Aller au contenu

Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 106.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/10 15:27
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 95.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/10/08 09:23
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,191 +3,211 @@
1 -**Page en cours de rédaction**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
6 +Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
9 9  
10 -* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 -* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 -* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 -* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 -* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
8 +Ces modèles peuvent être :
15 15  
16 -Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
10 +* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 +* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
17 17  
18 -Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
13 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14 +
15 +Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
19 19  )))
20 20  
21 21  (((
22 22  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23 23  
24 -Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 -Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
21 +Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
26 26  
27 -C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
23 +Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
28 28  
29 -Ils peuvent notamment :
25 +* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 +* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 +* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou LibreOffice).
30 30  
31 -* choisir les **champs exportés**,
32 -* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 -* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
29 +>(% class="small" %) Cas d'usage :
30 +>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 +>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 +>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 +>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 +>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 +>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 +>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
34 34  
35 -Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 -
37 37  (% class="box infomessage" %)
38 38  (((
39 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
40 +Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41 +
42 +* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 +* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
40 40  )))
41 41  
42 -= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43 -
44 -(% class="box warningmessage" %)
46 +(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
48 +**Bonnes pratiques : **
49 +
50 +* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
47 47  )))
48 48  
49 -== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
53 += Accéder à l'éditeur de modèles =
50 50  
55 +Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56 +
57 +Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
58 +
59 +[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +
62 += Étapes de création d'un modèle =
63 +
64 +== Créer le modèle dans Flora ==
65 +
51 51  1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
52 52  1. (((
53 53  Donnez un **nom au modèle** :
54 54  
55 -* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
70 +* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 +* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
56 56  * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
57 -* Remplacez les espaces par un underscore.
73 +* Remplacez les espaces par des underscores _.
58 58  )))
59 -1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
60 -1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
61 -1*. le nombre de champs disponibles
62 -1*. la présence ou non de regroupements de champs
63 -1*. la configuration des formats d’images
75 +1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 +1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
64 64  1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
65 65  
66 -[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 71  
72 -[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 74  
75 -[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -(% class="box successmessage" %)
79 -(((
80 -== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
91 +=== A propos des modèles de données ===
81 81  
93 +Le choix du modèle de données conditionne :
82 82  
83 -Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
84 -Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
95 +* le nombre de champs disponibles,
96 +* la présence ou non de regroupements de champs,
97 +* la configuration des formats d’images.
85 85  
99 +>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
100 +>(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
101 +>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
86 86  
87 -**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
88 -
89 -* une **saisie exhaustive et structurée**
90 -* des **regroupements de champs** organisés par blocs
91 -* une **plus grande sélection de champs disponibles**
92 -* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
93 -
94 -[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 -
96 -
97 -**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
98 -
99 -* une **mise en page plus libre**
100 -* un **placement souple des données**
101 -* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
102 -* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
103 -
104 -[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +(((
104 +[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  )))
106 106  
107 -== Intégrer les données dans le nouveau modèle ==
108 108  
109 -=== Télécharger le modèle pour modification ===
108 +== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
110 110  
111 111  1. **Ouvrez** le modèle de publication.
111 +1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
112 112  1. (((
113 113  **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
114 114  
115 115  * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
116 -* ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran
116 +* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
117 +)))
117 117  
119 +(% start="4" %)
120 +1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
121 +1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
122 +1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
118 118  
124 +(% class="box successmessage" %)
125 +(((
126 +**Bonnes pratiques : **
119 119  
120 -(% class="box errormessage" %)
128 +* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
129 +* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
130 +* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
131 +)))
132 +
133 +[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +
135 +
136 +(% class="\" %)
121 121  (((
122 -**Attention – erreur fréquente**
138 +[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, **n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge** pour travailler dessus.
125 125  
126 -Le modèle doit **toujours être téléchargé depuis Flora**, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.
127 -Cela garantit la présence des **champs, variables et structures attendues** par Flora lors de la génération des documents.
141 +[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.
