Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 32 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,204 +1,205 @@
--**Page en cours de rédaction**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
--
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
++Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
--* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
--* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
--* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
--* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
--* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
++Ces modèles peuvent être :
--Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
++* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
++* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
--Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
  )))
  (((
  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
--Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
--Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
++Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
--C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
++Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
--Ils peuvent notamment :
++* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
++* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
++* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
--* choisir les **champs exportés**,
--* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
--* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
++>(% class="small" %)  Cas d'usage :
++>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
++>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
++>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
++>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
++>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
++>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
--Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
++Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
++
++* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
++* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
  )))
--= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
++**Bonnes pratiques : **
++
++* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
  )))
--== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
++= Accéder à l'éditeur de modèles =
--1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
--1. (((
--Donnez un **nom au modèle** :
++Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
--* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
--* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
--* Remplacez les espaces par un underscore.
--)))
--1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
--1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
--1*. le nombre de champs disponibles
--1*. la présence ou non de regroupements de champs
--1*. la configuration des formats d’images
--1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
++Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
--[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Étapes de création d'un modèle =
++== Créer le modèle dans Flora ==
--[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. (((
++Donnez un **nom au modèle** :
++* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
++* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
++* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
++* Remplacez les espaces par des underscores _.
++)))
++1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
++1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
++1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
--[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
++[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
--Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
++[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
++[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* une **saisie exhaustive et structurée**
--* des **regroupements de champs** organisés par blocs
--* une **plus grande sélection de champs disponibles**
--* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
--[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== A propos des modèles de données ===
++Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
++Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
--**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
--* une **mise en page plus libre**
--* un **placement souple des données**
--* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
--* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
--
--[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(((
++[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--== Intégrer les données dans le nouveau modèle ==
--=== Télécharger le modèle pour modification ===
++== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
 . **Ouvrez** le modèle de publication.
++1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
 . (((
  **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
  * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
--* ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran
++* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
++)))
++(% start="4" %)
++1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
++1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
++1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
--
--(% class="box errormessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Erreur fréquente – Origine du fichier LibreOffice**
++**Bonnes pratiques : **
--Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, **n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge** pour travailler dessus.
--
--Le modèle doit **toujours être téléchargé depuis Flora**, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.
--Cela garantit la présence des **champs, variables et structures attendues** par Flora lors de la génération des documents.
--
--Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.
++* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
++* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
++* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
  )))
--)))
--[[Télécharger le modèle>>image:1770732246046-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Intégrer les champs ===
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="\" %)
  (((
--**Attention – ** Les modèles de publication doivent être **ouverts et modifiés exclusivement avec LibreOffice**.
++[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**N’utilisez jamais un autre logiciel** (Word, Google Docs etc.) pour ouvrir ou modifier un modèle.
--Cela risquerait d’altérer la structure du fichier et de rendre le modèle **incompatible avec Flora**.
++
++[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--Une fois le fichier du modèle **téléchargé et ouvert dans LibreOffice**, utilisez l’onglet **Regroupements et champs** de Flora pour construire votre document.
--Depuis cet onglet, **faites glisser les champs** souhaités et **déposez-les dans le document LibreOffice**, à l’emplacement voulu.
++[[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Selon le **modèle de données sélectionné**, vous pouvez :
--* travailler avec des **regroupements de champs**, pour une structure organisée par blocs ;
--* ou travailler **sans regroupements**, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.
++== Intégrer les champs et les images ==
--==== Avec regroupement de champs ====
++=== Intégrer les champs ===
--1. **Glissez d’abord le regroupement de champs : **Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, faites glisser le **regroupement** (cadre vert) dans le document LibreOffice.
--Ce regroupement sert de **conteneur** pour les champs associés.
--1. **Ajoutez ensuite les champs du regroupement : **Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les **champs qu’il contient** à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.
++1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
++1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
++|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
++Texte d’aide pour guider le placement des champs.
++)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
++|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
++Grande liberté de mise en page.
++
++Positionnement flexible.
++)))|(% style="width:212px" %)(((
++Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
++)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
++
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**.
++**Bonnes pratiques : **
--**Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.
++* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
++* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
  )))
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention – positionnement des champs**
++>(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
--Chaque **champ doit impérativement rester à l’intérieur de son regroupement**.
