Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,652 +1,385 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
++**Page en cours de rédaction**
++(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
++
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
++Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
--Ces modèles peuvent être :
++* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
++* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
++* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
++* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
++* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
--* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
--* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
++Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
++Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
  )))
  (((
  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
--Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
++Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
++Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
--Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
++C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
--* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
--* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
--* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
++Ils peuvent notamment :
-->(% class="small" %)  Cas d'usage :
-->(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
-->(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
-->(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
-->(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
-->(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
-->(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
-->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
++* choisir les **champs exportés**,
++* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
++* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
++Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
--
--* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
--* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
  )))
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
--* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
  )))
--= Accéder à l'éditeur de modèles =
++== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
--Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
--
--Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
--
--[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Étapes de création d'un modèle =
--
--== Créer le modèle dans Flora ==
--
--1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
 . (((
  Donnez un **nom au modèle** :
--* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
--* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
++* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
  * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
--* Remplacez les espaces par des underscores _.
++* Remplacez les espaces par un underscore.
  )))
--1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
--1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
++1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
++1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
++1*. le nombre de champs disponibles
++1*. la présence ou non de regroupements de champs
++1*. la configuration des formats d’images
 . Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
--[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== A propos des modèles de données ===
--
--Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
--Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
--
-->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
-->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
-->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
--
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
--== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
++Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
++Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
--1. **Ouvrez** le modèle de publication.
--1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
--1. (((
--**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
--* en cliquant sur le bouton de téléchargement,
--* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
--)))
++**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
--(% start="4" %)
--1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
--1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
--1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
++* une **saisie exhaustive et structurée**
++* des **regroupements de champs** organisés par blocs
++* une **plus grande sélection de champs disponibles**
++* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
--* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
--)))
--[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
++* une **mise en page plus libre**
++* un **placement souple des données**
++* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
++* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
--(% class="\" %)
--(((
--[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++== Intégrer les données dans le nouveau modèle ==
--Ouvrir le fichier .odt avec LibreOffice. Positionner les fenêtres Flora et LibreOffice côte à côte.
++=== Télécharger le modèle pour modification ===
--Il est possible de Masquer les menu Flora pour gagner de la place.
++1. **Ouvrez** le modèle de publication.
++1. (((
++**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
--[[image:1740060388593-857.png]]
++* en cliquant sur le bouton de téléchargement,
++* ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran
--Résultat :
--[[image:1740060454829-400.png]]
--
--
--== Intégrer les champs au document LibreOffice ==
--
--[[image:1742205190145-176.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box errormessage" %)
  (((
--**Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.**
--)))
++**Attention – erreur fréquente**
--Les modèles de publication sont réalisés par le client avec des modèles de document LibreOffice, dans lesquels il est possible de positionner :
++Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, **n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge** pour travailler dessus.
--* des champs, correspondant aux contenus textuels des notices Flora
--* des regroupements, dans lesquels seront intégrées les images liées aux notices Flora
++Le modèle doit **toujours être téléchargé depuis Flora**, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.
++Cela garantit la présence des **champs, variables et structures attendues** par Flora lors de la génération des documents.
--[[image:1742204891803-180.png]]
--
--=== Avec regroupement de champs ===
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Les regroupements de champs ont été mis en place pour correspondre à des "sections" dans le document Libre office, dont le texte saisi sera effacé si tous les champs du regroupement sont vides.
--Pour des publications de type "fiche complête" cela est quasi obligatoire car la saisie dans les tables documentaires est toujours lacunaire, et cela évitera d'avoir des titres de sections vides qui alourdiraient l'impression.
--En standard, Flora fournira généralement deux modeles de données pour chaque table, un avec regroupement pour des impression de type fiches completes avec titres de sections, et un autre sans regroupement pour positionnement libre des champs
--//Exemple "Regroupements "Découverte" et "Utilisation" dans une notice beaux-arts//
++Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.
  )))
--
--//Exemple de positionnement du regroupement désignation//
--
--Le regroupement de champs Désignation doit être positionné, en le faisant glisser déplacer dans le document LibreOffice.
--
--[[image:1740142077383-326.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc DESIGNATION" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement les champs de désignation. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
  )))
++[[Télécharger le modèle>>image:1770732246046-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740142181708-639.png]]
++=== Intégrer les champs ===
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Quand on dépose les champs, des espaces se rajoutent parfois automatiquement à gauche et à droite du champ ; il est possible de les supprimer si nécessaire.**
++**Attention**Les modèles de publication doivent être **ouverts et modifiés exclusivement avec LibreOffice**.
