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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 109.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/11 09:54
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À la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 13:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,204 +1,206 @@
1 -**Page en cours de rédaction**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2 2  
3 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 -
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
6 +Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
9 9  
10 -* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 -* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 -* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 -* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 -* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
8 +Ces modèles peuvent être :
15 15  
16 -Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
10 +* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 +* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
17 17  
18 -Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
13 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
19 19  )))
20 20  
21 21  (((
22 22  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23 23  
24 -Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 -Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
19 +Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
26 26  
27 -C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
21 +Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
28 28  
29 -Ils peuvent notamment :
23 +* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
24 +* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
25 +* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
30 30  
31 -* choisir les **champs exportés**,
32 -* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 -* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
27 +>(% class="small" %) Cas d'usage :
28 +>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
29 +>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
30 +>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
31 +>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
32 +>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
33 +>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
34 +>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
34 34  
35 -Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 -
37 37  (% class="box infomessage" %)
38 38  (((
39 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
38 +Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
39 +
40 +* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
41 +* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
40 40  )))
41 41  
42 -= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43 -
44 -(% class="box warningmessage" %)
44 +(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
46 +**Bonnes pratiques : **
47 +
48 +* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
47 47  )))
48 48  
49 -== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
51 += Accéder à l'éditeur de modèles =
50 50  
51 -1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
52 -1. (((
53 -Donnez un **nom au modèle** :
53 +Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
54 54  
55 -* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
56 -* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
57 -* Remplacez les espaces par un underscore.
58 -)))
59 -1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
60 -1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
61 -1*. le nombre de champs disponibles
62 -1*. la présence ou non de regroupements de champs
63 -1*. la configuration des formats d’images
64 -1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
55 +Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
65 65  
66 -[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 += Étapes de création d'un modèle =
70 70  
62 +== Créer le modèle dans Flora ==
71 71  
72 -[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
65 +1. (((
66 +Donnez un **nom au modèle** :
73 73  
68 +* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
69 +* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
70 +* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
71 +* Remplacez les espaces par des underscores _.
72 +)))
73 +1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
74 +1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
75 +1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
74 74  
75 -[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -(% class="box successmessage" %)
79 -(((
80 -== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
80 +[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
83 -Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
84 -Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
83 +[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 86  
87 -**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
86 +[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -* une **saisie exhaustive et structurée**
90 -* des **regroupements de champs** organisés par blocs
91 -* une **plus grande sélection de champs disponibles**
92 -* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
93 93  
94 -[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +=== A propos des modèles de données ===
95 95  
91 +Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
92 +Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
96 96  
97 -**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
94 +>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
95 +>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
96 +>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
98 98  
99 -* une **mise en page plus libre**
100 -* un **placement souple des données**
101 -* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
102 -* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
103 -
104 -[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +(((
99 +[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  )))
106 106  
107 -== Intégrer les données dans le nouveau modèle ==
108 108  
109 -=== Télécharger le modèle pour modification ===
103 +== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
110 110  
111 111  1. **Ouvrez** le modèle de publication.
106 +1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
112 112  1. (((
113 113  **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
114 114  
115 115  * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
116 -* ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran
111 +* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
112 +)))
117 117  
114 +(% start="4" %)
115 +1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
116 +1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
117 +1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
118 118  
119 -
120 -(% class="box errormessage" %)
119 +(% class="box successmessage" %)
121 121  (((
122 -**Erreur fréquente – Origine du fichier LibreOffice**
121 +**Bonnes pratiques : **
123 123  
124 -Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, **n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge** pour travailler dessus.
125 -
126 -Le modèle doit **toujours être téléchargé depuis Flora**, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.
127 -Cela garantit la présence des **champs, variables et structures attendues** par Flora lors de la génération des documents.
128 -
129 -Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.
123 +* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
124 +* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
125 +* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
130 130  )))
131 -)))
132 132  
133 -[[Télécharger le modèle>>image:1770732246046-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -=== Intégrer les champs ===
136 136  
137 -(% class="box warningmessage" %)
131 +(% class="\" %)
138 138  (((
139 -**Attention – ** Les modèles de publication doivent être **ouverts et modifiés exclusivement avec LibreOffice**.
133 +[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 -**N’utilisez jamais un autre logiciel** (Word, Google Docs etc.) pour ouvrir ou modifier un modèle.
142 -Cela risquerait d’altérer la structure du fichier et de rendre le modèle **incompatible avec Flora**.
135 +
136 +[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +
138 +
139 +[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  )))
144 144  
145 -Une fois le fichier du modèle **téléchargé et ouvert dans LibreOffice**, utilisez l’onglet **Regroupements et champs** de Flora pour construire votre document.