--Un champ déplacé hors de son encadrement risque de **ne pas s’afficher correctement** ou de **ne pas être interprété par Flora** lors de la génération du document.
--)))
++[[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Glisser-déposer du regroupement de champs>>image:1770733305850-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Glisser-déposer du champ dans son regroupement>>image:1770733415669-777.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Sans regroupement de champs ====
++(% style="color:#ffffff" %) test
--**Glissez-déposez les champs dans le document : **Faites glisser chaque **champ** directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.
++>(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
--En l’absence de regroupement, la **cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs** dans le document.
++[[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Glisser-déposer du champ directement dans le document>>image:1770733600741-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Intégrer les images ===
++[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box successmessage" %)
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques**
++Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
--* **Évitez le format** **Original**, trop lourd pour des impressions pdf ou odt
--* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
--* (((
--Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des images**. **Ce texte doit être supprimé** après le placement des images, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.
++[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--)))
++
++=== Intégrer les images ===
++
  L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
 . (((
@@ -210,7 +210,7 @@
  )))
 . **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
 . (((
--Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
++Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
  * Original : taille native (souvent très lourde).
  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
@@ -217,308 +217,295 @@
  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
 . (((
--**Configurez le rendu** :
++**Configurez le rendu** (mode, taille) :
  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
--* **Saisissez la taille** en pixels si besoin.
--* **Sauvegardez les réglages **si besoin.
++* **Saisissez la taille** en pixels.
++* **Sauvegardez les réglages**.
  )))
 . **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
--(% class="box errormessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Erreur fréquente – Type d’image et regroupement**Lors de l’insertion d’images dans un modèle de publication, il est indispensable de **faire correspondre le type d’image avec son regroupement**.
++**Bonnes pratiques**
--Si vous avez inséré le regroupement **« Première image »**, vous devez impérativement utiliser l'image du modèle correspondante (copier-coller de l’image de type //Première image//).
++* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
++* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
++* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
++* Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
++* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
++* Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
++)))
--Une image ne s’affichera pas dans le document généré si elle n’est pas insérée dans le **regroupement correspondant à son type**.
++(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
++(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--Par exemple, une image de type **« Image de consultation ou documentaire »** ne fonctionnera pas si elle est placée dans le regroupement **« Première image »**.
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**Bon réflexe :**
--vérifiez toujours que le nom du regroupement et le type d’image inséré correspondent exactement avant d’enregistrer votre modèle.
--)))
--[[Glisser-déposer du regroupement choisi>>image:1770799373106-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Configuration de l'image>>image:1770799569027-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Copier-coller de l'image dans son regroupement>>image:1770799655265-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Mettre en page le modèle ==
--=== Choisir l'orientation du modèle ===
++== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
--Lors de la conception d’un modèle de publication, vous pouvez définir l’**orientation du document** directement dans LibreOffice.
++Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
--L’orientation choisie (portrait ou paysage) sera appliquée lors de la génération du document depuis Flora.
++(% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
++(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
--1. Ouvrez le modèle téléchargé dans **LibreOffice**
--1. Accédez au menu **Format puis Style de page**
++Pour cela :
++
++1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
 . (((
--Dans l’onglet **Page**, sélectionnez l’orientation souhaitée :
++Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
--* **Portrait** : format vertical
--* **Paysage** : format horizontal
++* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
++* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
  )))
--1. L’orientation définie sera alors respectée lors du réimport dans Flora.
++1. (((
++Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
++)))
++1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
++1. (((
++Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
--[[Exemple d'un modèle au format paysage>>image:1770804058805-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
++* décochez la case **Accès privé**,
++* sélectionnez les groupes autorisés,
++* sauvegardez.
++)))
--=== Personnaliser le contenu ===
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques :  **
--En complément des champs issus de Flora, vous pouvez enrichir votre modèle dans **LibreOffice** avec des éléments de mise en page et de contenu fixes.
++* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
++* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
++* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
++* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
++)))
--Il est notamment possible d’ajouter :
++[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* du **texte libre** (titre, sous-titre, mentions complémentaires, encadrés explicatifs, etc.) ;
--* des **images fixes**, comme un logo institutionnel ;
--* des **en-têtes et pieds de page** (nom de l’institution, pagination, date d’édition, mentions légales, etc.) ;
--* des éléments de structuration (lignes, tableaux, séparateurs, styles de titres).
