 +
54 +**Bonnes pratiques : **
55 +
56 +* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
57 +
64 64  == Créer le modèle dans Flora ==
65 65  
66 66  1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 67  1. (((
68 -Donnez un **nom au modèle** :
62 +Donnez un **nom au modèle** :(% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
69 69  
70 -* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 -* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 72  * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 73  * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 74  )))
... ... @@ -150,9 +150,11 @@
150 150  
151 151  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
152 152  
145 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
146 +
153 153  === Intégrer les champs ===
154 154  
155 -Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
149 +Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
156 156  
157 157  Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
158 158  
... ... @@ -276,7 +276,7 @@
276 276  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
277 277  )))
278 278  1. (((
279 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
273 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
280 280  )))
281 281  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
282 282  1. (((
... ... @@ -292,9 +292,8 @@
292 292  (((
293 293  **Bonnes pratiques :  **
294 294  
295 -* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
296 296  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
297 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
290 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
298 298  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
299 299  )))
300 300  
... ... @@ -318,8 +318,13 @@
318 318  
319 319  = Modifier un modèle =
320 320  
321 -Il existe deux situations distinctes :
314 +(% class="box successmessage" %)
315 +(((
316 +**Bonnes pratiques : **
322 322  
318 +* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
319 +)))
320 +
323 323  == Modifier un modèle personnalisé ==
324 324  
325 325  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
... ... @@ -328,7 +328,6 @@
328 328  1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
329 329  1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
330 330  1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
331 -1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
332 332  
333 333  == Dupliquer un modèle standard ==
334 334  
... ... @@ -410,11 +410,25 @@
410 410  **Aller plus loin**
411 411  
412 412  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
410 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
411 +* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
413 413  )))
414 414  
415 415  (% class="box" %)
416 416  (((
417 417  **Icônes principales**
417 +
418 +* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
419 +
420 +* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
421 +
422 +* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
423 +
424 +* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
425 +
426 +* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
427 +
428 +
418 418  )))
419 419  )))
420 420  
1758201452592-555.png
Auteur
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