146 146  
147 -Depuis cet onglet, **faites glisser les champs** souhaités et **déposez-les dans le document LibreOffice**, à l’emplacement voulu.
143 +[[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -Selon le **modèle de données sélectionné**, vous pouvez :
150 150  
151 -* travailler avec des **regroupements de champs**, pour une structure organisée par blocs ;
152 -* ou travailler **sans regroupements**, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.
146 +== Intégrer les champs et les images ==
153 153  
154 -==== Avec regroupement de champs ====
148 +=== Intégrer les champs ===
155 155  
156 -1. **Glissez d’abord le regroupement de champs : **Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, faites glisser le **regroupement** (cadre vert) dans le document LibreOffice.
157 -Ce regroupement sert de **conteneur** pour les champs associés.
158 -1. **Ajoutez ensuite les champs du regroupement : **Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les **champs qu’il contient** à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.
150 +1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
151 +1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
159 159  
153 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
154 +|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
155 +Texte d’aide pour guider le placement des champs.
156 +)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
157 +|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
158 +Grande liberté de mise en page.
159 +
160 +Positionnement flexible.
161 +)))|(% style="width:212px" %)(((
162 +Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
163 +)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
164 +
160 160  (% class="box successmessage" %)
161 161  (((
162 -Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**.
167 +Bonnes pratiques :
163 163  
164 -**Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.
169 +* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
170 +* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
165 165  )))
166 166  
167 -(% class="box warningmessage" %)
168 -(((
169 -**Attention – positionnement des champs**
173 +>(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
170 170  
171 -Chaque **champ doit impérativement rester à l’intérieur de son regroupement**.
172 -Un champ déplacé hors de son encadrement risque de **ne pas s’afficher correctement** ou de **ne pas être interprété par Flora** lors de la génération du document.
173 -)))
175 +[[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -[[Glisser-déposer du regroupement de champs>>image:1770733305850-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
178 +[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -[[Glisser-déposer du champ dans son regroupement>>image:1770733415669-777.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
181 +[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -==== Sans regroupement de champs ====
182 182  
183 -**Glissez-déposez les champs dans le document : **Faites glisser chaque **champ** directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.
184 +(% style="color:#ffffff" %) test
184 184  
185 -En l’absence de regroupement, la **cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs** dans le document.
186 +>(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
186 186  
187 -[[Glisser-déposer du champ directement dans le document>>image:1770733600741-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +[[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -=== Intégrer les images ===
190 190  
191 -(% class="box successmessage" %)
191 +[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
193 +
194 +(% class="box infomessage" %)
192 192  (((
193 -**Bonnes pratiques**
196 +Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
194 194  
195 -* **Évitez le format** **Original**, trop lourd pour des impressions pdf ou odt
196 -* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
197 -* (((
198 -Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des images**. **Ce texte doit être supprimé** après le placement des images, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.
198 +[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  )))
200 -)))
201 201  
201 +
202 +=== Intégrer les images ===
203 +
202 202  L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
203 203  
204 204  1. (((
... ... @@ -210,7 +210,7 @@
210 210  )))
211 211  1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
212 212  1. (((
213 -Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
215 +Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
214 214  
215 215  * Original : taille native (souvent très lourde).
216 216  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
... ... @@ -217,39 +217,41 @@
217 217  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
218 218  )))
219 219  1. (((
220 -**Configurez le rendu** :
222 +**Configurez le rendu** (mode, taille) :
221 221  
222 222  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
223 -* **Saisissez la taille** en pixels si besoin.
224 -* **Sauvegardez les réglages **si besoin.
225 +* **Saisissez la taille** en pixels.
226 +* **Sauvegardez les réglages**.
225 225  )))
226 226  1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
227 227  
228 -(% class="box errormessage" %)
230 +(% class="box successmessage" %)
229 229  (((
230 -**Erreur fréquente – Type d’image et regroupement**Lors de l’insertion d’images dans un modèle de publication, il est indispensable de **faire correspondre le type d’image avec son regroupement**.
232 +**Bonnes pratiques**
231 231  
232 -Si vous avez inséré le regroupement **« Première image »**, vous devez impérativement utiliser l'image du modèle correspondante (copier-coller de l’image de type //Première image//).
234 +* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
235 +* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
236 +* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
237 +* Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
238 +* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
239 +* Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
240 +)))
233 233  
234 -Une image ne s’affichera pas dans le document généré si elle n’est pas insérée dans le **regroupement correspondant à son type**.
242 +(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
243 +(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
235 235  
236 -Par exemple, une image de type **« Image de consultation ou documentaire »** ne fonctionnera pas si elle est placée dans le regroupement **« Première image »**.