--Ces éléments sont intégrés directement dans le modèle et seront automatiquement présents dans chaque document généré depuis Flora.
++[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Mettre en forme les données ===
--Les champs insérés depuis Flora ne sont pas figés : vous pouvez appliquer une **mise en forme** directement dans LibreOffice afin d’adapter l’apparence des données dans le document généré.
++[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est possible de modifier :
--* la **taille du texte** ;
--* le **gras**, l**’italique** ou le** soulignement** ;
--* la **couleur** ;
--* l’alignement ou les espacements.
++[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour cela :
--1. Sélectionnez le **champ inséré dans le document** (glissé-déposé depuis l’onglet //Regroupements et champs//).
--1. Appliquez la mise en forme souhaitée via la barre d’outils ou les styles de LibreOffice.
--1. Enregistrez le modèle.
++[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--La mise en forme définie sera **reprise automatiquement lors de la génération du document dans Flora**.
--[[Exemple de mise en forme dans le document LibreOffice>>image:1770804648900-840.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Présenter les données sous forme de tableau ===
--Pour améliorer la lisibilité et obtenir un rendu structuré, il est possible d’organiser les champs issus de Flora **dans un tableau**.
++= Dupliquer et modifier un modèle de publication existant =
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="\" %)
  (((
--**Pourquoi utiliser un tableau ?**
++
--* Les données sont **alignées proprement**
--* La mise en page est plus **stable et homogène**
--* Les écarts et espacements sont maîtrisés
--* Le rendu final est plus professionnel.
--)))
++== Rappels ==
--1. Insérez d’abord le **regroupement de champs** dans le document (si le modèle en comporte).
--1. À l’intérieur de ce regroupement, créez un **tableau LibreOffice** (menu //Tableau → Insérer un tableau//).
--1. Glissez-déposez ensuite les **champs dans les cellules du tableau**.
--1. Ajustez la largeur des colonnes et l’alignement si nécessaire.
--(% class="box successmessage" %)
++L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
++)))
++
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Astuce – Masquer les bordures du tableau**
++**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
++)))
--Si vous souhaitez conserver l’alignement sans faire apparaître la structure du tableau dans le document final :
--1. Sélectionnez le tableau.
--1. Accédez aux **propriétés du tableau**.
--1. Supprimez ou masquez les **bordures**.
++== Dupliquer un modèle existant ==
--Le tableau reste fonctionnel pour la mise en page, mais ne sera pas visible dans le document généré.
--)))
--[[Glisser-déposer le regroupement>>image:1770805095580-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
++Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
--[[Créer un tableau dans le regroupement>>image:1770805350861-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
++* Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
--[[Intégrer les champs dans le tableau>>image:1770805312025-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
--=== Éviter l’affichage des champs vides ===
++* La répétabilité des blocs de champs [^].
++* La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
--Il est possible d’éviter l’affichage de lignes inutiles dans le document généré lorsque certaines données ne sont pas renseignées dans Flora.
++=== Télécharger le modèle existant ===
--Cette fonctionnalité permet :
--* d’éviter les **espaces vides** ;
--* d’obtenir un document plus **propre et lisible** ;
--* de ne faire apparaître que les informations réellement présentes.
++Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
--==== Masquer une ligne simple ====
++[[image:1742200801441-200.png]]
--Pour masquer une ligne isolée, il suffit **d’encadrer la ligne complète avec des accolades.**
--Si la donnée n’est pas présente dans la notice exportée, la ligne entière ne sera pas affichée dans le document final.
++Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
--[[Exemple :  ligne Marquage non masquée>>image:1770805701292-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742200842089-490.png]]
++Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
--[[Exemple :  ligne Marquage masquée>>image:1770805765117-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Il est conseillé d'utiliser un dossier dédié aux modèles .odt, pour ne pas les mélanger avec d'autres documents. Ce dossier permet d'ouvrir les documents .odt avec LibreOffice et de les modifier avant de les re-télécharger dans Flora, pour les utiliser.
