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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/01/29 17:13
Depuis la version 76.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:13
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À la version 97.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/01/29 17:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,53 +1,44 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
6 +Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
7 7  
8 -Ces modèles peuvent être :
8 +* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
9 +* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
10 +* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
11 +* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
12 +* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
9 9  
10 -* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 -* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
14 +Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
12 12  
13 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
16 +Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
14 14  
15 -Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
18 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 19  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20 20  
21 -Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
24 +Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora.
25 +Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
26 +Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
22 22  
23 -Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
28 +C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
24 24  
25 -* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 -* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 -* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
30 +Ils peuvent notamment :
28 28  
29 ->(% class="small" %) Cas d'usage :
30 ->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 ->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 ->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 ->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 ->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 ->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 ->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
32 +* choisir les **champs exportés**,
33 +* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
34 +* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
37 37  
38 -(% class="box infomessage" %)
39 -(((
40 -Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
36 +Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
41 41  
42 -* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 -* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
44 -)))
45 45  
46 46  (% class="box successmessage" %)
47 47  (((
48 -**Bonnes pratiques : **
49 49  
50 -* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 51  )))
52 52  
53 53  = Accéder à l'éditeur de modèles =
... ... @@ -61,6 +61,12 @@
61 61  
62 62  = Étapes de création d'un modèle =
63 63  
55 +
56 +
57 +**Bonnes pratiques : **
58 +
59 +* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
60 +
64 64  == Créer le modèle dans Flora ==
65 65  
66 66  1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
... ... @@ -90,11 +90,14 @@
90 90  
91 91  === A propos des modèles de données ===
92 92  
93 -Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
94 -Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
90 +Le choix du modèle de données conditionne :
95 95  
96 ->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
97 ->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
92 +* le nombre de champs disponibles,
93 +* la présence ou non de regroupements de champs,
94 +* la configuration des formats d’images.
95 +
96 +>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
97 +>(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
98 98  >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
99 99  
100 100  (((
... ... @@ -147,11 +147,14 @@
147 147  
148 148  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
149 149  
150 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
151 +
150 150  === Intégrer les champs ===
151 151  
152 -1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
153 -1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
154 +Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
154 154  
156 +Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
157 +
155 155  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
156 156  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
157 157  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
221 221  )))
222 222  1. (((
223 -**Configurez le rendu** (mode, taille) :
226 +**Configurez le rendu** :
224 224  
225 225  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
226 226  * **Saisissez la taille** en pixels.
... ... @@ -232,9 +232,9 @@
232 232  (((
233 233  **Bonnes pratiques**
234 234  
235 -* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
236 -* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
237 -* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
238 +* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
239 +* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
240 +* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
238 238  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
239 239  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
240 240  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
... ... @@ -272,7 +272,7 @@
272 272  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
273 273  )))
274 274  1. (((
275 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
278 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
276 276  )))
277 277  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
278 278  1. (((
... ... @@ -288,9 +288,8 @@
288 288  (((
289 289  **Bonnes pratiques :  **
290 290  
291 -* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
292 292  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
293 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
295 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
294 294  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
295 295  )))
296 296  
... ... @@ -314,8 +314,13 @@
314 314  
315 315  = Modifier un modèle =
316 316  
317 -Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
319 +(% class="box successmessage" %)
320 +(((
321 +**Bonnes pratiques : **
318 318  
323 +* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
324 +)))
325 +
319 319  == Modifier un modèle personnalisé ==
320 320  
321 321  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
... ... @@ -324,7 +324,6 @@
324 324  1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
325 325  1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
326 326  1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
327 -1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
328 328  
329 329  == Dupliquer un modèle standard ==
330 330  
... ... @@ -379,7 +379,7 @@
379 379  (((
380 380  **Bonnes pratiques : **
381 381  
382 -* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
388 +* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
383 383  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
384 384  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
385 385  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
... ... @@ -406,11 +406,25 @@
406 406  **Aller plus loin**
407 407  
408 408  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
415 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
416 +* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
409 409  )))
410 410  
411 411  (% class="box" %)
412 412  (((
413 413  **Icônes principales**
422 +
423 +* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
424 +
425 +* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
426 +
427 +* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
428 +
429 +* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
430 +
431 +* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
432 +
433 +
414 414  )))
415 415  )))
416 416  
1758201452592-555.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +968 bytes
Contenu
1758202788987-846.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
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