++
++**N’utilisez jamais un autre logiciel** (Word, Google Docs etc.) pour ouvrir ou modifier un modèle.
++Cela risquerait d’altérer la structure du fichier et de rendre le modèle **incompatible avec Flora**.
  )))
--Avec ce modèle de données, il n'est pas possible de disposer des champs d'un regroupement ailleurs que dans sa section libre office. Ainsi le champ numéro d'inventaire devra obligatoirement être posé dans le regroupement (bloc) IDENTIFICATION. Pour en savoir plus, cliquer [[**ici**>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HDiffE9rencierlesmodE8lesdedonnE9esmus_biencomplE8teetmus_bien_complete2]].
++Une fois le fichier du modèle **téléchargé et ouvert dans LibreOffice**, utilisez l’onglet **Regroupements et champs** de Flora pour construire votre document.
++Depuis cet onglet, **faites glisser les champs** souhaités et **déposez-les dans le document LibreOffice**, à l’emplacement voulu.
--=== Sans regroupement de champs ===
++Selon le **modèle de données sélectionné**, vous pouvez :
++* travailler avec des **regroupements de champs**, pour une structure organisée par blocs ;
++* ou travailler **sans regroupements**, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.
--Avec ce modèle de données , il est possible de positionner les champs où l'on souhaite dans LibreOffice. Pour en savoir plus, cliquer [[**ici**>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HDiffE9rencierlesmodE8lesdedonnE9esmus_biencomplE8teetmus_bien_complete2]].
++==== Avec regroupement de champs ====
--[[image:1740142358706-297.png]]
++1. **Glissez d’abord le regroupement de champs : **Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, faites glisser le **regroupement** (cadre vert) dans le document LibreOffice.
++Ce regroupement sert de **conteneur** pour les champs associés.
++1. **Ajoutez ensuite les champs du regroupement : **Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les **champs qu’il contient** à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**.
--=== Point d'attention ===
++**Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.
++)))
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--(% id="cke_bm_4800S" style="display:none" %)** **(% id="cke_bm_28135S" style="display:none" %)** **(%%)**Certains modèles de données disposent des deux possibilités : avec ET sans regroupement de champs. Il faut donc maîtriser les deux types d'intégration des champs.**
++**Attention – positionnement des champs**
++
++Chaque **champ doit impérativement rester à l’intérieur de son regroupement**.
++Un champ déplacé hors de son encadrement risque de **ne pas s’afficher correctement** ou de **ne pas être interprété par Flora** lors de la génération du document.
  )))
--// Exemple : modèle de données mus_evenement_complete//
++[[Glisser-déposer du regroupement de champs>>image:1770733305850-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740061297394-404.png]]
++[[Glisser-déposer du champ dans son regroupement>>image:1770733415669-777.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== (% id="cke_bm_21150S" style="display:none" %) (%%)Différencier les modèles de données mus_bien complète et mus_bien_complete2 ====
++==== Sans regroupement de champs ====
++**Glissez-déposez les champs dans le document : **Faites glisser chaque **champ** directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.
++En l’absence de regroupement, la **cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs** dans le document.
--== Intégrer des images au modèles de publication ==
++[[Glisser-déposer du champ directement dans le document>>image:1770733600741-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Intégrer les images ===
--=== Glisser déposer le regroupement ===
++L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
++1. (((
++Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
--(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
--(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %) (%%)Pour ajouter une image dans le document LibreOffice, il faut choisir le regroupement en fonction de la ou des images à intégrer au modèle ; puis le glisser déposer dans LibreOffice.
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Il y a trois fois trois possibilités :
--
--* Image consultation ou doc : s'il n'y a pas d'image de consultation liées à la notice bien, Flora utilisera celle qui sont documentées dans le champ Photos documentaires.
--* Première image : seule la première image de consultation sera imprimée.
--* Toutes images : toutes les images de consultations et photo documentaires seront imprimées.
