Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,116 +1,105 @@
--**Page en cours de rédaction**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
--
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
++Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
--* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
--* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
--* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
--* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
--* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
++Ces modèles peuvent être :
--Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
++* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
++* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
--Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
  )))
  (((
  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
--Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
--Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
++Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
--C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
++Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
--Ils peuvent notamment :
++* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
++* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
++* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
--* choisir les **champs exportés**,
--* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
--* créer des **modèles spécifiques** (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
++>(% class="small" %)  Cas d'usage :
++>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
++>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
++>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
++>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
++>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
++>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
--Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
++Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
++
++* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
++* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
  )))
--= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Attention** : Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les modèles de publication restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
--)))
++**Bonnes pratiques : **
--== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
--
--1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
--1. (((
--Donnez un **nom au modèle** :
--
--* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
--* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
--* Remplacez les espaces par un underscore.
++* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
  )))
--1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
--1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté, celui ci conditionne :
--1*. le nombre de champs disponibles
--1*. la présence ou non de regroupements de champs
--1*. la configuration des formats d’images
--1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
--[[Création d'un nouveau modèle>>image:1770731538547-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Accéder à l'éditeur de modèles =
++Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
--[[Choix du nom et de la source de données>>image:1770731584965-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
++[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Choix du modèle de données>>image:1770731632241-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Étapes de création d'un modèle =
--[[Le nouveau modèle apparait dans la liste>>image:1770731675762-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Créer le modèle dans Flora ==
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--== **mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?** ==
++1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. (((
++Donnez un **nom au modèle** :
++* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
++* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
++* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
++* Remplacez les espaces par des underscores _.
++)))
++1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
++1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
++1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
--Les modèles **mus_bien_complete** et **mus_bien_complete2** reposent sur les mêmes données, mais proposent des **logiques d’organisation et de restitution différentes**.
--Leur choix influe principalement sur la **structure des champs**, le **niveau de détail accessible** et la **liberté de mise en page** dans les modèles de publication.
++[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**mus_bien_complete** à privilégier si vous recherchez :
++[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* une **saisie exhaustive et structurée**
--* des **regroupements de champs** organisés par blocs
--* une **plus grande sélection de champs disponibles**
--* un cadre de mise en page plus **contraint mais homogène**
--[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete>>image:1770731135922-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**mus_bien_complete2** à privilégier si vous recherchez :
++[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* une **mise en page plus libre**
--* un **placement souple des données**
--* une structure allégée, avec **moins de champs disponibles**
--* des champs parfois **concaténés** pour simplifier l’affichage
--[[éditeur d'un modèle créé avec mus_bien_complete2>>image:1770731113904-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++=== A propos des modèles de données ===
++Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
++Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
--
--
  (((
--
++[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++
  == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
 . **Ouvrez** le modèle de publication.
@@ -133,6 +133,7 @@
  * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
  * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
++* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
  )))
  [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -153,16 +153,13 @@
  [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
++== Intégrer les champs et les images ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
--
  === Intégrer les champs ===
--Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
++1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
++1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
--Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
--
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
@@ -177,7 +177,7 @@
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++Bonnes pratiques :
  * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
  * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
@@ -193,6 +193,7 @@
  [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  (% style="color:#ffffff" %) test
  >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
@@ -200,7 +200,7 @@
  [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box infomessage" %)
@@ -218,13 +218,13 @@
 . (((
  Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
--* **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
--* **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
--* **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
++* **Images consultation ou doc** : affiche les images de consultation. Si elles n’existent pas, Flora prend automatiquement les image renseignées dans le champ **Photos documentaires**.
++* **Première image** : n’affiche que la première image de consultation de la notice (utile pour alléger les publications).
++* **Toutes les images** : affiche l’ensemble des images liées à la notice (consultation et documentaires).
  )))
 . **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
 . (((
--Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
++Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
  * Original : taille native (souvent très lourde).
  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
@@ -231,11 +231,10 @@
  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
 . (((
--**Configurez le rendu** :
++Choisissez le **mode d’affichage** :
--* **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
--* **Saisissez la taille** en pixels.
--* **Sauvegardez les réglages**.
++* Adapter : ajuste l’image en gardant ses proportions.
++* Encadrer : force l’image dans le cadre, avec risque de déformation.
  )))
 . **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
@@ -243,11 +243,10 @@
  (((
  **Bonnes pratiques**
--* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
--* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
--* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
--* Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
++* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
++* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
++* Choix du mode d'affichage : pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Encadrer**, puis revenez sur **Adapter**.
  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
  )))
@@ -254,157 +254,297 @@
  (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
  (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Choix du format d'image//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Adapter le format d'image//>>image:1740143843708-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le format d'image dans le modèle LibreOffice//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
++== Intégrer le modèle de publication dans Flora ==
--Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
  (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
--(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
++(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %) (%%)Une fois le modèle de publication mis en page, il faut le réintégrer dans Flora pour l'utiliser.