143 +
144 +[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  )))
131 -)))
132 132  
133 -[[Télécharger le modèle>>image:1770732246046-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -=== Intégrer les champs ===
148 +[[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -(% class="box warningmessage" %)
138 -(((
139 -**Attention**Les modèles de publication doivent être **ouverts et modifiés exclusivement avec LibreOffice**.
140 140  
141 -**N’utilisez jamais un autre logiciel** (Word, Google Docs etc.) pour ouvrir ou modifier un modèle.
142 -Cela risquerait d’altérer la structure du fichier et de rendre le modèle **incompatible avec Flora**.
143 -)))
151 +== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
144 144  
145 -Une fois le fichier du modèle **téléchargé et ouvert dans LibreOffice**, utilisez l’onglet **Regroupements et champs** de Flora pour construire votre document.
153 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
146 146  
147 -Depuis cet onglet, **faites glisser les champs** souhaités et **déposez-les dans le document LibreOffice**, à l’emplacement voulu.
155 +=== Intégrer les champs ===
148 148  
149 -Selon le **modèle de données sélectionné**, vous pouvez :
157 +Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
150 150  
151 -* travailler avec des **regroupements de champs**, pour une structure organisée par blocs ;
152 -* ou travailler **sans regroupements**, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.
159 +Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
153 153  
154 -==== Avec regroupement de champs ====
161 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
162 +|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
163 +Texte d’aide pour guider le placement des champs.
164 +)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
165 +|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
166 +Grande liberté de mise en page.
155 155  
156 -1. **Glissez d’abord le regroupement de champs : **Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, faites glisser le **regroupement** (cadre vert) dans le document LibreOffice.
157 -Ce regroupement sert de **conteneur** pour les champs associés.
158 -1. **Ajoutez ensuite les champs du regroupement : **Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les **champs qu’il contient** à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.
168 +Positionnement flexible.
169 +)))|(% style="width:212px" %)(((
170 +Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
171 +)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
159 159  
160 160  (% class="box successmessage" %)
161 161  (((
162 -Le texte inséré automatiquement dans le document lors du **glisser-déposer d’un regroupement** sert uniquement de **repère pour le positionnement des champs**.
175 +**Bonnes pratiques : **
163 163  
164 -**Ce texte doit être supprimé** après le placement des champs, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le document généré.
177 +* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
178 +* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
165 165  )))
166 166  
167 -(% class="box warningmessage" %)
168 -(((
169 -**Attention – positionnement des champs**
181 +>(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
170 170  
171 -Chaque **champ doit impérativement rester à l’intérieur de son regroupement**.
172 -Un champ déplacé hors de son encadrement risque de **ne pas s’afficher correctement** ou de **ne pas être interprété par Flora** lors de la génération du document.
173 -)))
183 +[[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -[[Glisser-déposer du regroupement de champs>>image:1770733305850-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
186 +[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -[[Glisser-déposer du champ dans son regroupement>>image:1770733415669-777.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
189 +[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -==== Sans regroupement de champs ====
191 +(% style="color:#ffffff" %) test
182 182  
183 -**Glissez-déposez les champs dans le document : **Faites glisser chaque **champ** directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.
193 +>(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
184 184  
185 -En l’absence de regroupement, la **cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs** dans le document.
195 +[[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
187 -[[Glisser-déposer du champ directement dans le document>>image:1770733600741-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
198 +[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +(% class="box infomessage" %)
202 +(((
203 +Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
204 +
205 +[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +)))
207 +
208 +
189 189  === Intégrer les images ===
190 190  
191 191  L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
1770731113904-171.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -140.6 KB
Contenu
1770731135922-806.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -136.2 KB
Contenu
1770731538547-161.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -98.9 KB
Contenu
1770731584965-615.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -52.7 KB
Contenu
1770731632241-838.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -48.5 KB
Contenu
1770731675762-131.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -100.1 KB
Contenu
1770732246046-876.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -114.8 KB
Contenu
1770733125265-117.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -613.1 KB
Contenu
1770733305850-185.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -235.4 KB
Contenu
1770733415669-777.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -239.2 KB
Contenu
1770733541564-152.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -228.7 KB
Contenu
1770733600741-996.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -221.6 KB
Contenu