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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 76.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:13
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À la version 105.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/10 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,107 +1,116 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
1 +**Page en cours de rédaction**
2 2  
3 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 +
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
8 +Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
7 7  
8 -Ces modèles peuvent être :
10 +* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 +* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 +* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 +* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 +* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
9 9  
10 -* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 -* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
16 +Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
12 12  
13 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14 -
15 -Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
18 +Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 19  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20 20  
21 -Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
24 +Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 +Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
22 22  
23 -Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
27 +C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
24 24  
25 -* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 -* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 -* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
29 +Ils peuvent notamment :
28 28  
29 ->(% class="small" %) Cas d'usage :
30 ->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 ->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 ->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 ->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 ->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 ->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 ->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
31 +* choisir les **champs exportés**,
32 +* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 +* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
37 37  
35 +Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 -Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41 -
42 -* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 -* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
39 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="box successmessage" %)
42 += Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43 +
44 +(% class="box warningmessage" %)
47 47  (((
48 -**Bonnes pratiques : **
46 +**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
47 +)))
49 49  
50 -* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
49 +== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
50 +
51 +1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
52 +1. (((
53 +Donnez un **nom au modèle** :
54 +
55 +* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
56 +* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
57 +* Remplacez les espaces par un underscore.
51 51  )))
59 +1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
60 +1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
61 +1*. le nombre de champs disponibles
62 +1*. la présence ou non de regroupements de champs
63 +1*. la configuration des formats d’images
64 +1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
52 52  
53 -= Accéder à l'éditeur de modèles =
66 +[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56 56  
57 -Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
69 +[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
72 +[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -= Étapes de création d'un modèle =
63 63  
64 -== Créer le modèle dans Flora ==
75 +[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 -1. (((
68 -Donnez un **nom au modèle** :
77 +(% class="box successmessage" %)
78 +(((
79 +== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
69 69  
70 -* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 -* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 -* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 -* Remplacez les espaces par des underscores _.
74 -)))
75 -1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 -1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
77 -1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
78 78  
79 -[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
83 +Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
80 80  
81 81  
82 -[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
83 83  
88 +* une **saisie exhaustive et structurée**
89 +* des **regroupements de champs** organisés par blocs
90 +* une **plus grande sélection de champs disponibles**
91 +* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
84 84  
85 -[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 87  
88 -[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
89 89  
98 +* une **mise en page plus libre**
99 +* un **placement souple des données**
100 +* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
101 +* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
90 90  
91 -=== A propos des modèles de données ===
103 +[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +)))
92 92  
93 -Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
94 -Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
95 95  
96 ->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
97 ->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
98 ->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
99 99  
108 +
109 +
100 100  (((
101 -[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +
102 102  )))
103 103  
104 -
105 105  == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
106 106  
107 107  1. **Ouvrez** le modèle de publication.
... ... @@ -124,7 +124,6 @@
124 124  
125 125  * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
126 126  * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
127 -* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
128 128  )))
129 129  
130 130  [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -147,11 +147,14 @@
147 147  
148 148  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
149 149  
158 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
159 +
150 150  === Intégrer les champs ===
151 151  
152 -1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
153 -1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
162 +Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
154 154  
164 +Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
165 +
155 155  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
156 156  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
157 157  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
221 221  )))
222 222  1. (((
223 -**Configurez le rendu** (mode, taille) :
234 +**Configurez le rendu** :
224 224  
225 225  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
226 226  * **Saisissez la taille** en pixels.
... ... @@ -232,9 +232,9 @@
232 232  (((
233 233  **Bonnes pratiques**
234 234  
235 -* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
236 -* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
237 -* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
246 +* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
247 +* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
248 +* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
238 238  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
239 239  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
240 240  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
... ... @@ -272,7 +272,7 @@
272 272  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
273 273  )))
274 274  1. (((
275 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
286 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
276 276  )))
277 277  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
278 278  1. (((
... ... @@ -288,9 +288,8 @@
288 288  (((
289 289  **Bonnes pratiques :  **
290 290  
291 -* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
292 292  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
293 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
303 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
294 294  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
295 295  )))
296 296  
... ... @@ -314,8 +314,13 @@
314 314  
315 315  = Modifier un modèle =
316 316  
317 -Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
327 +(% class="box successmessage" %)
328 +(((
329 +**Bonnes pratiques : **
318 318  
331 +* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
332 +)))
333 +
319 319  == Modifier un modèle personnalisé ==
320 320  
321 321  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
... ... @@ -324,7 +324,6 @@
324 324  1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
325 325  1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
326 326  1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
327 -1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
328 328  
329 329  == Dupliquer un modèle standard ==
330 330  
... ... @@ -379,7 +379,7 @@
379 379  (((
380 380  **Bonnes pratiques : **
381 381  
382 -* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
396 +* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
383 383  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
384 384  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
385 385  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
... ... @@ -406,11 +406,25 @@
406 406  **Aller plus loin**
407 407  
408 408  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
423 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
424 +* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
409 409  )))
410 410  
411 411  (% class="box" %)
412 412  (((
413 413  **Icônes principales**
430 +
431 +* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
432 +
433 +* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
434 +
435 +* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
436 +
437 +* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
438 +
439 +* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
440 +
441 +
414 414  )))
415 415  )))
416 416  
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