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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 78.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:16
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À la version 101.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/06 14:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,55 +1,44 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
1 +**Page en cours de rédaction**
2 2  
3 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 +
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
8 +Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
7 7  
8 -Ces modèles peuvent être :
10 +* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 +* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 +* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 +* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 +* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
9 9  
10 -* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 -* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
16 +Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
12 12  
13 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14 -
15 -Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
18 +Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 19  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20 20  
21 -Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
24 +Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 +Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
22 22  
23 -Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
27 +C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
24 24  
25 -* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 -* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 -* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
29 +Ils peuvent notamment :
28 28  
29 ->(% class="small" %) Cas d'usage :
30 ->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 ->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 ->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 ->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 ->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 ->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 ->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
31 +* choisir les **champs exportés**,
32 +* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 +* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
37 37  
35 +Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 -Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41 -
42 -* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 -* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
39 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="box successmessage" %)
47 -(((
48 -**Bonnes pratiques : **
49 -
50 -* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 -)))
52 -
53 53  = Accéder à l'éditeur de modèles =
54 54  
55 55  Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
... ... @@ -61,14 +61,17 @@
61 61  
62 62  = Étapes de création d'un modèle =
63 63  
53 +
54 +**Bonnes pratiques : **
55 +
56 +* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
57 +
64 64  == Créer le modèle dans Flora ==
65 65  
66 66  1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 67  1. (((
68 -Donnez un **nom au modèle** :
62 +Donnez un **nom au modèle** :(% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
69 69  
70 -* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 -* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 72  * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 73  * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 74  )))
... ... @@ -97,9 +97,7 @@
97 97  * la configuration des formats d’images.
98 98  
99 99  >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
100 ->
101 101  >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
102 ->
103 103  >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
104 104  
105 105  (((
... ... @@ -152,11 +152,14 @@
152 152  
153 153  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
154 154  
145 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
146 +
155 155  === Intégrer les champs ===
156 156  
157 -1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
158 -1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
149 +Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
159 159  
151 +Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
152 +
160 160  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
161 161  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
162 162  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
... ... @@ -225,7 +225,7 @@
225 225  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
226 226  )))
227 227  1. (((
228 -**Configurez le rendu** (mode, taille) :
221 +**Configurez le rendu** :
229 229  
230 230  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
231 231  * **Saisissez la taille** en pixels.
... ... @@ -237,9 +237,9 @@
237 237  (((
238 238  **Bonnes pratiques**
239 239  
240 -* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
241 -* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
242 -* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
233 +* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
234 +* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
235 +* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
243 243  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
244 244  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
245 245  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
... ... @@ -277,7 +277,7 @@
277 277  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
278 278  )))
279 279  1. (((
280 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
273 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
281 281  )))
282 282  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
283 283  1. (((
... ... @@ -293,9 +293,8 @@
293 293  (((
294 294  **Bonnes pratiques :  **
295 295  
296 -* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
297 297  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
298 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
290 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
299 299  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
300 300  )))
301 301  
... ... @@ -319,8 +319,13 @@
319 319  
320 320  = Modifier un modèle =
321 321  
322 -Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
314 +(% class="box successmessage" %)
315 +(((
316 +**Bonnes pratiques : **
323 323  
318 +* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
319 +)))
320 +
324 324  == Modifier un modèle personnalisé ==
325 325  
326 326  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
... ... @@ -329,7 +329,6 @@
329 329  1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
330 330  1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
331 331  1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
332 -1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
333 333  
334 334  == Dupliquer un modèle standard ==
335 335  
... ... @@ -384,7 +384,7 @@
384 384  (((
385 385  **Bonnes pratiques : **
386 386  
387 -* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
383 +* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
388 388  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
389 389  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
390 390  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
... ... @@ -411,11 +411,25 @@
411 411  **Aller plus loin**
412 412  
413 413  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
410 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
411 +* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
414 414  )))
415 415  
416 416  (% class="box" %)
417 417  (((
418 418  **Icônes principales**
417 +
418 +* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
419 +
420 +* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
421 +
422 +* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
423 +
424 +* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
425 +
426 +* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
427 +
428 +
419 419  )))
420 420  )))
421 421  
1758201452592-555.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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1758202788987-846.png
Auteur
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