245 +[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 -**Bon réflexe :**
239 -vérifiez toujours que le nom du regroupement et le type d’image inséré correspondent exactement avant d’enregistrer votre modèle.
240 -)))
241 241  
242 -[[Glisser-déposer du regroupement choisi>>image:1770799373106-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 +[[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 244  
245 -[[Configuration de l'image>>image:1770799569027-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +[[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 247  
248 -[[Copier-coller de l'image dans son regroupement>>image:1770799655265-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 +[[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Mettre en page le modèle ==
251 251  
252 -
253 253  == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
254 254  
255 255  Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
... ... @@ -267,7 +267,9 @@
267 267  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
268 268  )))
269 269  1. (((
270 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
274 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
275 +
276 +* Si vous changez certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur l’icône **Actualiser** pour forcer la mise à jour.
271 271  )))
272 272  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
273 273  1. (((
... ... @@ -274,121 +274,265 @@
274 274  Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
275 275  
276 276  * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
277 -* décochez la case **Accès privé**,
283 +* décochez **Accès privé**,
278 278  * sélectionnez les groupes autorisés,
279 279  * sauvegardez.
280 280  )))
281 281  
282 -(% class="box successmessage" %)
288 +[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +[[image:1740389276119-451.png]]
292 +
293 +
294 +=== Tester le modèle Libre Office ===
295 +
296 +
297 +Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
298 +
299 +Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé. 
300 +
301 +
302 +[[image:1740388311227-258.png]]
303 +
304 +
305 +(% class="box infomessage" %)
283 283  (((
284 -**Bonnes pratiques :  **
307 +Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
308 +- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
309 +- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée ,pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
310 +)))
285 285  
286 -* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
287 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
288 -* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
312 +
313 +=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
314 +
315 +Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
316 +
317 +(% class="box infomessage" %)
318 +(((
319 +**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
289 289  )))
290 290  
291 -[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 +Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
292 292  
324 +[[image:1740389276119-451.png]]
293 293  
294 -[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 295  
327 +== Gérer les accès aux modèles de publication ==
296 296  
297 -[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
330 +Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
299 299  
300 -[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +Pour cela :
301 301  
334 +* se positionner dans Gestion des accès
335 +* décocher la case accès privé
336 +* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
337 +* sauvegarder
302 302  
303 -[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 +[[image:1740388928877-846.png]]
304 304  
305 305  
306 -[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 +[[image:1740388957196-637.png]]
307 307  
308 308  
309 -= Modifier un modèle =
345 += Dupliquer et modifier un modèle de publication existant =
310 310  
311 -(% class="box successmessage" %)
347 +(% class="\" %)
312 312  (((
313 -**Bonnes pratiques : **
349 +
314 314  
315 -* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
351 +== Rappels ==
352 +
353 +
354 +L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
316 316  )))
317 317  
318 -== Modifier un modèle personnalisé ==
357 +(% class="box warningmessage" %)
358 +(((
359 +**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
360 +)))
319 319  
320 -Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
321 321  
322 -1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
323 -1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
324 -1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
325 -1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
363 +== Dupliquer un modèle existant ==
326 326  
327 -== Dupliquer un modèle standard ==
328 328  
366 +Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
367 +
368 +Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
369 +
370 +Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
371 +
372 +* Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
373 +
374 +Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
375 +
376 +* La répétabilité des blocs de champs [^].
377 +* La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
378 +
379 +=== Télécharger le modèle existant ===
380 +
381 +
382 +Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
383 +
384 +[[image:1742200801441-200.png]]
385 +
386 +
387 +Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
388 +
389 +[[image:1742200842089-490.png]]
390 +
391 +Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
392 +
329 329  (% class="box warningmessage" %)
330 330  (((
331 -Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
395 +Il est conseillé d'utiliser un dossier dédié aux modèles .odt, pour ne pas les mélanger avec d'autres documents. Ce dossier permet d'ouvrir les documents .odt avec LibreOffice et de les modifier avant de les re-télécharger dans Flora, pour les utiliser.
396 +**Les fichiers .odt téléchargés en local sur l'ordinateur ne sont pas utilisés en direct par Flora. Ce stockage, en local, est toutefois obligatoire pour modifier les documents avec LibreOffice.**
332 332  )))
333 333  
334 -1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
335 -1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
336 -1. (((
337 -Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
338 338  
339 -1. la **même table** que le modèle standard,
340 -1. le **même modèle de données**.