--
--[[image:1740143055223-391.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc Image_consultation_ou_doc" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement le format d'image. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
++* **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
++* **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
++* **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
  )))
++1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
++1. (((
++Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
--
--=== Choisir le format d'image ===
--
--
--Il faut ensuite choisir le format d'image, en choisissant la taille (en pixels)  qu'elle occupera dans le document final.
--
--
--[[image:1740143207234-143.png]]
--
--
--==== Homogénéiser la taille des images dans le modèle de publication ====
--
--
--La première chose à faire dans le modèle de publication est de définir la taille qu'auront les images dans le modèle LibreOffice. Le logiciel Flora les redimensionnera automatiquement avant de les poser dans le document final.
--
--
--Pour chaque regroupement, il y a trois formats d'image disponibles :
--
--* Fichier original : pour ce format, l'image sera exportée dans le document final (odt ou pdf) à la taille qu'elle avait lors de son intégration dans la photothèque (donc souvent de 2000x3000 pixels). Il y a un risque que le fichier finale soit très volumineux s'il contient un nombre important de notices. Les images **originales **ne sont pas intéressantes à imprimer sur des pages A4 ; cela est intéressant sur des pages A3.
--* Medium : ce format permet d'exporter des photos de bonne facture. **Pour des questions de qualité, il est recommandé de prendre le format de résolution medium (800 par 600 pixels).**
--* Imagette : pour ce format, ne pas utiliser un taille supérieur à 192, car cela va dégrader la qualité de l'image.
--
--En choisir un parmi les trois propositions.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Prendre l'habitude d'imprimer des **imagettes ou photos medium** en fonction de la taille de la zone image désirée (si inférieur à 192 pixels l'imagette sera suffisante et l'impression sera plus rapide).
++* Original : taille native (souvent très lourde).
++* Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
++* Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
++1. (((
++**Configurez le rendu** :
--
--[[image:1740143545965-894.png]]
--
--
--Ensuite, pour chaque image, il est possible d'indiquer un mode : Adapter ou Encadrer.
--
--Pour cela : après avoir choisis le format d'image :
--
--* Indiquer le mode (encadrer l'image ou l'adapter)
--* Saisir les pixels souhaités (choix de la taille de l'image)
--* Sauvegarder les réglages
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : le mode Encadré va redimensionner l'image pour la forcer à rentrer dans la taille. Elle sera donc déformée si elle est plus grande.**
++* **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
++* **Saisissez la taille** en pixels.
++* **Sauvegardez les réglages**.
  )))
++1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
--
--
--
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--
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--
--
--
--
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--
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--
--
--
--
--
--
--
--
--[[image:1740143843708-538.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**~ Pour être sûr que Flora va correctement mémoriser l'option Adapter, sélectionner Encadrer puis à nouveau Adapter AVANT de renseigner la taille en pixels.**
++**Bonnes pratiques**
++
++* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
++* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
++* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
++* Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
++* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
++* Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
  )))
++(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
++(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--=== Intégrer l'image dans le document LibreOffice ===
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Copier-Coller le format d'image dans le modèle LibreOffice (pas de glisser déposer disponible).
++[[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Elle apparaitra sous forme d'un encart grisé matérialisant l'emplacement de l'image dans les futures impressions.
++[[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740144274104-234.png]]
++[[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc Image_consultation_ou_doc" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement le format d'image. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
--)))
--== Intégrer le modèle de publication dans Flora ==
++== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
++Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
  (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
--(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %) (%%)Une fois le modèle de publication mis en page, il faut le réintégrer dans Flora pour l'utiliser.
++(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
--)))
++Pour cela :
--[[image:1645441374408-769.png]]
++1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
++1. (((
++Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
++* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
++* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
  )))
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
-- Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
++1. (((
++Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
  )))
++1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
++1. (((
++Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
--
--[[image:1740388311227-258.png]]
--
--
--
--=== Tester le modèle Libre Office ===
--
--
--Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
--
--Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
--
--
--[[image:1740388311227-258.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
--- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
--- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée ,pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
++* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
++* décochez la case **Accès privé**,
++* sélectionnez les groupes autorisés,
++* sauvegardez.