++**Les fichiers .odt téléchargés en local sur l'ordinateur ne sont pas utilisés en direct par Flora. Ce stockage, en local, est toutefois obligatoire pour modifier les documents avec LibreOffice.**
++)))
--==== Masquer des lignes dans un tableau (tableau dynamique) ====
--Dans le cas d’un tableau contenant des données, il est nécessaire de le rendre **dynamique :**
++Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
++* Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
++* Table utilisée pour ce modèle standard
--1. Faites un **clic droit** dans le tableau.
--1. Sélectionnez **Propriétés du tableau**.
--1. Dans le champ **Nom**, modifiez le nom du tableau en l’**encadrant avec des crochets**
--1. Validez
++**Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
--[[Rendre un tableau dynamique>>image:1770806051270-650.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742201155046-391.png]]
--[[Exemple sans tableau dynamique>>image:1770806132990-174.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Créer un nouveau modèle ===
--[[Exemple avec un tableau dynamique>>image:1770806167087-694.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
--== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
++[[image:1742201637281-754.png]]
--Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
--(% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
--(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
++Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
--Pour cela :
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
++)))
--1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
--1. (((
--Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
++Recommandations complémentaires :
--* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
--* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
--)))
--1. (((
--Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
--)))
--1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
--1. (((
--Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
++* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
++* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
++* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
--* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
--* décochez la case **Accès privé**,
--* sélectionnez les groupes autorisés,
--* sauvegardez.
--)))
++**Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques :  **
++Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
--* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
--* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
--* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
--)))
++[[image:1742201722886-615.png]]
--[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742201750633-431.png]]
--[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat :
--[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742201967407-410.png]]
--[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Modifier le modèle standard ===
--[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour modifier le modèle standard, positionner dans l'éditeur et le modèle LibreOffice côte à côte et les modifier.
--[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742202320236-479.png]]
--= Modifier un modèle =
++Appliquer les mêmes règles de mise en page et de gestion que les modèles créés à partir d'une page blanche.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++Dans ces modèles il est possible :
--* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
--)))
++* de supprimer les champs non désirés
++* [[d'intégrer des champs (si tous les champs non intégrés dans le modèles)>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerleschampsaudocumentLibreOffice]]
++* [[d'intégrer ou de modifier les images d'un modèle de publication >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerdesimagesaumodE8lesdepublication]]
++* [[de mettre en forme le document LibreOffice >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HMettreenformeledocumentLibreOffice]]
--== Modifier un modèle personnalisé ==
++Pour plus d'informations, consulter les chapitres précédents.
++
--Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
++=== Importer le modèle standard modifié dans le nouveau modèle ===
--1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
--1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
--1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
--1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
--== Dupliquer un modèle standard ==
++Une fois le modèle standard modifié, le réimporter dans Flora via le nouveau modèle créé (pour ne pas impacter les modèles standards d'origine).
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
++**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
  )))
--1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
--1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
--1. (((
--Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
++[[image:1645441374408-769.png]]
--1. la **même table** que le modèle standard,
--1. le **même modèle de données**.
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
  )))
--1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
--1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
--1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Avantages de la duplication :
++ Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
++)))
--* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
--* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
--* (((
--**Profiter des modèles « Complète »** :
++[[image:1742203116956-516.png]]
--* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
--* suppression des intitulés si les champs sont vides.
--)))
--* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
--* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
--)))
--= Supprimer un modèle =
++==== Tester le modèle Libre Office ====
--(% class="box warningmessage" %)
++
++Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
++
++Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
++
++[[image:1742203174004-637.png]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
++Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
++- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
++- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée, pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
  )))
--La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
--Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
--1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
--1. Sélectionnez-le dans la liste.
--1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
++=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
--* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
--* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
--* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
--* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
  )))
--[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
++[[image:1740389276119-451.png]]
--[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Gérer les accès aux modèles de publication ===
++
++Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
++
++Pour cela :
++
++* se positionner dans Gestion des accès
++* décocher la case accès privé
++* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
++* sauvegarder
++
++[[image:1742203303731-629.png]]
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -525,8 +525,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Sommaire**
--
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -534,25 +534,11 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
--
--* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
--
--* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
--
--* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
--
--* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
--
--
  )))
  )))

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