Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,51 +1,44 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
++Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
--Ces modèles peuvent être :
++* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
++* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
++* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
++* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
++* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
--* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
--* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
++Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
++Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
++
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
  )))
  (((
  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
--Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
++Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora.
++Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
++Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
--Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
++C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
--* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
--* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
--* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
++Ils peuvent notamment :
-->(% class="small" %)  Cas d'usage :
-->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
-->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
-->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
-->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
-->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
-->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
-->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
++* choisir les **champs exportés**,
++* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
++* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
++Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
--* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
--* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
--)))
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
--* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
  )))
  = Accéder à l'éditeur de modèles =
@@ -59,9 +59,15 @@
  = Étapes de création d'un modèle =
++
++
++**Bonnes pratiques : **
++
++* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
++
  == Créer le modèle dans Flora ==
--1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
 . (((
  Donnez un **nom au modèle** :
@@ -88,11 +88,14 @@
  === A propos des modèles de données ===
--Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
--Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
++Le choix du modèle de données conditionne :
-->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
-->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
++* le nombre de champs disponibles,
++* la présence ou non de regroupements de champs,
++* la configuration des formats d’images.
++
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
++>(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
  >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
  (((
@@ -145,11 +145,14 @@
  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
++
  === Intégrer les champs ===
--1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
--1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
++Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
++Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
++
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
@@ -187,7 +187,7 @@
  [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box infomessage" %)
@@ -211,7 +211,7 @@
  )))
 . **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
 . (((
--Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
++Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
  * Original : taille native (souvent très lourde).
  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
@@ -218,7 +218,7 @@
  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
 . (((
--**Configurez le rendu** (mode, taille) :
++**Configurez le rendu** :
  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
  * **Saisissez la taille** en pixels.
@@ -230,9 +230,9 @@
  (((
  **Bonnes pratiques**
--* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
--* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
--* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
++* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
++* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
++* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
@@ -241,7 +241,7 @@
  (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
  (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -270,7 +270,7 @@
  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
  )))
 . (((
--Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
++Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
  )))
 . **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
 . (((
@@ -286,9 +286,8 @@
  (((
  **Bonnes pratiques :  **
--* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
--* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
++* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
  )))
@@ -312,8 +312,13 @@
  = Modifier un modèle =
--Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
++* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
++)))
++
  == Modifier un modèle personnalisé ==
  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
@@ -322,11 +322,13 @@
 . Téléchargez le fichier **.odt** en local.
 . Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
 . Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
--1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
  == Dupliquer un modèle standard ==
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
  Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
++)))
 . Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
 . Téléchargez le fichier **.odt** en local.
@@ -374,7 +374,7 @@
  (((
  **Bonnes pratiques : **
--* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
++* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
@@ -401,11 +401,25 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
++
++* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
++
++* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
++
++* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
++
++* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
++
++
  )))
  )))

1758201452592-555.png

Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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Contenu

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