  )))
--
--=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
--
--Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
++**Bonnes pratiques :  **
++
++* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
++* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
++* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
  )))
--Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
++[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740389276119-451.png]]
++[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Gérer les accès aux modèles de publication ==
++[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
--Pour cela :
++[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* se positionner dans Gestion des accès
--* décocher la case accès privé
--* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
--* sauvegarder
--[[image:1740388928877-846.png]]
++[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740388957196-637.png]]
++[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Dupliquer et modifier un modèle de publication existant =
++= Modifier un modèle =
--(% class="\" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--
++**Bonnes pratiques : **
--== Rappels ==
--
--
--L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
++* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
  )))
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
--)))
++== Modifier un modèle personnalisé ==
++Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
--== Dupliquer un modèle existant ==
++1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
++1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
++1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
++1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
++== Dupliquer un modèle standard ==
--Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
--
--Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
--
--Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
--
--* Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
--
--Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
--
--* La répétabilité des blocs de champs [^].
--* La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
--
--=== Télécharger le modèle existant ===
--
--
--Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
--
--[[image:1742200801441-200.png]]
--
--
--Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
--
--[[image:1742200842089-490.png]]
--
--Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
--
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Il est conseillé d'utiliser un dossier dédié aux modèles .odt, pour ne pas les mélanger avec d'autres documents. Ce dossier permet d'ouvrir les documents .odt avec LibreOffice et de les modifier avant de les re-télécharger dans Flora, pour les utiliser.
--**Les fichiers .odt téléchargés en local sur l'ordinateur ne sont pas utilisés en direct par Flora. Ce stockage, en local, est toutefois obligatoire pour modifier les documents avec LibreOffice.**
++Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
  )))
++1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
++1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
++1. (((
++Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
--Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
--
--* Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
--* Table utilisée pour ce modèle standard
--
--**Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
--
--[[image:1742201155046-391.png]]
--
--
--=== Créer un nouveau modèle ===
--
--
--Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
--
--[[image:1742201637281-754.png]]
--
--
--Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
++1. la **même table** que le modèle standard,
++1. le **même modèle de données**.
  )))
++1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
++1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
++1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
--Recommandations complémentaires :
--
--* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
--* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
--* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
--
--**Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
--
--Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
--
--[[image:1742201722886-615.png]]
--
--
--[[image:1742201750633-431.png]]
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1742201967407-410.png]]
--
--
--=== Modifier le modèle standard ===
--
--
--Pour modifier le modèle standard, positionner dans l'éditeur et le modèle LibreOffice côte à côte et les modifier.
--
--
--[[image:1742202320236-479.png]]
--
--
--Appliquer les mêmes règles de mise en page et de gestion que les modèles créés à partir d'une page blanche.
--
--Dans ces modèles il est possible :
--
--* de supprimer les champs non désirés
--* [[d'intégrer des champs (si tous les champs non intégrés dans le modèles)>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerleschampsaudocumentLibreOffice]]
--* [[d'intégrer ou de modifier les images d'un modèle de publication >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerdesimagesaumodE8lesdepublication]]
--* [[de mettre en forme le document LibreOffice >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HMettreenformeledocumentLibreOffice]]
--
--Pour plus d'informations, consulter les chapitres précédents.
--
--
--=== Importer le modèle standard modifié dans le nouveau modèle ===
--
--
--Une fois le modèle standard modifié, le réimporter dans Flora via le nouveau modèle créé (pour ne pas impacter les modèles standards d'origine).
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
--)))
++Avantages de la duplication :
--[[image:1645441374408-769.png]]
++* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
++* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
++* (((
++**Profiter des modèles « Complète »** :
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
++* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
++* suppression des intitulés si les champs sont vides.
  )))
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
-- Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
++* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
++* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
  )))
--[[image:1742203116956-516.png]]
++= Supprimer un modèle =
--
--==== Tester le modèle Libre Office ====
--
--
--Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
--
--Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
--
--[[image:1742203174004-637.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
--- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
--- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée, pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
++**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
  )))
++La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
++Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
--=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
++1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
++1. Sélectionnez-le dans la liste.
++1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
--Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
++**Bonnes pratiques : **
++
++* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
++* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
++* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
++* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
  )))
--Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
++[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740389276119-451.png]]
++[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Gérer les accès aux modèles de publication ===
--
--Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
--
--Pour cela :
--
--* se positionner dans Gestion des accès
--* décocher la case accès privé
--* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
--* sauvegarder
--
--[[image:1742203303731-629.png]]
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -653,6 +653,8 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Sommaire**
++
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -660,11 +660,25 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
++
++* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
++
++* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
++
++* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
++
++* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
++
++
  )))
  )))

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