--Pour cela :
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
++)))
--1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
--1. (((
--Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
++[[image:1645441374408-769.png]]
--* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
--* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
  )))
--1. (((
--Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
--)))
--1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
--1. (((
--Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
--* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
--* décochez la case **Accès privé**,
--* sélectionnez les groupes autorisés,
--* sauvegardez.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++ Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
  )))
--(% class="box successmessage" %)
++
++[[image:1740388311227-258.png]]
++
++
++
++=== Tester le modèle Libre Office ===
++
++
++Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
++
++Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
++
++
++[[image:1740388311227-258.png]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques :  **
++Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
++- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
++- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée ,pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
++)))
--* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
--* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
--* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
++
++=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
++
++Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
  )))
--[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
++[[image:1740389276119-451.png]]
--[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Gérer les accès aux modèles de publication ==
--[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
--[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour cela :
++* se positionner dans Gestion des accès
++* décocher la case accès privé
++* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
++* sauvegarder
--[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1740388928877-846.png]]
--[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1740388957196-637.png]]
--= Modifier un modèle =
++= Dupliquer et modifier un modèle de publication existant =
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="\" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++
--* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
++== Rappels ==
++
++
++L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
  )))
--== Modifier un modèle personnalisé ==
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
++)))
--Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
--1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
--1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
--1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
--1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
++== Dupliquer un modèle existant ==
--== Dupliquer un modèle standard ==
++Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
++
++Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
++
++Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
++
++* Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
++
++Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
++
++* La répétabilité des blocs de champs [^].
++* La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
++
++=== Télécharger le modèle existant ===
++
++
++Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
++
++[[image:1742200801441-200.png]]
++
++
++Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
++
++[[image:1742200842089-490.png]]
++
++Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
++Il est conseillé d'utiliser un dossier dédié aux modèles .odt, pour ne pas les mélanger avec d'autres documents. Ce dossier permet d'ouvrir les documents .odt avec LibreOffice et de les modifier avant de les re-télécharger dans Flora, pour les utiliser.
++**Les fichiers .odt téléchargés en local sur l'ordinateur ne sont pas utilisés en direct par Flora. Ce stockage, en local, est toutefois obligatoire pour modifier les documents avec LibreOffice.**
  )))
--1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
--1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
--1. (((
--Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
--1. la **même table** que le modèle standard,
--1. le **même modèle de données**.
++Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
++
++* Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
++* Table utilisée pour ce modèle standard
++
++**Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
++
++[[image:1742201155046-391.png]]
++
++
++=== Créer un nouveau modèle ===
++
++
++Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
++
++[[image:1742201637281-754.png]]
++
++
++Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
  )))
--1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
--1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
--1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
++Recommandations complémentaires :
++
++* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
++* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
++* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
++
++**Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
++
++Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
++
++[[image:1742201722886-615.png]]
++
++
++[[image:1742201750633-431.png]]
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1742201967407-410.png]]
++
++
++=== Modifier le modèle standard ===
++
++
++Pour modifier le modèle standard, positionner dans l'éditeur et le modèle LibreOffice côte à côte et les modifier.
++
++
++[[image:1742202320236-479.png]]
++
++
++Appliquer les mêmes règles de mise en page et de gestion que les modèles créés à partir d'une page blanche.
++
++Dans ces modèles il est possible :
++
++* de supprimer les champs non désirés
++* [[d'intégrer des champs (si tous les champs non intégrés dans le modèles)>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerleschampsaudocumentLibreOffice]]
++* [[d'intégrer ou de modifier les images d'un modèle de publication >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerdesimagesaumodE8lesdepublication]]
++* [[de mettre en forme le document LibreOffice >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HMettreenformeledocumentLibreOffice]]
++
++Pour plus d'informations, consulter les chapitres précédents.
++
++
++=== Importer le modèle standard modifié dans le nouveau modèle ===
++
++
++Une fois le modèle standard modifié, le réimporter dans Flora via le nouveau modèle créé (pour ne pas impacter les modèles standards d'origine).
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Avantages de la duplication :
++**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
++)))
--* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
--* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
--* (((
--**Profiter des modèles « Complète »** :
++[[image:1645441374408-769.png]]
--* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
--* suppression des intitulés si les champs sont vides.
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
  )))
--* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
--* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++ Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
  )))
--= Supprimer un modèle =
++[[image:1742203116956-516.png]]
--(% class="box warningmessage" %)
++
++==== Tester le modèle Libre Office ====
++
++
++Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
++
++Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
++
++[[image:1742203174004-637.png]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
++Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
++- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
++- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée, pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
  )))
--La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
--Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
--1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
--1. Sélectionnez-le dans la liste.
--1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
++=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
--* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
--* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
--* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
--* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
  )))
--[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
++[[image:1740389276119-451.png]]
--[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Gérer les accès aux modèles de publication ===
++
++Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
++
++Pour cela :
++
++* se positionner dans Gestion des accès
++* décocher la case accès privé
++* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
++* sauvegarder
++
++[[image:1742203303731-629.png]]
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -411,8 +411,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Sommaire**
--
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -420,25 +420,11 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
--
--* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
--
--* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
--
--* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
--
--* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
--
--
  )))
  )))

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