400 +Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
401 +
402 +* Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
403 +* Table utilisée pour ce modèle standard
404 +
405 +**Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
406 +
407 +[[image:1742201155046-391.png]]
408 +
409 +
410 +=== Créer un nouveau modèle ===
411 +
412 +
413 +Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
414 +
415 +[[image:1742201637281-754.png]]
416 +
417 +
418 +Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
419 +
420 +(% class="box infomessage" %)
421 +(((
422 +Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
341 341  )))
342 -1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
343 -1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
344 -1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
345 345  
425 +Recommandations complémentaires :
426 +
427 +* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
428 +* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
429 +* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
430 +
431 +**Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
432 +
433 +Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
434 +
435 +[[image:1742201722886-615.png]]
436 +
437 +
438 +[[image:1742201750633-431.png]]
439 +
440 +
441 +Résultat :
442 +
443 +[[image:1742201967407-410.png]]
444 +
445 +
446 +=== Modifier le modèle standard ===
447 +
448 +
449 +Pour modifier le modèle standard, positionner dans l'éditeur et le modèle LibreOffice côte à côte et les modifier.
450 +
451 +
452 +[[image:1742202320236-479.png]]
453 +
454 +
455 +Appliquer les mêmes règles de mise en page et de gestion que les modèles créés à partir d'une page blanche.
456 +
457 +Dans ces modèles il est possible :
458 +
459 +* de supprimer les champs non désirés
460 +* [[d'intégrer des champs (si tous les champs non intégrés dans le modèles)>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerleschampsaudocumentLibreOffice]]
461 +* [[d'intégrer ou de modifier les images d'un modèle de publication >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerdesimagesaumodE8lesdepublication]]
462 +* [[de mettre en forme le document LibreOffice >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HMettreenformeledocumentLibreOffice]]
463 +
464 +Pour plus d'informations, consulter les chapitres précédents.
465 +
466 +
467 +=== Importer le modèle standard modifié dans le nouveau modèle ===
468 +
469 +
470 +Une fois le modèle standard modifié, le réimporter dans Flora via le nouveau modèle créé (pour ne pas impacter les modèles standards d'origine).
471 +
346 346  (% class="box infomessage" %)
347 347  (((
348 -Avantages de la duplication :
474 +**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
475 +)))
349 349  
350 -* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
351 -* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
352 -* (((
353 -**Profiter des modèles « Complète »** :
477 +[[image:1645441374408-769.png]]
354 354  
355 -* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
356 -* suppression des intitulés si les champs sont vides.
479 +(% class="wikigeneratedid" %)
480 +Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
481 +
482 +(% class="box infomessage" %)
483 +(((
484 +**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
357 357  )))
358 -* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
359 -* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
486 +
487 +(% class="box infomessage" %)
488 +(((
489 + Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
360 360  )))
361 361  
362 -= Supprimer un modèle =
492 +[[image:1742203116956-516.png]]
363 363  
364 -(% class="box warningmessage" %)
494 +
495 +==== Tester le modèle Libre Office ====
496 +
497 +
498 +Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
499 +
500 +Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
501 +
502 +[[image:1742203174004-637.png]]
503 +
504 +
505 +(% class="box infomessage" %)
365 365  (((
366 -**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
507 +Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
508 +- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
509 +- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée, pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
367 367  )))
368 368  
369 -La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
370 -Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
371 371  
372 -1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
373 -1. Sélectionnez-le dans la liste.
374 -1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
513 +=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
375 375  
376 -(% class="box successmessage" %)
377 -(((
378 -**Bonnes pratiques : **
515 +Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
379 379  
380 -* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
381 -* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
382 -* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
383 -* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
517 +(% class="box infomessage" %)
518 +(((
519 +**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
384 384  )))
385 385  
386 -[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 +Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
387 387  
524 +[[image:1740389276119-451.png]]
388 388  
389 -[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
527 +=== Gérer les accès aux modèles de publication ===
391 391  
529 +
530 +Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
531 +
532 +Pour cela :
533 +
534 +* se positionner dans Gestion des accès
535 +* décocher la case accès privé
536 +* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
537 +* sauvegarder
538 +
539 +[[image:1742203303731-629.png]]
540 +
541 +
392 392  
393 393  )))
394 394  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -395,8 +395,6 @@
395 395  (% class="box" %)
396 396  (((
397 397  **Sommaire**
398 -
399 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
400 400  )))
401 401  
402 402  (% class="box" %)
... ... @@ -404,25 +404,11 @@
404 404  **Aller plus loin**
405 405  
406 406  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
407 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
408 -* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
409 409  )))
410 410  
411 411  (% class="box" %)
412 412  (((
413 413  **Icônes principales**
414 -
415 -* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
416 -
417 -* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
418 -
419 -* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
420 -
421 -* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
422 -
423 -* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
424 -
425 -
426 426  )))
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428 428  
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